こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
病院で業務効率化したいのならば、病院向けのグループウェアを導入するのがオススメです。病院の業務に役立つツールが数多く搭載されているグループウェアを活用すれば、忙しい中でもスケジュール管理やお知らせなどの情報連携を円滑に行うことができます。
本記事では、病院でグループウェアを導入するメリット、オススメ機能や選び方などをご紹介していきます。自院にグループウェアを導入する際の、参考にしてみてください。
目次
病院でグループウェアを導入するメリット
病院でグループウェアを導入するメリットは5つあります。緊急情報を複数人に同時に連絡可能、異なる科への情報伝達がスムーズ、全スタッフのスケジュールを共有、事務業務の負担を軽減、強固なセキュリティ対策などがそのメリットです。
これらのメリットは、情報共有やコミュニケーションの円滑化に幅広く役立つはずです。順番に解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。
緊急情報を複数人に同時に共有可能
病院でグループウェアを導入するメリットに、緊急情報を複数人に同時に共有可能というものがあります。患者が緊急入院するというシーンは病院では珍しくありません。このようなシーンで紙ベースのやりとりをしていると、時間と手間がかかります。
病院では緊急性の高い治療が必要になることがあるので、病院内のベッドが空いているかどうかを簡単に確認できる環境が必要になります。このような場合にグループウェアを導入すれば、病床の稼働状況、患者情報などをリアルタイムで複数人に共有でき、これにより患者へのよりスムーズな対応が可能になります。
異なる科への情報伝達がスムーズ
異なる科への情報伝達がスムーズになるということも、病院でグループウェアを導入するメリットの一つです。病院では常に迅速な対応を求められるので、素早い情報伝達が重要です。
異なる科への情報伝達を電話で行うと、業務停滞や伝達漏れが発生する恐れがあります。しかしグループウェアのチャット機能やメッセージ機能を活用すれば、情報を文字で残せるので、伝達漏れ等を防ぐことができます。
患者の症状を伝える際にテキスト情報のみを使用すると、誤った受け取り方をされるかもしれません。そこでグループウェアを使って映像や画像も共有すれば、情報伝達の質が高まります。
全スタッフのスケジュールを共有
病院でグループウェアを導入するメリットに、全スタッフのスケジュールを共有できるというものがあります。全スタッフのスケジュールを確認できれば、人手が必要な場所へ手が空いている人をサポートにまわすことが可能です。壁にかけるホワイトボードと同様に、各スタッフの行き先を画面上で確認できる機能もあります。
グループウェアを活用すれば、業務の効率性が向上します。またスケジュールを確認できるメンバーの範囲設定も可能なので、組織や業務にあわせて利用できます。
事務業務の負担を軽減
事務業務の負担を軽減するということも、病院でグループウェアを導入するメリットの一つです。病院での経理業務やレセプト業務などの事務作業は、手間がかかる大変なものと考えられていました。
しかし、グループウェアを導入することで複雑な作業が簡略化されるため、作業時間が削減され業務の効率化が可能です。これにより事務に関わるスタッフを減らせるため、人件費の削減も図れます。またインシデントレポートを素早く共有できるようになるので、医療事故リスクの軽減やスタッフの危機意識向上も期待できます。
強固なセキュリティ対策
病院でグループウェアを導入するメリットに、強固なセキュリティ対策ができるというものがあります。病院では膨大な量の個人情報を扱います。そのためセキュリティ対策が必要不可欠です。
情報漏洩の多くは、人的ミスによって起こります。病院向けのグループウェアを導入すれば、暗号化機能、グループウェアのアクセス制限機能などによって人的ミスを防止することができます。
また、スタッフの不正を予防するアクセスログ取得機能が搭載されている、病院向けのグループウェアもあります。グループウェアは業務効率化だけではなく、患者の個人情報保護にも役立ちます。
病院で役立つグループウェアのオススメ機能
病院で役立つグループウェアのオススメ機能には、施設内設備予約、お知らせ・掲示板、文書管理、スケジュール管理などがあります。これらの機能を活用すれば、病院での業務がよりスムーズになります。
施設内設備予約
病院で役立つグループウェアのオススメ機能に、施設内設備予約というものがあります。多くのグループウェアには、施設や設備を管理する機能があります。
病院の業務を行う際に、医療機器・備品の利用状況や研究室・会議室の空室情報をひと目で確認することが可能です。また機材や備品の利用・予約状況も把握できます。
このように事前にグループウェアで施設内設備の予約や利用状況を確認することで、備品などを借りに行ったのに無かったというような状況を回避できます。また自分がどのタイミングで利用できるのかも、すぐに判断可能になります。
お知らせ・掲示板
お知らせ・掲示板も、病院で役立つグループウェアのオススメ機能の一つです。病院では全体で共有すべき情報が多くあります。お知らせ・掲示板機能を活用すれば一斉に送信することが可能です。
また病院では時差出勤があります。時差があっても漏れなく情報伝達ができる機能は重宝されます。24時間体制で動いている病院では、お知らせ・掲示板は必須の機能と言えます。
文書管理
病院で役立つグループウェアのオススメ機能に、文書管理というものがあります。病院で共有したい文書やマニュアルを、スムーズに伝達可能です。また紙の文書を保管したり探したりする手間が省けます。
ペーパーレス化することで、業務の時間短縮ができます。また長期的にみると経費削減効果もあります。
スケジュール管理
スケジュール管理も、病院で役立つグループウェアのオススメ機能の一つです。病院では医師や看護師、薬剤師、検査技師、医療事務スタッフなど多様な職種の人が勤務しています。
職種ごとに勤務体系が異なるため、スケジュール管理が複雑になります。そこで病院向けのグループウェアを活用すれば、スタッフのスケジュール管理を効率的に行うことが可能です。
スケジュール管理の機能では、全スタッフの出勤情報や動きがリアルタイムで確認できます。グループウェアによっては、スケジュール機能に他の機能を組み合わせることも可能です。
病院で役立つグループウェアの選び方
病院で役立つグループウェアを選ぶ際には、サポート体制と操作性を確認するとようにしましょう。
グループウェアには多くの機能が搭載されているので、最初からすべてを把握して活用するのは難しいかもしれません。しかし、グループウェア導入後に気軽に相談できるサポート体制があれば、わからないことがあっても安心できます。
またグループウェアを導入しても、使い方が難しい場合は病院で活用されない可能性が高いです。スタッフが使いやすいと感じる操作性を持ったグループウェアを選ぶようにしましょう。
病院で役立つグループウェア
病院で役立つグループウェアには、CoMedix、GroupSessionがあります。それぞれご紹介していくので、自院に適したグループウェアかどうか確認するようにしましょう。
CoMedix
CoMedix（コメディクス）は医療機関に特化したグループウェアです。株式会社メディシステムソリューションが提供しています。委員会・ワーキンググループ、お知らせ回覧など、病院向けの機能を備えていて、医療機関特有の問題が解決可能です。
そのため全国の病院で多く導入されています。またインシデントレポートや研修受講管理などのオプションを追加すれば、業務をさらにサポートしてくれる強力なツールになります。オプションで料金がかかるのが小さなデメリットかもしれません。
また個人やグループの業務管理、コミュニケーションを円滑にするだけでなく、病院全体の業務を一括管理できるのも嬉しいポイントです。
GroupSession
GroupSession（グループセッション）は、基本的に無料で使用できるグループウェアです。日本トータルシステム株式会社が提供しています。
Web型とクラウド型、オンプレ型の3種類があります。オンプレ型は大規模病院へ導入しても安定した運用が可能です。
GroupSessionでは複数の施設を持っている病院でも、横断的に患者の情報を共有できます。ファイルメーカーや電子カルテなどのシームレスな連携もできます。スケジュール確認機能を使用すれば、スタッフ同士の電話の数を減らせます。
GroupSessionを活用すれば、業務の無駄を省くことが可能です。スマホやタブレットからでも活用できるので、場所を問わずスムーズにアクセスできます。
しかしスマホやタブレットをまめに確認する必要があるのが、唯一のデメリットかもしれませんが、気にならなければ問題ありません。
まとめ｜病院にグループウェア導入で業務効率化！
病院で役立つグループウェアを導入すれば、スムーズな情報連携、コミュニケーションの活性化が実現可能です。その結果、病院の業務効率化が図れます。
また病院でグループウェアを活用すれば、高度なセキュリティ対策ができます。患者の個人情報保護にも役立ちます。今回ご紹介した内容を参考にして、自院に適したグループウェアの導入を検討してみてください。
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