こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
印刷に手間がかかる、必要な書類を探すのが大変…紙の書類に効率の悪さを感じる場面は多いですよね。そんな中で、多くの企業が「ペーパーレス化」に取り組んでいます。ペーパーレス化とは、書類を電子データ化することでビジネスにおける紙の利用をなくす取り組みです。
最近ではリモートワークの普及もあって、紙の書類に不便さを感じる方も増えているのではないでしょうか。ペーパーレス化は、業務効率化して企業の利益を拡大させるための鍵となります。ペーパーレス化を実現するには、その重要性や実現方法を知ることが欠かせません。
そこで今回はペーパーレス化による4つのメリットや、その実現におすすめのツールをご紹介します。紙の書類にお悩みの方は、ぜひご覧ください。
目次
ペーパーレス化による4つのメリット
ペーパーレス化による主なメリットは4つです。ひとつずつ、順番に解説します。
印刷にかかるコストを削減できる
書類を紙で印刷して作成する場合、用紙やインクのコストはもちろん印刷機を動かすための電気代など様々なコストが発生します。1枚印刷するだけなら、それほど高いコストではないでしょう。しかし、会議資料や報告書など何でも紙に頼っていると印刷の頻度が増え、積み重なってかなりのコストとなるのです。
ペーパーレス化することで、書類の作成時に紙で印刷する必要がなくなります。上記のような印刷にかかるコストが発生しなくなり、大幅にコスト削減できるのがメリットです。サブスクリプション方式のオンラインサービスで電子データ化すれば、どれだけ書類を作成しても定額料金で、格段にコストを抑えられます。
紙を節約することで環境保全につながる
紙の原料は木なので、その消費量が増えればより多くの森林を伐採する必要が生じます。仮に世界中の企業が気にせず大量の紙を消費したとすると、紙の消費量は膨大なものとなるでしょう。これは森林伐採の助長につながり、地球温暖化や生態系の破壊といった環境問題を深刻化させることになります。
ペーパーレス化により紙の消費量を削減すれば森林伐採を抑制でき、長い目で見れば環境保全につながるのもメリットです。また、環境保全の取り組みを行っていると客観的に示せることで、企業の価値を高めることにもつながります。ペーパーレス化は、それぞれの企業が環境を守るために取り組んでいく必要があるのです。
書類を扱う手間が減り、業務効率化できる
大人数の会議で使う資料を紙で用意する場合、大量の印刷が必要となり相当な手間がかかります。繰り返し利用する紙の書類であれば、棚などの所定位置から取り出し、使い終わったら元の位置に戻さなければなりません。不要となった機密書類は、シュレッダーにかける必要があります。
このような紙の書類における印刷から処分までの不便な作業は、ペーパーレス化により効率化できます。電子データであれば書類の印刷や処分を手作業で行う必要がないため、はるかに効率的です。繰り返し利用する書類については検索機能で高速にアクセスでき、所定位置で探す必要がありません。
管理上の負担・リスクを低減できる
紙の書類には、破損や紛失といったリスクが常に付きまといます。重要な機密書類を紛失すると情報漏洩しかねないので、細心の注意を払って取り扱わなければなりません。多くの社員が手に取る書類だと破れたり、飲み物をこぼしたりといったトラブルも発生しやすいでしょう。
ペーパーレス化するとオンラインでデータ管理できるようになり、このような管理上の負担やリスクを大幅に低減できます。データが突然破損したり紛失したりすることは基本的にないので、紙ほど神経質にならず管理可能です。また最近のオンラインサービスはセキュリティ面が充実しており、情報漏洩の心配もまずありません。
ペーパーレス化を実現するなら「グループウェア」がおすすめ
ペーパーレス化を実現することで、このように多くのメリットが得られます。ペーパーレス化の実現には「グループウェア」の導入がおすすめです。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するツールで、基本的にオンラインで利用できます。
グループウェアには、ペーパーレス化の実現に役立つさまざまな機能が存在します。ここでは、特におすすめの機能を3つご紹介しましょう。
オンラインで申請手続きが行える「ワークフロー」
「ワークフロー」を使うと、ビジネスの申請手続きに必要な申請や承認、差し戻しといった操作がすべてオンラインで可能です。申請書を印刷する必要がなくなり、大幅なコスト削減につながります。また、申請書を手渡しする手間も不要となるので、リモートワークにも対応できます。
オンラインで業務報告できる「報告書機能」
「報告書機能」を使うと、任意の相手(複数人も可能)への業務報告をオンラインで行えます。報告書は相手のパソコンやスマートフォン上に通知されるので、メールのように見逃される心配なく迅速に報告可能です。報告書を紙で作成するよりもはるかに手軽で、後からいつでもアクセスできます。
社内のノウハウをオンラインで蓄積できる「社内Wiki」
「社内Wiki」を使うと、社内で共有したいノウハウをすべてオンラインで登録・蓄積できます。表や画像の挿入、フォントの調整などノウハウを分かりやすい形で登録でき、全社員が簡単にアクセス可能です。紙を使ったマニュアル作成が不要となり、ノウハウが格段に共有しやすくなります。
グループウェアで、ペーパーレス化を実現しましょう！
今回はペーパーレス化のメリットや、その実現におすすめのグループウェアについてご紹介しました。
最近はリモートワークの広がりによって、紙の書類では情報共有できないケースも増えています。ペーパーレス化はコスト削減や業務効率化だけでなく、企業が時代の変化に対応するためにもさらに重要となっていくでしょう。
ペーパーレス化を実現する上で、グループウェアの導入が大変有効です。サーバー設置などの事前準備が不要なうえに、必要な機能だけを選び最小限のコストで導入できます。紙の書類に課題を感じている方は、ぜひグループウェアを導入してペーパーレス化を実現してみてはいかがでしょうか。
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