こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
自治体の職員同士の情報共有やコミュニケーションを活発にするために利用される庁内報。印刷したものを掲示板などに貼ったり、回覧したりと様々な方法で、共有されているのではないでしょうか。
しかし、そういった紙媒体では誰が見たのか、いつ更新された情報なのかといったことがわかりにくいという課題があります。それでは情報共有を行えたと言えませんし、会話が生まれるとは言えません。
その課題を解決するためには、Webツールの導入がオススメです。政府も自治体DXを推進していますので、Webツールの導入は積極的に検討していきたいですよね。
この記事では、Webツールを導入することで庁内報を効率化する方法について、ご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
そもそも庁内報の目的は？
まずは、庁内報の目的を改めて確認していきましょう。自治体としてどういった方向に向かっているのかを理解し、同じ職場で働く職員の方のことをお互いに知ることで、自治体への帰属意識を高めて、日々の業務に対して前向きに取り組んで行けるようにすることが、庁内報の目的です。
内容としては、これから自治体として取り組んでいく事業についてや、職員の方のプロフィール、職員の方にアンケートを取った結果など、自治体によってもさまざまです。過去に自治体で行ったイベントのアフターレポートなども、職員全員で思い出を振り返ることができていいですよね。
庁内報は、職員のモチベーションや新たな興味を引き出すという意味で、非常に有効なツールです。では、この庁内報をWebツールを導入することでどのように変わっていくのでしょうか。詳しくみていきましょう。
Webの庁内報は紙の庁内報とどう異なる？
ここでは、Webの庁内報と紙の庁内報の違いについて、4つのポイントで比較しながら説明していきます。
情報共有のスピード
まず、情報共有のスピードにおいてです。容易に想像できるかもしれませんが、Webの庁内報はリアルタイムで多くの方に一斉に情報を配信できます。そのため、多くの人にすぐに知ってもらいたいような重要な情報も素早く職場の方に伝えることができます。
一方で、紙の庁内報は、印刷をして配布をするという物理的な作業が割り込んでしまうため、時間がかかります。また手渡しや掲示、もしくは郵送という形でしか共有できないため、情報を共有するにはさらに時間がかかってしまいます。
情報量の多さ
次に情報量の多さです。Webの庁内報は情報をデジタル形式で共有できるため、文章や画像、動画などの多様なコンテンツを掲載できます。URLも貼り付けることができ、詳細を調べたい人にそちらを参照してもらうという使い方もできます。
これに対して、紙の庁内報は用紙のサイズに制限がありますし、動画などのデータも貼り付けることはできません。文章と写真がベースとなるため、Webの庁内報と比較すると、情報量は少ないものになります。
コスト面
コストについても、Webの庁内報の方が削減することができます。紙の庁内報は印刷をするのに紙代や配布するための人件費や時間などのコストがかかりますが、Webの庁内報はデジタルプラットフォームを使用するため、紙のコストや印刷の手間を削減できます。
しかしWebの庁内報は、ツールの導入などをする場合は、導入コストや運用コストなどがかかってきます。安くても5〜10万円程度、高いものであればそれ以上の費用が必要です。
コメントやリアクション
さらに、コメントやリアクションに関しても違いがあります。Webの庁内報では、職員の方は記事を読んだあと、すぐにコメントを残したり、いいねや共有を行ったりすることができます。これにより、職員同士との対話やコミュニケーションが活発化し、フィードバックの収集や意見交換が容易になります。
一方、紙の庁内報では読者のリアクションを得ることが難しいです。コメント欄などをつけることもできますが、その分印刷する手間も増えてしまいます。
このように、Webの庁内報と紙の庁内報では、さまざまな面で異なります。では次は、Webツールで庁内報を作成するメリットについて、みていきましょう。
Webツールで庁内報を作成するメリット
Webツールで庁内報を作成するメリットとして、主に以下の3つが挙げられます。
- 時短と効率化
- リアルタイムで編集可能
- 様々なコンテンツが使用可能
それぞれについてみていきましょう。
時短と効率化
Webツールを使用することで、庁内報の作成プロセスが効率化されます。よく使うフォーマットであればテンプレートを準備したり、自動レイアウト機能を活用して簡単にデザインできたりします。
リアルタイムで編集可能
複数のチームメンバーが同時に庁内報を編集できるため、リアルタイムの共同作業が実現します。コメントや修正履歴も簡単に追跡でき、コミュニケーションと協力が円滑になります。
様々なコンテンツが使用可能
Webツールを使用することで、テキスト、画像、動画、リンクなど様々なコンテンツを組み合わせた魅力的な庁内報が作成可能です。情報を多角的に伝えることで、読者の興味を引きつけることができます。
Webツールで庁内報を作成するデメリット
Webツールで庁内報を作成することにはメリットもある一方で、デメリットとなる部分もあります。デメリットとしては、以下の2つが挙げられます。
- ネット接続とデバイスが必要
- セキュリティの心配
それぞれについてみていきましょう。
ネット接続とデバイスが必要
Webツールを使うには、インターネット接続と専用のデバイスが必要です。Webツールの多くはクラウド上にデータを保存しているため、ネット接続が安定しない環境では、うまくアクセスできないということもあります。
せっかく途中まで作ったのに、保存する前に通信が切れてしまうと反映されていないということも考えられます。自動で保存してくれるシステムもあるため、そういったものの検討も必要でしょう。
セキュリティの心配
Webツールを使っていると、外部に漏らしてはいけない情報まで、アップロードされるリスクもあります。自社で利用している分には問題とはなりませんが、そのデータにアクセスできる権限の設定や、サイバー攻撃への対策などのセキュリティ上の対策は必要となります。
導入しようとしているWebツールのセキュリティ対策については、しっかりと確認しましょう。
庁内報作成のためのWebツールの導入方法
ここまでは、Webの庁内報と紙の庁内報の違い、Webツールで庁内報を作るメリットとデメリットについて、ご紹介しました。ここでは、Webツールの導入方法について、ご紹介します。
ニーズの明確化
Webツールを導入する前に、組織のニーズを明確にしましょう。例えば、どのような情報を共有する必要があるのか、どの部門が利用するのかなどを、あらかじめ検討しておくことが大切です。
ツールの選定
組織のニーズが明確になったら、適切なWebツールを選択します。使いやすいツールであること、必要な機能を提供していることを確認しましょう。実際に使用しているユーザーのレビューを読んだり、無料トライアルを試してみたりすることで、そのツールの使い勝手や機能を把握することができます。
予算の確認
Webツールの導入にはコストがかかります。ライセンス料、カスタマイズ費用、トレーニングコストなどを含めて予算を計画しましょう。
導入チームの編成
プロジェクトの成功にはチームを組み、導入を進めていくことが必要です。ユーザー、ITスタッフ、ベンダーと連携し、プロジェクトリーダーを選出します。チームとはいかないまでも、担当者は必ず決めておくようにしましょう。
カスタマイズとトレーニング
選んだツールを組織に合わせてカスタマイズし、ユーザートレーニングを行っていく必要があります。初めて使うツールであれば、IT技術に精通している方でも最初は時間がかかりますし、苦手な方であればどうすればいいのか全くわからないということもあります。スタッフがツールを効果的に使えるように、研修を行ったり、マニュアルを整備したりしましょう。
データ移行とテスト
既存のデータを新しいツールに移行し、システムをテストします。もし問題が見つかれば修正が必要です。
スモールスタートで始める
ツールの導入は段階的に行うことが一般的です。最初から大勢のユーザーで使うと、運用に問題があった場合、その対応に追われてしまうことになります。最初は少数のチーム内から導入を始め、一部の部署に導入してみて、問題がなければ全体に展開していくようにしましょう。
モニタリングと改善
ツールを運用し始めたら、定期的にモニタリングし、ユーザーのフィードバックを収集して改善していきます。実際に使用している操作感であったり、課題や要望などを集め、それらを踏まえて改善していきましょう。
このような手順で進めていくことで、Webツールをスムーズに導入できるでしょう。あくまでも一例ですので、これを参考に、自社で必要なことも取り入れていきましょう。
庁内報の作成・共有にオススメのWebツール【2選】
ここでは、庁内報の作成・共有にオススメのWebツールを2つご紹介します。Webツールを選定する際の情報として、参考にしてみてください。
TUNAG（ツナグ）
TUNAGは株式会社スタメンが運営している、情報共有やコミュニケーションを行うことができるツールです。職員のプロフィールを公開したり、部署ごとに取り組んでいる内容など、日々の動きまで見ることができるツールです。
社内報機能も搭載されており、作成・公開・連絡も、このツールで全て完結します。コンサルティングも行っている会社ですので、組織内の課題解決のサポート面も充実しています。
ただし、機能が複雑で慣れるまでに時間がかかるという口コミもありますので、導入した場合はしっかりとサポートしていく必要があるでしょう。
ザ社内報
ザ社内報は株式会社スマートメディアが提供しており、誰でも直感的に扱うことができるUIで人気のツールです。ブログのような記事を簡単に作成することができ、庁内報としてだけでなく、イベントのアフターレポートとしても利用することができます。
いつ公開するのかということも設定できるため、あらかじめ作成しておけば、自動で公開されるという機能や、いいね・コメントなども簡単に残せるという機能も提供されています。
ただし、短期間の契約には向いておらず、最低でも1年間の契約が必要となります。無料トライアルもありますので、そこでしっかりと操作感や機能などは確認しておきましょう。
まとめ｜庁内報を効率的に使うには、Webツール導入がオススメ
いかがでしたか。この記事では、Webツールを導入することで庁内報を効率化する方法について、ご紹介しました。庁内報は自治体としての方向性を共有したり、職員同士のコミュニケーションを活発化させて、日々の業務を前向きに取り組むためのものです。
今までの紙の庁内報でもそういった効果を得ることができますが、今の時代は動画や写真などさまざまなコンテンツを使ったWebの庁内報が人気となっています。ぜひ、この機会にWebツールを使って庁内報を作成・共有してみませんか。
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