こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務の効率化のために、ツール導入を進めるのは、とても重要な意味を持ちます。現在ではツールの活用で、働き方自体も大きく変わりました。テレワークにも活用できるものも多く存在し、グループウェアのように統一されたプラットフォーム上で使えるものもたくさん出てきたからです。このようなツールは大変便利ですが、どこでも浸透して使いこなせているわけではありません。
なぜ現場にツール導入しても、うまく浸透できないのか。これにはさまざまな問題が関わっているからです。導入前に理解しておけば、事前に打てる対策も沢山あります。
目次
ツール導入を進めても現場に浸透しないのはなぜか
ツール導入にあたって、さまざまな条件を検討したはずです。事前のシミュレーションも繰り返しながら、本当に活用できるかどうかの検討したでしょう。しかし、現実に起こる問題は複雑であり、簡単に解決できない部分もあるのです。導入後にわかる問題も含め、できる限り理解しておかなければいけません。
優れた機能も使いこなせない
浸透しない理由として、どんなに優れたツール導入を進めても、それを使いこなせるかどうか別問題です。どんなに優れたハードを用意でも、使う人間が対応できなければ、性能を発揮できません。
現在のツールの大半は、パソコンやタブレット、スマホ上で使用するものであり、デジタルな状況の中で利用します。つまり、デジタルに対し対応力を発揮できないと、優れたツールであっても浸透しません。
使いこなせないのは、何も人間だけではない点に注意が必要です。ソフトウェアとしてのツール導入を進めても、ハードであるパソコンなどの機器が対応しきれなかったケースもあります。ある程度予想していても、実際に導入してみたらうまく稼働しないと浸透しません。
それどころか使用を避ける時も出てきます。利用が面倒で、効率化ができないと判断された状態です。最悪のケースでは、導入前の状態に戻るため、早期に解決しなければいけません。
ルールがあいまいでどうしていいかわからない
ツール導入にあたって、いったいどのように使うのか、ルールが明言されていないと浸透しません。考え方を変えてみるとわかりやすくなりますが、ボール一つ渡されて、それで遊びなさいと言われれば、何のルールもないところで、いろいろと考えなければいけないでしょう。ボールとバットがあり、人が二人いれば投げて打つことができますが、これにもルールが必要です。人に当ててはいけない、パットでボールを打ち返す。暗黙の了解かもしれませんが、ルールがあるからこそ遊べるのです。
なければ作れば済みますが、これが独自の解釈となり、ツール導入の浸透を妨げてしまいます。当事者以外はよくわからないルールができあがりやすく、統一性がないため大きな障壁となるからです。
データの活用方法が見えてこない
目的の部分がよくわからず、使ってもうまく活用できないと思えば浸透しないでしょう。得られたデータを何に使うか、データの価値の部分から理解しなければ浸透しないのです。これは全員がうまく使いこなせない原因にもつながりますが、意識の共有がうまくできていない状況が考えられます。目的がわからず、ツール導入から迷走している時によく見られるのです。
情報共有を目的としてツール導入を進めた場合、どうしてこのような結果になったか、利用する人が知らなければいけません。これはグループウェアなどを導入でも同じで、目的の共有が曖昧な状態となると、起こりやすい原因です。
各ツールがばらばらで覚えきれない
現在、業務用として開発されたツールは、非常に多くの種類があります。種類が豊富であることは、ユーザーにとってメリットがあるのは間違いありません。自分たちの業務に合わせて選択しやすくなるからです。
しかし、何もかもバラバラでツール導入したらどうなるでしょうか。優れたツール導入は大切ですが、全て操作が同じではありません。数が増えてくると操作を覚えるだけで、時間と労力を必要とします。浸透する前に、これだけ大きな障壁があれば、うまくいかないのも当然です。
もう少し身近なもので考えれば、マイクロソフトのオフィスシリーズを導入するのは基本となりました。一般的なものとしてワードとエクセルがありますが、どちらも同じ使用感とは言えません。もともと違ったツールとして開発されてきた経緯があり、情報の共有ができても、やはり癖が残っているからです。そのためワードが得意な人もいれば、エクセルが得意な人も存在する状況が生まれています。このような違いが生まれるため、浸透させるためには非常に多くの時間が必要なのです。
ツール導入を現場に浸透させる解決方法
ツール導入を成功させるためには、問題点を解決するのが近道です。どのような方法を使えば、問題を解決する、または軽微なものへと変えられるのかを判断します。自社の条件に合ったものを選ぶのも大切となるため、条件の洗い出しからスタートする必要があるのです。
全員が使えるようにする
浸透する状況は、単純に全員が使えればいいわけです。しかし、そんな簡単に使えないかもしれません。少なくても社員が使える状況になるよう、わかりやすいツールの導入が必要です。
グループウェアを利用するのもこの対策の一つで、使用感を変えず、多くのツールの導入を促進できます。全員が使えるところまで持っていくのは簡単ではありませんが、大事なポイントです。
ルールを制定しメリットがある仕組みを作る
ツール導入にあたりいろいろなルール設定します。
どのように活用するのか、そのタイミングなどもルール化しなければ、うまく浸透しない可能性が出てきます。
ルールの中にはインセンティブの設定も挙げられます。情報共有のためのツールを導入したとして、自分の大事な情報を共有するとなれば、何かしらの対価が必要です。浸透させるためのルールに盛り込まなければいけません。
業務フローの変更
ある程度浸透する予測が経ってからでなければできませんが、便利なものであると認識してもらい、業務フローの変更をかけます。業務の中でツール導入したものが、活躍できる設定を作るのです。ただし、うまくいかなければゴリ押し感が出てきます。便利でもないのに無理やり使わなければいけない状況と捉えられてしまうと、浸透速度が落ちるのです。
トップから使っていく
ツール導入しても、誰も使っていないなら、日本人的に使いづらいものとなるでしょう。誰かが扱っていれば、自分も使ってみようと考えます。特にトップが積極的に利用していれば、それに合わせて行動も考えるのが日本人的な思考です。現場よりもトップが率先して進めていくのは、簡単ではないかもしれません。
現実的には、難しいことをする必要はありません。基本的なことでも利用できれば、状況は大きく変わります。
業務だけではないツールの活用
どのようなものを浸透させるとしても、業務の時間は限られています。つまり、少しでも利用できる機会を増やさなければ浸透しないのです。業務の時間は限られているため、それ以外の時間でも利用を推奨してあげるだけで違いが出ます。わずかなことですが、この繰り返しが重要になるのです。
ツール導入はグループウェアで進めるメリット
ツール導入は、思い切った業務改革になるケースも多いでしょう。大きな負担をかければ、浸透が遅れることも出てきます。費用をかけておこなった施策も、上手くいかなければ意味がありません。費用対効果もガタ落ちです。
問題をカバーするために、グループウェアが役立ちます。同じような使用感になれば、機能も覚えやすいでしょう。導入にあたって操作を複雑にしないためにも、利用しやすい環境を作れるグループウェアが向いているのです。
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