こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
製造業は、日本になくてはならない産業です。しかし、昨今では少子高齢化や新型コロナウイルスの感染拡大など、製造業を取り巻く状況にも大きな変化が生じています。 長い間日本を支えてきた製造業も、これからの時代に生き残るためには、様々な課題をクリアすることが求められます。 その1つが「業務標準化」です。
業務標準化とは、社員によらず一定の業務品質を確保できるように、業務フローなどを整備することを指します。業務標準化は昨今の製造業にとっても重要ですが、その理由をご存じない方も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、製造業における業務標準化の重要性や成功のポイントについてお伝えします。製造業にお勤めの方は、ぜひご覧ください。
目次
製造業に業務標準化が重要となる3つの理由
製造業に業務標準化が重要といえるのは、主に3つの理由からです。1つずつ、順番に解説します。
人材育成の負担を軽減できるため
日本の労働人口は減少の一途をたどっており、ビジネスにおける人材不足が深刻となっています。製造業も例外ではなく、人材確保に苦戦している企業は多いでしょう。
限られた社員だけでも業務を回していくためには、既存の人材をしっかり育成することが大切です。
しかし、若手社員に1から10まで手取り足取り教えるのでは、先輩社員の負担が大きくなります。こうした課題の解消に一役買うのが、業務標準化です。 業務標準化により業務フローなどを若手社員がアクセスできる形で整備すれば、先輩社員が直接教える負担を大幅に軽減できます。結果として、人材育成の実現につながります。
属人化を解消できるため
製造業では、「属人化」に頭を抱える企業も多いのではないでしょうか。属人化とは、ある業務が特定の社員だけにしか務まらない状態になることです。 属人化が起きると、社員1人ひとりの負担が大きくなる上に、社員が突然不在となった場合に業務の継続が困難となってしまいます。
こうした課題をクリアする上で、業務標準化が重要です。 業務標準化すれば、全ての社員が様々な業務のノウハウにアクセスでき、担当外の業務でも実施できるようになります。 その結果、属人化が解消されて変化に強い組織となるでしょう。
属人化について詳しくは、次の記事を参考にしてください。
全社的な生産性向上につながるため
どれだけ優れた人材でも、決められた時間の中で生み出せるアウトプットには限界があります。たとえば、1時間で100点のアウトプットを出せるベテラン社員と、50点しか出せない若手社員がいたとしましょう。ベテラン社員は業務に元々無駄が少ないため、それ以上アウトプットを増やす「伸びしろ」は期待できません。
一方で経験の少ない若手社員でも、タイムロスがなければ1時間に50点のアウトプットは出せます。しかし業務で不手際があると、50点は簡単に0点になってしまいます。 つまり、100点を110点に上げる努力よりも、50点を0点に減らさないようにする努力の方が簡単なのです。 これは製造業にも当てはまります。
まずは、全ての社員がタイムロスなく業務できる環境を整えた方が、企業全体としての生産性向上につながりやすいでしょう。それを実現するための手段が、業務標準化です。業務のルールなどを整備してアクセスしやすくすることで、全社員のタイムロスを最小限に抑えられ、生産性向上につながります。
製造業で業務標準化を成功させるための3ポイント
ここでは、製造業で業務標準化を成功させるための3ポイントをご紹介します。
標準化の対象業務を決める
製造業に限らず、企業には様々な業務があります。一度にすべてを業務標準化しようとしても、結局どれも中途半端になってしまいがちです。そのため、標準化すべき業務を事前に明確にして、対象業務を絞って標準化に取り組みましょう。 まずは各業務の現状を調査して、課題がないか洗い出します。
そして、対応すべき課題があるものを優先的に対応すると良いでしょう。このとき、一部の経営陣だけでなく、現場も含めた幅広い社員の意見を取り入れるべきです。対象業務が決まったら、当然ながら関係者との情報共有も必要となります。
PDCAサイクルを回して継続改善する
業務標準化において、業務フローなどを見直したらマニュアルを整備します。このとき、マニュアルの整備だけで終わらせてしまっては、業務標準化の意味がありません。見直したマニュアルを社員に共有して、実業務に取り入れましょう。そしてPDCAサイクルを回して、継続的に取り組んでいくことも大切です。
そうすることで、新しい業務が増えた場合にも、業務フローをアップデートできます。 ただし、いきなり全社的に業務フローの変更を適用すると、問題があった場合に大きな混乱が生じます。 PDCAのDo（実行）を実施する場合は、まずはチームを限定してテスト運用するのが賢明です。
その後、Check（評価）で問題がないか確認し、Act（改善）で業務フローを適宜改善して次のサイクルにつなげましょう。 PDCAサイクルについて詳しくは、こちらの記事を参考にしてください。
ITツールを活用する
業務標準化を成功させる上で、「ITツール」の活用も欠かせません。ITツールによってオンラインでの情報共有やコミュニケーションが行えるため、効率的に業務標準化の取り組みを実施できます。 とはいえ、多種多様なITツールが存在するため、用途に合ったものを選ぶことが大切です。
業務フローなどをマニュアル化するなら、オンラインでマニュアルの作成・共有が行える「社内Wiki」が役立ちます。また、プロジェクト管理をオンラインで効率化できる「プロジェクト管理ツール」を使うと、業務標準化の取り組みを可視化できます。
製造業におすすめのITツールを詳しく知りたい方は、次の記事をお読みください。
ITツールを導入して、製造業の業務標準化を成功させましょう！
今回は、製造業における業務標準化の重要性や成功のポイントについてお伝えしました。 業務標準化によって、製造業が抱えている様々な課題を解決できます。業務標準化の取り組みを行う前に、成功のポイントを把握しておくことが大切です。 特にITツールの活用は、業務標準化を成功させる上で鍵となります。
しかし、多くのITツールを導入すると、どうしてもコストが膨らんでしまいます。 コストを抑えてITツールを導入するなら、「グループウェア」がおすすめです。情報共有やコミュニケーションを効率化する機能を数多く搭載したITツールで、製造業でも導入が進んでいます。
製造業の業務標準化を成功させたい方は、ぜひグループウェアなどのITツールを導入しましょう。
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