こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
最近では、働き方改革などによってテレワークを導入する企業が増えています。そんな中で、「オンラインマネジメント」という言葉が良く使われるようになりました。オンラインマネジメントとは、その名の通りオンラインで管理者（上司）が部下のマネジメントを行うことです。
オフィスにおける通常のマネジメントと決定的に異なるのは、基本的にリモートでのやり取りとなる点。対面でのコミュニケーションが取れないので、電話やメール、ITツールなどを用いたやり取りとなります。テレワークがより身近となったことで、オンラインマネジメントの重要性は高まっています。
しかし、通常のマネジメントに比べてやり取りがしづらいぶん、課題も少なくありません。オンラインマネジメントを成功させるためには、正しい導入方法を把握することが大切です。そこで本記事では、オンラインマネジメントの導入方法や、実現におすすめのツールをご紹介します。テレワークでのマネジメントに課題を感じる管理者の方は、ぜひご一読ください。
目次
オンラインマネジメントの導入方法
オンラインマネジメントを導入するためには、リモートで部下をマネジメントできる環境が必要です。ここでは、具体的にオンラインマネジメントを導入する3つの方法をご紹介します。
クラウドストレージ（オンラインストレージ）を利用する
テレワークでは、部下の作業状況を把握しづらいことが管理者にとっての大きな問題点です。解決するためには、部下の状況を可視化する必要があります。具体的には、「クラウドストレージ（オンラインストレージ）」を利用すると良いでしょう。
クラウドストレージとは、ファイルをオンラインで管理・共有できるサービスです。部下の担当作業における成果物をアップロードしてもらうことで、管理者が作業状況を把握できるようになります。結果として、進捗遅れや認識違いなどの問題があっても、管理者が迅速に軌道修正できるでしょう。
クラウドストレージについて詳しくは、次の記事をお読みください。
ビジネスチャットを利用する
口頭でのやり取りが行えないテレワークでは、部下といかにして円滑なコミュニケーションを取るかが重要です。電話やメールのやり取りには時間がかかりやすく、オンラインマネジメントのために他の業務時間が圧迫されてしまいます。オンラインマネジメントにおける部下とのやり取りには、「ビジネスチャット」を利用しましょう。
ビジネスチャットは、オンラインで簡単に離れた社員と意思疎通できるツールです。メッセージ本文を作成して送信するだけで情報伝達できるため、メールよりも迅速に部下への指示や状況確認ができます。また、やり取りの記録が文章のデータとして残るため電話よりも正確で、後からフィードバックする際にも役立ちます。
ビジネスチャットのメリットやデメリットについて詳しく知りたい方には、こちらの記事がおすすめです。
導入企業増加中のビジネスチャットの機能とメリット・デメリットとは？
オンライン会議ツールを利用する
部下によっては、自分から必要なことを上手く伝えられないかもしれません。また、文章として残るビジネスチャットでは伝えづらい悩みを抱えている場合も考えられます。このようなケースも考慮して、定期的に1対1でのオンライン面談を実施するのが効果的です。
オンライン面談であれば、上司からの問いかけによって部下の課題や悩みをスムーズに聞き出せます。オンライン面談の実施には、Zoomなどのオンライン会議ツールを導入すると良いでしょう。オンライン会議ツールのメリットやデメリットは、次の記事を読むと詳しく把握できます。
オンラインマネジメントにベストなITツールは「グループウェア」
これまでご紹介した通り、オンラインマネジメントにはITツールの活用が欠かせません。オンラインマネジメントを実施するうえで最もおすすめのITツールは「グループウェア」です。グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するための様々な機能を備えています。
グループウェアを導入するだけで、オンラインマネジメントにおける多くのプロセスを実現可能です。ここでは、オンラインマネジメントに役立つグループウェアのおすすめ機能を3つご紹介します。なお、グループウェアが持つその他の機能も知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
成果物をオンラインで管理・共有できる「クラウドストレージ」
グループウェアには、先ほどもご紹介した「クラウドストレージ」が存在します。クラウドストレージによって部下が成果物をオンライン管理でき、管理者も離れた部下の作業状況を把握可能です。また、フォルダを作成してファイルの整理や閲覧制限の設定が行えるので、関係者間だけでしっかり情報共有できます。
部下と手軽に意思疎通できる「ビジネスチャット」
前述の「ビジネスチャット」も、グループウェアが持つ機能のひとつです。ビジネスチャットによってメッセージで手軽に部下とやり取りでき、指示や状況確認が効率的に行えます。また、デスクトップ通知や既読状況チェックといった機能もあるため、待ち時間を削減しスムーズに連携できます。
タスクを管理・共有できる「タスク管理機能」
「タスク管理機能」を使うと、業務で発生する全タスクの管理・共有がオンラインで行えます。タスクの進捗率がバーで見やすく表示されるので、タスクが多くてもひと目で作業状況を把握可能です。部下が自分のタスクをしっかり管理できるのはもちろん、管理者も作業状況を把握して適切なフォローができます。
グループウェアで、オンラインマネジメントを成功させましょう！
今回はオンラインマネジメントの導入方法や、おすすめツールとしてグループウェアをご紹介しました。
テレワークが一般的となったことで、オフィスワークにおける無駄の多さがクローズアップされるようになりました。時間を有効活用でき社員の負担も減らせるテレワークは、今後も増えていくでしょう。それにともない、オンラインマネジメントの重要性もより高まると考えられます。
オンラインマネジメントを実現するなら、グループウェアがおすすめです。テレワークに対応しオンラインマネジメントを成功させたい管理者の方は、ぜひグループウェアを導入しましょう。
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