こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
今では、ミーティングという言葉は当たり前に浸透しています。しかし、本当にミーティングを行えていますでしょうか。ミーティングはさまざまな環境でも行われる可能性があります。
しかし、意見があまり出なかったり、話がまとまらなかったりと思うように進まないことが多々あるでしょう。意見を集めて集計したり、情報共有し活動に活かすためのミーティングなのに、これでは時間の無駄になってしまいます。
そこで本記事では、質の高いミーティングを行うためのコツと効率的なミーティングを実現させる方法についてご紹介していきます。
ミーティングとは
ミーティングを辞書で引くと、「打ち合わせや連絡のための会合」とされています。2人以上で集まって話し合うことがミーティングということで、ただミーティングを行うだけならなにも問題はありません。しかし、仕事やイベントなど、何か目的をもってミーティングを行う場合でも、話し合いだけで終了してしまったら、それは質の高いミーティングとは言えません。
質の高いミーティングは、個人では限界がある「ひらめき（アイデア）」を引き出すための場でもあります。様々な考え方、役職の人と会話をすることで、思わぬアイデアが生まれることがあります。また、自分の考えを言葉にすることで、頭で考えていることの整理をすることが出来、考えがまとまります。
何かプロジェクトが進行している場合のミーティングには、進捗状況や情報の共有を行うという目的があります。無駄な時間をかけずに的確に情報を伝えることが求められます。
進捗状況を判断し、話し合いの結果、今後の方針を導くことこそミーティングを行う意義があります。
また、ミーティング参加者と会話をすることで、相手を理解でき、自分のことも伝えられ絆・結束力を強めることにも繋がります。
ミーティングと会議の違いは
ミーティングと会議の違いですが、ミーティングは情報の共有が主であり、会議は必ず議題に対して決定（採決）が行われます。ミーティングは比較的フランクな印象が強く、行い方も様々です。ご飯を食べながら行うこともあります。参加メンバーで意見を出し合いながら、情報を共有しておくことがメインになります。
会議は、ミーティングに比べて重みがあります。意思決定が目的なので、決定権を持つ役職の人が参加していることが多く、企業ですと経営陣が集まるものはたいていが会議になるでしょう。
ミーティングを行う上で注意すること
ミーティングを行う際に念頭に置いておいてほしいポイントを紹介します。
時間配分を考える
よくミーティングが盛り上がり3時間も4時間も終わらないことがあります。一見、長引くということは、たくさん意見が出ていいことのように思えますが、実はあまり効率的ではありません。ミーティングが長引くほどに集中力が切れ、いい案が出てこなくなったりします。
時間設定は1時間程度にし、時間内に話がまとまらなくても次回に持ち越します。
この時、なぜ時間内に話がまとまらなかったのかを考えておくようにしましょう。振り返りを行っておくことで、次回のミーティングに活かし、時間配分を上手に行えるようになります。
事前準備
何事においてもそうですが、ミーティングでも事前の準備はとても重要です。ミーティングは事前準備の質で結果が大きく変わるものと理解しましょう。事前準備で行うことをそれぞれ解説していきます。
【人数の選定】
大人数になると、意見もたくさん出ると思うかもしれませんが、そんなことはありません。ミーティングに必要な人数を考え、最小限にしましょう。あまり人数が多いと意見がまとまらなくなり、ミーティングの質が落ちてしまいます。何より人数が増えるほどに時間配分が難しくなり、よけいな時間をかけてしまうことでしょう。
【ゴール設定】
ミーティングを行う際には、事前にミーティングを行う理由と「何を目指しているのか」を明確にし、参加者に伝えておきましょう。ミーティングに慣れるほどにこのことを考えておかないと話がまとまらなくなる危険性が発生します。ミーティングでの発言内容は事前にまとめておき、シミュレーションをしておきましょう。
【会議室づくり】
ミーティングは、大抵の場合が会議室を利用すると思います。ミーティング会場づくりは質の高いミーティングを行うために必要があるので参考にしてみてください。
まず行いたいのが、座席の位置です。向かい合わせ（対面）にしてしまうと緊張感が生まれやすいとされているので、ホワイトボードやモニターを用意して全員がそちらに向かうようにすると発言がしやすいでしょう。
または、円になるように設置することで、対面がなく全員の顔を見渡せるので落ち着いてミーティングを行えるでしょう。ミーティング参加人数と目的に合わせた座席位置を決めていきましょう。
ミーティング中の内容は議事録に必ずまとめましょう。議事録には、ミーティングで話し合った内容だけでなく、ミーティングで決まった、後の行動についても記載しておくことで動きやすくなります。議事録に書かれている項目は、参加者の合意を受けたものという証明にもなるので、大切な記録になります。
ただし、議事録はミーティングで出た意見を羅列するだけでは意味をなさないので、目的をもって記載するようにしましょう。
ミーティング進行方法
始めに、ミーティング開催をどのような目的で行うか考えをまとめます。どのような話し合いをし、結果どのように話をまとめたいのかを明確にしましょう。目的がはっきりしたら、ミーティングに必要なメンバーを決めます。
この時、本当に必要な最低限の人数に絞ることで、ミーティングをスムーズに進行することが出来ます。メンバーの選定が終わったら、次は日程を決め、会議室を押さえます。この時気を付けなければいけないのは、参加者全員の予定と会議室の空き日すべてを考慮して、日程を調整することです。スケジュール管理のITツールを導入することでスムーズに日程調整を行えるでしょう。
ミーティング日が決定したら、ミーティングの際に補足として使う資料の作成を行います。
よく、何の準備もせずにミーティングを行う人がいますが、資料の有無はミーティングの質を大きく変えていくでしょう。
資料は難しくし過ぎずにシンプルで分かりやすいものを心がけましょう。枚数に関してもたくさんあればいいというわけではないので、要点を絞り、あくまで補足的なポジションで資料を作成するといいでしょう。
ミーティング当日、いざ話し合いが始まった際に、資料をただ読み上げるだけでは、意味がありません。資料はあくまで補足として、大切なことは参加者の顔をみながら言葉で説明しましょう。重要な部分は強調し、あまり重要でない部分は簡略化して進めることで効率よく時間を使うことが出来ます。
打ち合わせ終了後、振り返りを行うこともとても大切になります。ミーティング中に挙げられた問題点をどうやって解決するのかを整理してまとめることで業務もしくは次のミーティングに活かすことが出来ます。
ミーティングの質を上げるためのITツール
以上、ミーティング概要と効率的なミーティングを行う方法を紹介しました。
ミーティングと一言でいっても、その内容は多種多様です。そのため、必ず正解の方法というのはなく、目的や内容によってミーティングのやり方を変えていくことが質の高いミーティングのポイントです。一度で完結せず、継続的にミーティングを行い、振り返ることで質のいいミーティングに向上します。
質のいい効率的なミーティングを目指す方はおすすめなのが、グループウェアなどのITツールです。ITツールは、ミーティングのサポートだけでなく、デザイン組織や企業文化の構築など様々な支援を行っています。気になる方はぜひチェックしてみてください。
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