こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「案件管理をもっと効率的に行いたい」「ITツールを使って作業効率をアップさせたい」
そう考えている社労士の方も多いのではないでしょうか。
ITツールを使うことで、業務を進めやすくなります。
そこで今回は、ITツールで案件管理をするメリットとコツをご紹介します。
事務所内のデジタル化を進めたい方は、ぜひチェックしてみてくださいね。
ITで管理するメリット
ITで案件を管理する主なメリットは以下の通りです。
- 日程調整にかかる時間を短縮できる
- 外出先でも案件概要をチェックできる
- ハンコから脱却できる
- 進捗がわかりやすい
- コストカットに繋がる
- デジタルに強いことをアピールできる
それでは、各項目を見ていきましょう。
外出先でも案件概要をチェックできる
ITで案件を管理するメリットは、外出先でも内容をチェックできることです。
社労士は顧問先との打ち合わせなどで外出の多い職業です。
そのため、「この資料の内容はどうだったっけ」と思った際、「オフィスに問い合わせてみよう」「戻ってチェックしよう」となった経験も多いのではないでしょうか。
だからこそ、ITで案件を管理するのは特におすすめです。
外出先でもパソコンのほか、スマートフォンやタブレットから資料をチェックできます。
オフィスに戻るまでの時間や、問い合わせの時間も省略できるため、仕事の効率もアップするでしょう。
このように、ITで管理するとどこでも資料をチェックできる、というのはメリットの一つです。
進捗がわかりやすい
案件をデジタルで管理すると、進捗がわかりやすくなります。
アプリによっては、現在の進捗を入力することで知らせることができるのです。
- %
- 未、済
などを、スケジュール表やタスク表に書き込むことができます。
そのため、「○○さんは、この作業滞りなく進められているかな？」と思った際、メールや電話をしなくとも、スケジュール表を見るだけで、現在の進捗を確認できるのです。
このスケジュール表は、タスク管理にも便利。
個人単位で進捗表を作ることで、作業の漏れを防ぎます。
社労士事務所では、クライアントごとに頭を切り替えて多岐にわたるタスクを進めなければいけないことも多いでしょう。
そうした際に、スケジュール+進捗が表にできるこの機能はおすすめです。
日程調整にかかる時間を短縮できる
社労士事務所では、様々な方とのアポイントがあるかと思います。
そんな時、デジタルで案件を管理していると日程調整にかかる時間を短縮できるのでおすすめです。
- 候補日を連絡する
- メール対応
- 予定の合う日を調整する
- 決まった日時を連絡する
- メール対応
日程調整では、こうした流れが多いでしょう。
ITツールの中には、このような日程調整を楽にするための専門アプリもあります。
それを使えば、
- 空いている予定を同期しているカレンダーアプリから自動抽出
- 上記から、クライアントが候補日を洗濯
- 決まった予定をカレンダーアプリに同期
といったことが可能になります。
文字で書くと少し難しい内容になってしまいましたが、グルメサイトや旅行サイトなどで予約を取るようにお客様に候補日を選択してもらえるようになるのです。
メールの回数や仮押さえなどの手間を省くことができるため、日程調整をスムーズに進められます。
コストカットに繋がる
デジタルで管理することで、コストカットに繋がります。
なぜなら、用紙代や印刷代、管理費用などを削減できるからです。
1つ1つは、経費の中でも小さな要素かもしれません。
しかし、それらが積み重なると意外とコストはかかっているもの。
ITを用いてペーパーレス化することで、そうしたコストをカットできるのです。
社労士事務所では、顧問先への資料や、法律関連の書類チェックなど、紙を印刷する機会も多いかと思います。
そのため、ペーパーレス化することで、他の職業よりも高くコストカットの実感を得られるでしょう。
費用だけに限りません。
ファイリングや印刷にかかる時間も無くすことができます。
キーワードを打ち込めば、すぐに探している資料を見つけることもできるでしょう。
このように作業時間の短縮にもIT化は効果があります。
デジタルに強いことをアピールできる
「メールやチャットでの連絡ができないから、依頼をやめた」そう判断している依頼者もいるそうです。
電話やFAXは便利な側面もあります。
ただし、そうしたコミュニケーションを苦手とするお客様もいるのです。
特にIT業界やコンサル業界ではこのような風潮が見受けられます。
そのため、案件等をITで管理し、デジタルに強いことをアピールできれば、そうした層のクライアントからの依頼も増えるかもしれません。
また、社労士事務所がデジタルツールに強くなることで、人事システムの刷新や、テレワークの導入など、クライアントに新たな提案をできる可能性も広がります。
ITツールの案件管理方法-コツ3選-
ガントチャートを使う
案件管理で重宝するのが「ガントチャート」です。
アメリカのコンサルタントが、プロジェクト管理に特化したスケジュール法として
提唱したメソッドです。
このガントチャートは、
- コンサル
- 資料作成
- 打ち合わせ
など、多方面の業務を行う社労士業には特におすすめのメソッドとなっています。
ITツールの中には、ガントチャートが備わっているものも多いため、活用することで、効率的にスケジュールやタスク管理を行えるようになるでしょう。
まずは、エクセルのような表に、横に日程、縦にタスク名を入力していきます。
あとはそのタスクを行う日程に印と担当者名を記入していくだけです。
こうすることで、
- 誰が
- いつ
- 何を
すればいいかがわかりやすくなります。
また、作業の進捗も記入できるため、プロジェクト管理もしやすくなるでしょう。
縦にプロジェクトメンバーを記入し、日程との交わるところにタスク名を入れるやり方もできます。
事務所内で、どのようなやり方がスムーズに進むか検討した上で、取り入れてみてはいかがでしょうか。
使いやすいソフトを選ぶ
ITツールを導入する際は、使いやすいものを選びましょう。
「安いからこのソフトにしたけど、やり方が全然わからない」「海外のものにしたら、英語で書かれていてわからなかった」これらは、ITツール導入の失敗例としてよく聞かれる理由です。
こうならないためにも、使いやすさを重視して選ぶことをおすすめします。
- スマートフォン、タブレットでも操作しやすいか
- サポート体制は十分か
- 無料体験はできるか
などをチェックし、事務所に合ったITツールを導入しましょう。
利用のルールを作る
ITツールを導入する際は、ルールを作ることをおすすめします。
「終業時間を過ぎてもチャット対応を指示される」「ITツールの使い方を質問されっぱなしで苦痛に感じる」などが原因で、ストレスに感じるスタッフが出てくる恐れもあります。
そうならないためにも、
- ○時以降はチャット対応はしなくとも良い
- ITツールの担当者を配置する
などの利用ルールを作ってみてはいかがでしょうか。
ストレスを軽減して仕事を進めるためのツールで疲弊してしまっては、元も子もありません。
そのため、ルールを明確にし、快適に案件管理ができる環境を作っていきましょう。
小規模から始めてみる
いきなり、全案件をITツールで管理しようとすると、ミスが重なり、手間と時間が余計にかかってしまうこともあります。
そのため、「このクライアントの案件をITで管理してみよう」など、まずは小規模からITツールを導入することをおすすめします。
(できれば無料トライアルで複数のツールを使うことを推奨します)
実際に使ってみることで、
- スケジュールにはこれを記入したほうがいい
- チャットでは冒頭の挨拶は不要
- このアプリの方が使いやすい
- このオプション機能はいらない
など、様々な発見があるはずです。
その結果、事務所にぴったりのITツールを選ぶことができるでしょう。
不要なオプションを省くことで、導入コストも安くできます。
そのため、ITツール導入の際は小さな範囲から始めることをおすすめします。
ITで案件管理を効率的に
案件管理にITツールを用いることで、
時間や手間の省略をすることができます。
スムーズに仕事を進めることができ、ストレスも溜まりにくくなるでしょう。
案件管理のポイントは、
- ガントチャートを使う
- 使いやすいソフトを選ぶ
- 利用のルールを作る
- 小規模から始めてみる
です。
導入を検討している際は、参考にしてみてください。
また、ITツールを案件管理以外にも使いたいのであれば、グループウェアがおすすめです。
業務効率を上げるための機能がセットになったツールなので、1つ1つのソフトを契約するよりも、割安になることも。
詳しい情報は関連記事にてチェックすることができます。
ぜひご覧ください。
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