こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
介護関係の夜間も仕事をしている企業で、かなり重要になってくるのが、エクセルで夜間やイレギュラーなシフトを制作することです。
ですがこのシフト作成がうまくいかず、ほんの少しのミスで多くの人に迷惑をかけてしま ったり、業務の効率が上がらないことに悩んでいる方も、多いのではないでしょうか。
もし企業内での夜間やイレギュラーにも対応した、シフトをうまく制作することができれば、毎回のシフト作成がストレスなく、毎日の職務をこなすことが可能になります。
この一見当たり前かと思われるシフト作成ですが、効率が悪いと業務にも支障が出てしまい、トラブルなど職務に影響を与えてしまう危険がありますので、毎回スムーズで正確なシフトを制作することが必要となってきます。
そこでこの記事では、企業ごとにシフトの作成方法は多様ですが、ここではインタビューを行なった企業から見えてきたシフト制作の問題点と、その改善策について、ご紹介していきます。
夜勤やイレギュラーなシフト制作に対応していない
今回インタビューをさせて頂いた企業は、老人ホームを運営している社会福祉法人です。
この企業では、様々な老人ホーム施設があり、施設ごとに必要に応じて、夜間帯やイレギュラーなシフトを制作する必要があります。
しかしながらこの老人ホームでは、基本的にスタッフの予定は共有カレンダーなどで全て把握できているわけではなく、シフトを制作するためには、それぞれ個人的に希望を聞かなくてはいけません。
さらに上記でも記載した通り、夜間帯やイレギュラーなシフト制作にも対応しなければならず、制作にはどうしても時間が、かかってしまうという悩みを抱えています。
そこで、この夜間帯やイレギュラーなシフト制作に対応していない問題の改善策について、以下にご紹介していきます。
現在どの様にシフトを制作しているか
先ほども触れたようにこの老人ホーム施設では、夜間帯やイレギュラーに対応していないシフトをエクセルで制作をしており、無駄に労力や時間がかかってしまうという、悩みを抱えています。
さらにこの企業には、複数の老人ホーム施設があり、施設ごとにシフトを作り分けなければいけません。
しかし、夜間帯やイレギュラーなシフト制作に対応しているツールがないので、今は仕方なく労力や時間をかけて制作しているという、悩みを抱えているのが現状です。
当然シフトを作成する際にはカレンダーの予定共有に記載している分か、事前に聞いている予定分しかわからないので、急なトラブルにより予定が変わったなどのイレギュラーな場合には、臨機応変に対応する必要があります。
何処の企業も何気なく行なっているシフト制作ですが、時間や手間がかかっていると考えると、積み重ねることにより無駄に時間を浪費してしまうことになりますので、改善したいと考えるのが普通でしょう。
その改善案について、以下にご紹介していきます。
クラウドツールを使用してイレギュラーな予定変更にも迅速に対応してシフト制作を簡潔に
ここまで解説してきたように、今回インタビューをした老人ホーム施設では、夜間帯やイレギュラーなシフト制作に対応していない、という悩みを抱えています。
それに加え、全ての予定がカレンダーで共有されているわけでは無いため、イレギュラーなどに対応できないという、弊害が起こってしまっています。
こういった問題点の改善策として、クラウドツールを使用することにより、イレギュラーに振り回されることなく、シフト作成することが可能です。
シフト作成時の予定管理など、クラウドツールが使用可能なのであれば、どこにいてもすぐ予定を聞くことができ、予定の共有が簡単になります。
また急に予定が変わってしまった方でも、スマートフォンやタブレットからでも予定を更新することができるので、わざわざ施設でスケジュール変更を記入するためだけに職場に行く必要もありません。
つまり上記でも解説した様に、予定は常に変化が起こり得るもなので、正確なシフトを作る上で情報共有は、リアルタイム性が求められます。
結果的にシフト作成を簡略化することが可能となるので、今回のような夜間帯やイレギュラーなシフト作成に対応していないという、悩みの問題改善策になるといえるでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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