こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
リモートワークの増加を始めとした多くの変化が、ビジネスで起きています。そんな中で、「組織開発」という言葉が注目されています。組織開発はこれからの時代を企業が生き抜いていくために大切な要素ですが、まだまだ組織開発について良く知らない方も多いですよね。
そこで今回は、組織開発を成功させるためのポイント2つや、おすすめのツールをご紹介します。組織開発を成功させたい管理職や経営者の方は、ぜひご一読ください。
そもそも組織開発とは？
企業における「組織開発」とは、個々の社員にまとまりを持たせて1つの組織として機能させていくための取り組みです。従来の日本企業では同じタイプの社員を集めることが多く、「組織は自然に出来上がるもの」という風潮がありました。しかし、グローバル化や働き方改革に加えてコロナウイルスのような脅威も存在する現代では、何もしないのでは組織力を向上できません。
組織開発の成功には企業が進んで取り組んでいく必要がありますが、特に働きかけるべき要素は「社員間の関係性」です。最近ではリモートワークが増え社員間での関係構築が難しくなったため、いかにして情報共有やコミュニケーションを行うかが大切になってきます。
確実かつ効率的な情報共有を行うことで、チームワークの強化だけでなく社員1人ひとりがパフォーマンスを発揮しやすくなります。また、コミュニケーションを活発にして社員が意見を発信しやすい環境にすることで、風通しの良い組織となるでしょう。具体的に組織開発を成功させるために押さえておくべきポイントは、次章で解説します。
組織開発を成功させる2つのポイント
では、具体的に何をすれば組織開発の成功につながるのでしょうか。ここでは、組織開発を成功させるために押さえておくべき2つのポイントをご紹介します。
組織開発に対する社員の意識統一
組織開発では社員間の関係性を高めるために、従来のビジネススタイルに変化を取り入れる必要があります。従来のやり方を変えることで、初めのうちは作業がしづらくなったり、トラブルが発生したりすることも。そのため、中には組織開発に反発する社員も出てくるでしょう。
企業の管理職や経営者には、このような反発ができる限り生まれにくくする配慮や、全社的な意識の統一が求められます。まずは、全社員に組織開発の方針や目的を伝える場を設けると良いでしょう。とはいえ、頭ごなしに経営陣の理想だけを押し付けるのでは逆効果です。
組織開発に対する現場社員の意見も、しっかり聞くことが大切です。そして、取り入れられるものは極力取り入れて、経営陣と現場社員の間で折り合いがつく着地点を見つけましょう。また、組織開発の方針が変わった場合も、全社的に情報共有する必要があります。
適切なツールの導入
先ほども解説したとおり、社員間の関係性を高めるためには情報共有やコミュニケーションの手段が鍵を握っています。そして、情報共有やコミュニケーションを効率的に行うためには、ツールの活用が欠かせません。どんなツールを選定するかによって、組織開発の成否が変わってきます。
組織開発に最も適したツールは、「グループウェア」です。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを促進するためのオンラインツールで、多くの企業が導入しています。組織開発でグループウェアを導入する具体的なメリットについては、次章でご紹介します。
組織開発に「グループウェア」を導入する3つのメリット
前述したグループウェアを導入することで、組織開発における情報共有やコミュニケーションを飛躍的に効率化できます。導入によって得られる、3つのメリットをご紹介しましょう。
スピーディーに情報共有できる
個々の社員が取り組むべき内容としては、スケジュールやそれぞれが持つノウハウなどの情報を組織内でしっかり共有することです。そして経営陣としては、組織のビジョンや理念を明確化して全社的に展開することが求められるでしょう。しかし、ホワイトボードやメールといった手段では情報共有に時間がかかるうえに、情報が間違って伝わる恐れもあります。
そこでグループウェアを使うと、あらゆる情報をオンラインでスピーディーに共有できます。たとえば、「スケジュール管理機能」を使えばカレンダー形式でスケジュール管理でき、全社員のスケジュールをWebブラウザ上から簡単に把握可能です。また、「社内Wiki機能」では個々の社員がノウハウをWeb上に登録でき、全社員が好きな時に必要なノウハウを取得できます。
さらに「社内SNS機能」を使えば、経営陣が企業のビジョンや理念をWeb上で発信し、全社員に一斉展開することも可能です。このように、組織開発に欠かせない様々な情報共有はグループウェアで効率化できます。
コミュニケーションが活発になる
離れた部署や事業所の社員と、直接的なコミュニケーションを取ることは難しいですよね。たとえ直接的なコミュニケーションが取れたとしても、ビジネスの世界では自分の意見が立場上言いづらいことも少なくないでしょう。このようなコミュニケーションの取りづらさや意見の言いにくさは、風通しの悪い組織を作る原因となってしまいます。
コミュニケーションを活発にする目的でも、グループウェアは効果的です。グループウェアには「ビジネスチャット機能」があり、オンラインで1対1やグループでの会話が手軽に行えます。相手を決めてメッセージ本文を入力するだけでコミュニケーションが取れるので、離れた相手でも心配ありません。
また、直接は言いづらいことでも、オンラインであれば意見しやすいのもメリットです。このように、グループウェアを使うことで組織のコミュニケーションを活性化でき、風通しの良い組織づくりにつながります。
新しい働き方にも対応できる
最近ではコロナウイルスや働き方改革の影響で、リモートワークを取り入れる企業も増えてきました。そのため、社員同士の関係構築はさらに難しくなっていますよね。しかも、リモートワークでは社内ネットワークに依存する自社システムは使えず、不便に感じている方もいるのではないでしょうか。
その点、グループウェアはスマートフォンからでも利用できるため、リモートワークや外出中でも全く問題ありません。他社員のスケジュールや社内のノウハウも、自宅で簡単に確認できます。今後もリモートワークが増えていくことを考えると、新しい働き方に対応できるのは大きなメリットです。
グループウェアで、組織開発を成功させましょう！
今回は、組織開発を成功させるためのポイントや、組織開発にグループウェアを取り入れるメリットについて解説しました。このように、グループウェアは組織開発成功の鍵を握っている存在といえます。組織開発を成功させたい管理職や経営者の方は、ぜひグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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