こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
コロナ禍や日本政府の働き方改革により、仕事の場で新たなニューノーマルが始まるのではないかと言われています。
テレワークやDX化、IT化によって一体何が変わるのでしょうか？ 本記事ではニューノーマルやテレワークについての概要と、課題や上手く行うための方法をご紹介していきます。
ニューノーマルとは
ニューノーマルとは、世界的に大きな変化が起きた際に、それまでの常識が通用しなくなり新たな生活様式に生まれ変わることを言います。ニューノーマルという言葉が使われ始めたのは、2000年代前半にインターネットが普及したことにより、個人の生活からビジネス、そして社会全体に至るまでデジタル化で大きく変わったことによります。
次のニューノーマルは、2008年に起こったリーマンショックです。行きすぎた資本主義が批判されるようになり、企業活動に社会的責任がつくようになりました。そして今、第3回目のニューノーマルが訪れています。
現代におけるニューノーマル
現代におけるニューノーマルは、大きく2つ存在します。
新型コロナウイルス
まず1つめは「新型コロナウイルス」によるニューノーマルです。コロナでテレワークが推進されるようになり、従来のように職場に出社せずに、自宅などで働くリモートワークという働き方が出現しました。 コロナで一気に認知度のあがったテレワークですが、今後も一定の需要があると思われます。
というのも、最近の若者が企業に求めることは「いかに働きやすい環境か」であり、給料面などは二の次なのです。テレワークなど柔軟な働き方を取り入れている企業は若者に魅力的に映るため、採用率の上昇や離職率の低下が見込まれます。
働き方改革
コロナの陰に隠れてしまっている感じはありますが、日本政府が掲げる「働き方改革」もテレワークを推進しています。日本社会はこれからさらなる少子高齢化で働き手がいなくなることが予想されています。
そのようななか、従来の残業や長時間労働で生産性を維持するのは限界があり、少人数でより効率的な働き方が求められているのです。 生産性を上げるためには、必ずしも職場に出勤しなければいけないわけではありません。
むしろ毎日の満員電車での通勤は精神的、肉体的なストレスとなり、職場でのパフォーマンス低下となってしまっているケースもあるでしょう。 テレワークであれば、会社側としても負担が減ります。
例えば、交通費を社員に支給している場合は、テレワークでは必要無くなり、コストの削減につながります。今後は従来の働き方にとらわれずに、生産性を意識して企業を存続させていく必要があるのです。
ニューノーマルの課題
テレワークによるニューノーマルが出現していますが、課題もいくつかあるようです。
コミュニケーションの機会が減る
テレワークでは対面でやり取りする場面よりも、コミュニケーションの機会が減ってしまうことが懸念されています。オンライン会議などはありますが、職場で働く時よりもコミュニケーションをこまめに取ることを意識する必要があります。
特に、新たな顧客と始めからオンライン上でやり取りをする場合などは注意する必要があります。信頼関係が構築できていないからです。オンライン上でコミュニケーションが上手く取れず、商談が失敗に終わってしまったなんてことにもなりかねないわけです。
認識のズレに気づきにくい
テレワークでは文書や音声のみのやり取りをすることが増えるかと思います。このことで、わからないことを聞いたり質問しやすくなる人がいる一方、表情が読み取れないことで質問しにくくなった人もいるのではないでしょうか。
後者の場合は、わからないことや質問をしにくくなってしまったことで、認識のズレを生じてしまう場合があります。打ち合わせなどでわからないこと、不透明なことがあっても質問せず、自分の解釈で進めてしまうと、のちのち問題となってしまう可能性が高いです。
リスクが察知しづらい
人間はお互いの息遣いや表情、声のトーンなどで相手の感情を察知することができます。ビジネスや職場の場においても人間同士がやり取りを交わすため、やはりそのような非言語コミュニケーションは重要と言えます。 このような非言語コミュニケーションは、リスクの察知にも役立ちます。
例えばプロジェクトを進めている際に、チームメンバーが浮かない顔をしていることで、チームリーダーは何か問題が発生したのかと察することができます。 テレワークで文書や音声のみのやり取りだと、非言語コミュニケーションから情報を得ることが難しくなり、それはリスク察知にも影響を及ぼすことになるのです。
セキュリティの懸念
テレワークを行う社員の中には、カフェなど公共の場所で仕事を行う人もいるでしょう。
しかし、公共の場だと誰に見られているかわからず、最悪の場合情報漏洩にも繋がってしまいます。テレワーク導入の前に規定を作るなど、対策が必要でしょう。
ニューノーマルに対応するための方法
テレワークによるニューノーマルに対応するためには、どうすれば良いのでしょうか。
DX化をおこなう
DX化とは「ITの浸透により、人々の生活を多方面で良い方向に向かわせる」ことをいいます。
ビジネスにおいては、電子契約書や電子署名などのペーパーレス化をおこなったりすることで企業全体の生産性向上を達成することを目的としています。
IT化をおこなう
IT化とはIT技術やデジタル技術を使って、業務効率化やコスト削減を達成することをいいます。DX化と一緒くたにされがちですが、DX化は「企業全体の生産性向上」という大まかな目的なのに対し、IT化はその過程で必要な業務を効率化することを言います。
例えば「ペーパーレス化をおこなって企業の生産性を向上する」という目的であれば「生産性向上」の部分がDX化、「ペーパーレス化」の部分がIT化だといえます。このことからも、IT化はDX化のための手段と言えるでしょう。
ITツールを導入する
ITツールとは、仕事で発生する業務をデジタル化して業務効率化を成し遂げるためのオンライン上のツールです。社員の予定を管理するカレンダー機能やスケジュール管理機能、基本的なチャット機能やファイル共有機能、顧客との日程調整を効率化する日程調整機能、オンライン会議機能など、テレワークに必要な機能を一式備えています。
テレワークにはコミュニケーションを活性化させるビジネスチャット機能やオンライン会議機能、IT化をおこなうためにはカレンダー機能やガントチャート機能、日程調整機能などが有効です。ITツールで社内の業務が促進できれば、最終的にはどこでも仕事が出来て生産性も維持・向上ができるDX化につながっていきます。
ニューノーマルの波に乗ろう
テレワーク、DX化、IT化などと聞くと難しいようにも思えますが、パソコンやスマホがあれば出来ることです。ニューノーマルに適応するためには、何より従来の概念を捨て、いかに新たな生活様式を受け入れられるかが重要だといえるでしょう。
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