こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
現代社会において、業務の効率化は最大の課題となっています。コロナウイルスの影響による在宅ワークの推進や働き方改革などにより、従来の働き方を変えていかなければならない状況だからです。業務の効率化が進めば様々な効果が期待でき、今後の会社の成長にも関わってくるでしょう。本記事では、そんな業務の効率化について、効果や手順をわかりやすく解説していきます。
目次
業務の効率化って？その効果は？
効率とは「労力と得られた結果との割合」という意味です。すなわち業務の効率とは「業務を行うために使われた労力と、それによって得られた結果の割合」を指します。効率化をするということは、労力をいかに少なくして結果を大きくするかということなのです。
ムダを省いたり、何かに仕事の一部を任せたりするという取り組みが一般的でしょう。例えば、ITツールを導入する、RPA（プロセスを自動化するロボット）を導入する、アウトソーシング（業務の外注）をする、会議の時間を短くするなどです。
効率化の効果① 時間を有効活用できる
業務をする上で、時間はあればあるほどありがたいものです。しかし、時間には限りがあります。「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで、作業にかかっていた時間が減り、生産性が上がる、残業が少なくなる、人件費を削減できるなどが期待できるでしょう。
また、残業時間が少なくなることで従業員の負担も減り、働きやすい環境となります。そうなれば、従業員の業務に対するモチベーションも上がるでしょう。限りある時間を有効活用することで、得られるメリットがたくさんあるのです。
効率化の効果② 働きやすい環境が会社全体を変える
効率化の効果①でも、時間を有効活用することで働きやすい環境となることをお話ししました。近年はコロナウイルスの影響もあり、労働環境を変えていこうという取り組みが進み、働き方改革が叫ばれています。
働きやすい環境を作ることは、現代の課題とも言えるでしょう。働きやすい環境は、従業員の業務に対する考え方やモチベーションにもつながり、会社全体を変えていく力となるはずです。
効率化の効果③ 新しいことにチャレンジしやすくなる
業務の効率化によって成果は変わらずに業務時間を短縮することができれば、使える時間が増えることになります。
時間が増えることによって、今までできていなかった取り組みに着手したり、次のビジネス展開を考えたりするなど、新しいことにチャレンジしやすくなる環境がうまれるのです。そうすることで、会社全体の力を強化したり生産性を高めたりすることができるでしょう。
業務を効率化するための手順とは
業務を効率化するためには「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことが大切ですが、それに気づくことはなかなか難しいものです。普段疑問を持たずにやっていることや、ずっと同じやり方でやっていることを見直す必要があるからです。ここでは、業務の効率化をスムーズに進めるためにはどうすればいいのか、その手順を1つ1つ確認していきましょう。
業務の内容を細かく把握する
まずは、現在どのような業務があるのかを細かく把握していきましょう。業務内容をただ並べるだけではなく、担当者や担当部署ごとに分けたり、作業の工程や所要時間などをまとめたりして、管理や生理がしやすくなるように細かく把握することがポイントです。
課題・問題点の把握
業務の内容を細かく把握できたら、その中から課題や問題点を探していきましょう。例えば、従業員が何人も同じ業務をしている、同じような作業がバラバラに行われている、担当者が決まっており他の人では業務ができない、時間がかかりすぎている業務があるなど、「ムリ・ムダ・ムラ」がある業務を探すのです。
従来と同じやり方だからという理由だけでやっていた業務など、課題や問題点を見過ごさないように注意しましょう。
業務改善の予定を立てる
課題や問題点が把握出来たら、それらを改善するために必要な業務効率化の方法を考えましょう。例えば、従業員が何人も同じ仕事をしているなら1人でもできるように作業の工程を見直す、同じような作業がバラバラに行われているなら作業の順番を変えて1つにまとめるなど、業務を効率的に行うためにはどうすればいいのかを考えるのです。
考えがまとまったら、それをどのように実現していくか、業務改善の予定を立てていきます。いつからどのように取り組んでいくのかを考え、実現に向けて予定を立てていくのです。
業務改善の予定を進めていくには
業務を効率化するために業務内容を細かく把握し、その中から課題や問題点を洗い出し、業務改善の予定を立てるという手順をご紹介しました。この手順をした上で、業務改善の予定を進めていくためのポイントについてもお話ししていきます。
業務改善を行ったら必ず結果を見返し反省をする
業務改善をして終わりではなく、改善した結果どうなったのか、必ず結果を見返して反省しましょう。PDCA （Plan計画、Do実行、Check評価、Act改善）の4段階を繰り返し行うことで、業務の効率化はさらにパワーアップしていくでしょう。
業務改善の方法やポイント
業務を改善したり業務の効率化を図ったりするためには、様々な方法があります。しかし、方法を何でも取り入れれば良いという訳ではありません。会社にとって何が必要で何が無駄になっているのかなどをしっかりと把握し、目標や基準を決めた上で方法を選択しましょう。会社に合ったものでなければ効果は得られません。
それを踏まえた上で、業務改善にはどのような方法やポイントがあるのかを見ていきましょう。
優先順位に沿ったスケジューリング
業務の改善には、優先順位を意識することが欠かせません。ムダをなくして業務を絞ったとしても、優先順位を間違えてしまうと意味がなくなってしまいます。
優先順位を決める際のポイントとしては、納期や期日の近い業務から取り組む、時間がかかる業務から先に取り組むなどがあります。はじめのうちは、優先順位を意識しても予定通りにいかないことがあります。
しかし、予定を立てる際に1つの業務にどれだけ時間がかかるか、いつまでに終わらせることができるかなども細かく設定して意識し続けていれば、慣れてきて、自分に合った予定を立てることができるようになるでしょう。
業務フローチャートを作る
業務フローチャートとは、1日の業務の流れをわかりやすく図式化したものです。全体の流れは業務マニュアルを作るので確認しやすいのですが、1日単位ではマニュアルを作らない場合が多いです。全体だけを把握していても、1日単位の細かい内容や流れが把握できていなければ効率化にはつながりません。全体も細部も把握するためにも、業務フローチャートは役立ちます。
ITツールを導入する
業務の効率化にはITツールを導入すると効果的です。近年、ITツールを導入している会社は増えており、それに伴ってITツールにも様々な種類が出てきました。無料で利用できるものもあるので、はじめてでも導入しやすくなっています。導入する際には、今抱えている課題や問題点を解決できるかどうかを考えた上で選びましょう。
タスクやプロジェクトをITツールで管理する
ITツールの中には、タスクやプロジェクトを管理できるサービスがあります。ツールを利用することで、個人だけでなく会社全体で情報を共有することができ、優先順位を決めたり臨機応変に対応したりすることができるようになります。
勤怠管理をツールで行う
コロナウイルスの影響で在宅ワークが増えた昨今、勤怠管理ツールはなくてはならないものになってきています。従業員の勤務時間や給与の計算などをツールで行うことができるので、場所に捕らわれず作業ができるようになります。また、計算が簡単になるので人事や労務の負担を減らすことができる、専用の設備がいらないのでコストカットにつながる、といったメリットもあります。
ITツールを導入して業務効率化へ
組織の課題を克服して業務効率化する方法とその手順について理解は深められたでしょうか。まずは、自分の会社や普段行っている業務についてしっかりと把握し、その上で必要な改善策を講じていきましょう。現代ではITツールがあるので、業務改善に大きく役立ってくれるはずです。働き方改革の波に乗り遅れないよう、この機会にITツールを活用してみましょう。
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