こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
リモートワークが普及するなかで、オンライン会議が注目されています。本記事では、オンライン会議について、事前の準備や、効率的な進め方についてご紹介していきます。
目次
会議の目的自体は、対面もオンラインも変わらない
会議とは、企業における課題や問題を解決するための話し合いの場です。他にも、事業の目的を再共有するためであったり、プロジェクトの軌道修正のためにもおこなわれます。各社員やメンバーの貴重な時間を使うため、基本的には最小限の開催が推奨されています。
オンライン会議を開く際の準備
オンライン会議を開くにあたっては、準備が必要となります。従来の対面会議と共通するものもありますが、オンライン会議ならではの準備も必要となってきます。
アジェンダなど資料の事前共有
従来の会議同様、オンライン会議においても、会議に使用するアジェンダや資料は事前に共有しておきましょう。ただし、オンライン会議では各メンバーが自宅など異なる場所からの参加となります。職場で資料を印刷して配布することは出来ないので、オンライン上の書類共有ツールなどを導入して対策を図りましょう。オンライン会議用のリンクがある場合は、そちらの共有も忘れずおこないましょう。
テスト接続をしておく
オンライン会議に慣れていない場合は、事前にテスト接続をしておきましょう。会議への参加やログインの仕方、マイクやビデオの作動環境をチェックしておきましょう。また、会議で使う資料の共有方法なども事前に確認しておくとよいでしょう。
接続トラブルに対処できるようにしておく
テスト接続を事前におこなったからといって、会議本番にトラブルが発生しないわけではありません。そのため、トラブル発生の際の対策もしておきましょう。最も有効な手段としては、ビジネスチャットやＳＮＳを会議参加者の間で事前に共有しておくことです。
そうすれば、何かあった場合、すぐに連絡をとることができます。「トラブルが発生した」ということがわかれば、参加者も不安になることは無く、柔軟な対応を取ることが期待できます。
ファシリテーターを決める
ファシリテーターとは、会議の進行役のことです。従来の対面会議でも、重要な役割として設けられることが多いですが、オンライン会議でも同様です。特に対面では無い分、会議の進行がこれまでと若干異なってくる事もあるかと思います。そのようなときに、上手く会議を回せるようなファシリテーターがいてくれることは、非常に大事なことだといえるでしょう。
会議の目的を明確にする
30～40分程度の会議時間を目安に、会議がおこなわれる目的を明確にしておきましょう。会議の目的が分かっていれば、会議本番もいきなり本題から始めることができます。この会議の目的がしっかりしていないと、会議自体も内容の薄いものとなってしまいます。結論も中々出にくいため、結果として会議が長引き、各参加者の貴重な時間を無駄に奪ってしまいます。
そうならないためにも、会議の目的は事前に明確にして、各参加者に共有しておきましょう。
会議のルールを決めておく
例えば、オンライン会議が開催される時間帯を固定することで、各参加者が会議に集まりやすい環境を作り出すことが出来ます。このように、会議のルールをある程度固定化し定めておくことは重要です。また、会議のルールを設定する際は、会議が長引かないようなルールにするなど、工夫する必要があるでしょう。
参加者をなるべく絞って選定する
参加者が多いと、その分余計な議論が生まれやすいため、参加者は必要最低限を意識するとよいでしょう。
セキュリティ対策
オンライン会議に参加するためのトークルームにパスワードを設定したり、招待ＵＲＬを毎回変えるなどして、セキュリティ対策をおこなうようにしましょう。オンライン会議にパスワードを設定しなければ、基本的に誰でも参加することが出来てしまい、トラブルの原因となりかねません。
参加場所に気を配ってもらう
オンライン会議をおこなう際は「自宅から参加」など、参加場所に条件をつけるようにしましょう。カフェなど人が多く集まる場所からの参加だと、雑音が入ってしまいますし、極端な話悪意のある人が妨害してくるかもしれません。そのようなリスクを避けるためにも、比較的プライベートな空間から参加してもらうようにしましょう。
オンライン会議を開く際のポイント
オンライン会議を開く際に意識しておくべきポイントがあります。
早めにログインする
従来の対面会議でもそうですが、オンライン会議でも少し早めのログイン（参加）を心がけましょう。主催者がすでに参加していれば、他の参加者も安心するはずです。会議開始時間までにちょっとした雑談を設けるなどして、良い雰囲気をつくることは大事です。
参加者の確認
会議が始まったら、まずは主催者から参加者への呼びかけをおこったり、自身の自己紹介をおこなっていきます。それが終わったら、参加者の確認もおこないましょう。このことで、参加者の出欠をとるとともに、マイクやビデオの接続も確認できます。参加者の確認については、ファシリテーターに任せても問題ありません。
出来るだけカメラはオンにしてもらう
本来の対面会議に近づけるためにも、可能な限りビデオはオンにしてもらいましょう。接続が不安定な場合や、映像トラブルがあった場合には音声のみでも問題ありませんが、ビデオがある方が、相手の表情や誠意が分かって良いかと思います。
発言者以外はマイクをオフにしてもらう
オンライン会議では、マイクのオンオフ切り替えが可能です。これは対面会議には無い利点と言ってよいでしょう。発言者以外のマイクがオフになることで、咳払いなどの雑音が無くなり、発言者の言葉により集中することが可能です。
発言方法を確認しておく
オンライン会議の際は、発言方法を意識する必要があります。ファシリテーターに指名される場合もあるでしょうが、自分が発言するときは、まずは自分の名前を名乗るのが良いかと思います。そのことで、誰が喋っているのかは参加者全員が理解できます。
また、特定の相手へ返答を要求する場合も、発言を終えた後に指名するのが良いでしょう。オンライン会議では、複数人が喋ると雑音になりがちなので、基本的には一人ずつの発言を意識するのも良いでしょう。
共有機能を活用する
オンライン会議で使用した画像、映像、チャット欄などの資料は、保存したり共有できる場合が多いです。これらを共有することで、誰かが議事録を作成したりする必要が無くなり、生産性の向上につながります。オンライン会議ならではの共有機能を活かせば、参加者の意見をまとめたりすることも容易となるでしょう。
共有機能を上手く使いこなすために、事前に使用するオンライン会議の機能について、どんな機能があるのか調べておくことも重要です。
オンライン会議で業務効率化
オンライン会議を上手く使いこなせば、業務の効率化、生産性向上につながります。リモートワークなどの新たな働き方が注目される中で、オンライン会議も効率的に取り入れることは重要だと言えるでしょう。
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