こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスでは職種を問わず、さまざまな会議があるでしょう。しかし対面での会議には無駄が多く、会議が長引いてしまいがちです。会議時間が長くなると、自分だけでなく参加者全員を拘束することになり、他の業務に使える時間を奪ってしまいます。
会議時間を減らすために、「ITツール」を活用する企業も増えています。ITツールは、業務効率化するためのオンラインツールです。会議時間を減らすためには、ITツールのメリットやおすすめを把握する必要があります。
そこで本記事では、ビジネスの会議時間を減らすためにITツールを活用するメリットや、おすすめのITツールをご紹介します。会議に無駄が多くお悩みの方は、ぜひお読みください。
目次
会議時間を減らすためにITツールを活用する4つのメリット
ITツールを活用することにはメリットが多く、会議時間を減らすことが可能です。まずは、会議時間を減らすためにITツールを活用する4つのメリットについて、順番に解説します。なお、会議の生産性を上げるポイントを知ることで、より会議時間を減らすことが可能です。詳しくは、こちらの記事を参考にしてください。
会議の生産性を上げるためには？おすすめITツールやポイントを紹介！
リモート会議を実現できる
対面での会議では、関係者が集まらなければならないため、必ず移動の手間が発生します。移動時間には当然ながら、他の業務が行えません。また、場所が決まっているためリモートワークでは参加できませんし、前後の予定にも少なからず制約が生まれるでしょう。
ITツールを活用することで、リモート会議を実現できるのが最大のメリットです。移動のために余計な時間を奪われない上に、リモートワークにも対応できます。自分はもちろん参加者全員の拘束時間が減り、他の業務に専念しやすくなります。
会議の進行がスムーズになる
対面での会議では、スムーズに進行できないことも多いのではないでしょうか。印刷した会議資料を配ってから説明するのでは、本題に移るまでに多くの時間がかかります。また距離が近いこともあり、議論が脱線することも多いですよね。
ITツールを活用すれば、会議前の情報共有が容易となります。事前に会議の目的やトピックを参加者に共有すれば、よりスムーズに会議を進行できるでしょう。また、メッセージベースのリモート会議にすれば、会議の脱線を抑制することにもつながります。
「言った言わない」をなくせる
対面の会議だと、議事録担当者が議論内容を細かく記録する必要があります。しかし、長時間にわたる会議の議論内容を全て正確に記録することは、容易ではありません。そのため、後から「言った言わない」のやり取りが発生することも考えられます。
ITツールを活用したリモート会議であれば、こうした無駄なやり取りがなくなります。動画ベースでもメッセージベースでも必ずデータとして残るため、後から議論内容の確認が可能です。「言った言わない」の無駄なやり取りがなくせるのはもちろん、議事録担当者の負担軽減にもつながります。
会議の日程調整も効率化できる
会議そのものだけでなく、会議前の準備も時間がかかりやすい作業といえます。特に開催日程の調整では、全参加者のスケジュールを考慮しなければならず、メールなどのやり取りが増えがちです。正確に日程調整できないと予定が重複してしまい、再調整が必要となることも。
会議の日程調整は、「日程調整ツール」を使うことで効率化できます。日程調整ツールを使えば、候補日程の選定やスケジュールの更新を自動化でき、日程調整の手間を削減可能です。自分で日程を考える必要がなくなり、予定の重複も防げます。日程調整ツールについて詳しくは、次の記事をご一読ください。
ビジネスに便利な日程調整ツール！メリットや選ぶポイントをご紹介
会議時間を減らすために、おすすめのITツール2つ
ここでは、会議時間を減らすために役立つITツールを2つご紹介します。なお、より多くのITツールを知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
ITツールを導入して業務効率化！企業での活用シーンを５つご紹介
メッセージベースのリモート会議が可能な「ビジネスチャット」
「ビジネスチャット」は1対1やグループで、メッセージによる会話が行えるITツールです。多くのビジネスチャットは自宅でも使えるため、メッセージベースのリモート会議が容易に行えます。メッセージを入力して送信ボタンを押すだけで発言できるので、リモートでもスムーズな議論が可能です。文字データとして残せるため、議事録を作成する負担も減らせます。
会議の事前準備を効率化できる「日程調整ツール」
会議の開催日程を調整する際には、前述した「日程調整ツール」の活用がおすすめです。候補日程をメールで展開して、相手に日程を選択してもらうだけで日程調整が完了します。日程調整のやり取りを最小限に抑えて、他の業務に使える時間を増やせます。また、候補日時の自動選定機能を使えば、予定が重複する心配もありません。メールの展開時に、会議の目的やトピックを共有することも可能です。
ITツールのメリットを活かして、会議時間を減らしましょう！
今回は、ビジネスの会議時間を減らすためにITツールを活用するメリットや、おすすめのITツールをご紹介しました。
ITツールを活用することで会議時間を減らせるのはもちろん、「言った言わない」のすれ違いを防ぐことも可能です。また、最近ではリモートワークを取り入れる企業が増えています。ITツールによりリモート会議を実現すれば、時間や場所の制約が少ない柔軟な働き方の実現にもつながるでしょう。
ITツールの導入をお考えの方には、多機能な「グループウェア」がおすすめです。情報共有やコミュニケーションに特化したITツールで、会議に役立つビジネスチャット・日程調整ツールを兼ね備えています。さらに、タスク管理や勤怠管理などのさまざまな機能があるため、より幅広いビジネスシーンに役立ちます。
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