こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
今ではすっかり、国際化社会となりました。国を超えた仕事のつながりも珍しくありませんよね。海外企業に仕事を依頼することも、海外企業から仕事を請け負うこともあるでしょう。
海外企業と仕事上の関わりを持つうえで、ネックになりやすいのが「進捗管理」です。当然対面でのやり取りは困難なので、メールで進捗状況を共有する企業が多いのではないでしょうか？
しかし、メールでは進捗状況を把握できるまでに時間がかかりやすいのです。進捗状況がすぐに把握できないと、問題があった時に対応が遅れてしまう恐れもあります。
今回は、海外企業とのやり取りが多い企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
海外企業の進捗状況がすぐに把握できない
今回インタビューした企業はソフトウェア開発会社で、ハードウェアとパソコンを接続するソフトウェア製品の開発、販売、サポートを行っています。
さまざまな開発案件を請け負っていますが、海外企業に開発の一部を委託することもあります。海外企業と認識のずれが発生しないよう、開発方針や日程について正確に情報共有しなければなりません。
また、委託業務に遅れが発生していると全体としての納期にも間に合わない恐れがあります。そのため、こまめに海外企業の進捗状況を確認しなければなりません。
海外企業の進捗状況を把握するためには、現状メールを使用しています。しかし、メールの返信が来るまでにかなり時間がかかることも多く、進捗状況をすぐに把握できません。その結果、進捗遅延に気づくのが遅れてしまい、リカバリーするのが難しいこともあるそうです。
メールではリードタイムが長くなり、リアルタイムに進捗把握できない
こちらの企業では、海外企業の進捗状況を把握するためにメールでやり取りしている、とのことでした。
プロジェクト管理者は定期的に、海外企業のリーダー宛に進捗報告依頼メールを送信します。メールを受け取った海外企業のリーダーは進捗状況を取りまとめて、日本のプロジェクト管理者に返信します。
メールの場合、相手がメールに気づいた上で進捗状況を取りまとめて返信することで初めて進捗状況を把握できます。そのため、どうしても長いリードタイムがかかってしまい、海外企業の進捗状況をリアルタイムに把握するのは難しいのです。
しかも、国際的なやり取りが多いと様々な宛先からメールが届くことになるでしょう。最悪の場合、他のメールによって進捗報告依頼メールが流れてしまい、見逃してしまう恐れもあります。
グループウェアのプロジェクト管理機能で、国境を越えて進捗共有
海外チームとの進捗共有で発生するリードタイムを短縮するためには、グループウェアのプロジェクト管理機能を使うのがオススメです。
グループウェアだと、プロジェクトで発生する全タスクの進捗状況を、Web上で管理できます。海外メンバーの進捗もWeb上で共有できるため、メールで進捗を確認する必要がなく、リアルタイムに進捗を把握可能です。
また、進捗はガントチャート形式で表示されるので、進捗率や作業期限がひと目で分かります。直感的に状況が把握できるので、メールでのやり取りのように認識のずれも発生しにくいでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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