こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
会社員の働き方として新しくリモートワークが推進されており、スケジュール管理の重要性が再認識されています。多くの企業で、効率的なコミュニケーションと情報共有も求められています。
そこで、チャットツールでありながらスケジュール管理も行える「LINE WORKS」の特徴や機能、メリットをご紹介します。使いやすくてコミュニケーションが取りやすいLINE WORKSを導入して、業務効率化を図りましょう。
スケジュール管理ができるLINE WORKSとは
LINE WORKS（ラインワークス）は、ワークスモバイルジャパン株式会社から提供されているビジネスチャットツールです。チャットツールでおなじみの「LINE」のビジネス版といえばイメージしやすいでしょうか。
電子メールを普段の業務に使用している企業では、必要な要件以外に昔ながらの定型文を入力する必要があり、手間に感じることが多いです。チャット機能を利用すれば要件のみをスピーディーに伝達することが可能です。チャットツールでありながら、スケジュール管理もできるLINE WORKSについて解説します。
LINE WORKSの特徴
LINE WORKSは、LINEでおなじみのチャットやスタンプ機能に加えて、ビジネスシーンで活用できる機能を搭載しています。チャットメンバーの追加は管理者が行うので、必要なメンバーだけを招待することが可能です。
LINEに近い操作性なので、新たに操作方法を覚えなくても問題なく使用できます。他のビジネスチャットツールとの違いとして、既読機能で見ていない人の特定ができます。未読の人を特定でき、すぐに次のアクションに移れるので業務効率化が可能です。
LINEとの違い
LINE WORKSは、LINEよりもビジネスシーンで活躍する機能を搭載しています。ファイル検索やカレンダー、メール機能も使えるのでビジネスに役立つ情報の一元管理が可能です。カレンダー機能を有効活用することでLINE WORKSによるスケジュール管理も行えます。
IDとアプリもLINEとは別のものを使用するので、ビジネスとプライベートが混同しません。LINEを業務で使用することに抵抗がある社員でも問題なく使えます。
LINE WORKSで業務効率化に役立つ機能
LINE WORKSの特徴ともいえるビジネスで役立つ機能をご紹介します。それぞれ確認して普段の業務の効率化に役立てましょう。
カレンダー機能
LINE WORKSのカレンダー機能は、個人のスケジュールだけでなく、チーム単位でのスケジュール管理や会社単位でのスケジュール管理も可能です。個人のタスクを設定してチームに共有したいものだけ共有設定を行えば、チーム内にタスク情報を伝えられます。
共有カレンダーでは、チーム内のメンバーが共有設定したタスクもチーム全員が共有できます。会社カレンダーは管理者のみスケジュールの設定や変更ができるので、全社で行うイベントの共有が可能です。
カレンダー機能を上手に使えば、全体の予定が把握できるので、新しいイベントの作成や会議室の予約などもダブルブッキングすることなく設定できます。プッシュ通知によるリマインドもタスク漏れに効果的なので有効活用しましょう。
外部とのトーク機能
LINE WORKSは、唯一LINEと連携できるビジネスチャットツールです。外部トーク連携機能を使って、取引先のLINEとコミュニケーションがとれます。あたらしくツールをインストールしなくてもチャットが行えるので、スムーズにやりとりが可能です。
掲示板機能
掲示板機能は、全体に情報共有するときに便利です。掲示板にはファイルの添付もできるので、簡単に共有ができます。伝達漏れを防ぐために
- 既読メンバー確認
- メンション
- プッシュ通知
- 必読設定
- 再通知
- お気に入り機能
といった多くの機能が搭載されています。これらの機能を有効に活用して情報共有をスムーズに行いましょう。テンプレートを作成して日報の提出先として利用している企業もあります。
アンケート機能
アンケート機能も搭載されているので、社内、社外を問わずにすばやく集計が可能です。テンプレートが複数用意されているので、一から作成しなくても簡単にアンケートがとれます。
日程調整や意見調査を行ってくれるだけでなく、自動集計も行ってくれるので担当者が集計する手間を減らせます。
LINE WORKSのメリット、デメリット
LINE WORKSには、メリットとデメリットがあります。どちらも把握してから導入を検討しましょう。
LINE WORKSのメリット
LINE WORKSのメリットは、次の点です。
- LINEに近い操作性で誰でも利用可能
- スマホからでも使える
- セキュリティ、サポート体制が整っている
- アカウントの削除が簡単
それぞれ解説します。
LINE WORKSは、日本の90％程度の人が使用しているLINEと操作感が似ているので、ITリテラシーにかかわらず使用できます。ビジネスツールをはじめて使う人でも、説明書を読まずに利用できるほどです。
スマホからでもパソコンと同じ機能が使用できます。外出先でもネット環境さえあれば、すぐにコミュニケーションがとれます。リモートワークを推進している企業においても、円滑に業務の消化が可能です。
LINE WORKSは、セキュリティやサポート体制も充実しています。LINE WORKSの通信は暗号化されていて、24時間体制のモニタリングも行われています。スマホを紛失しても、外部からデータやファイルを外部から削除できるので安心して使用が可能です。
社員が退職したときにも管理者が削除できます。LINEでのやりとりは会社側から削除できないので、情報が悪用されないか心配になります。LINE WORKSであれば、管理者が退職した社員のアカウントを削除できるので安心です。
LINE WORKSのデメリット
LINE WORKSのデメリットは、既読機能が不便に感じるタイミングがあることと、新しいサービスで情報が少ないことです。メッセージを読むと自動的に既読がついてしまうので、スルーせずに返信する必要があります。
毎回メッセージを読んだら返信が必須となると、業務効率が下がってしまいます。ルールを事前に設定したり、送信者が返信不要やメッセージお願いしますと一言付け加えたりすることで対策が可能です。
便利な機能がデメリットにならないように、あらかじめルールを決めることが大切です。LINE WORKSは2017年にリリースされた新しいサービスなので、情報が少ないというデメリットもあります。
トラブルが起きたときにインターネットで検索しても、必要な情報が見つかるまでに時間がかかることもあります。安定したサービスを求めている企業は考慮が必要です。デメリットもしっかりと把握してから導入を検討しましょう。
LINE WORKSと連携にオススメのツール4選
LINE WORKSは、外部ツールと連携できることもメリットの一つです。連携をすることでLINE WORKSに不足している機能を補填できます。作業の効率や利便性がさらに上がるので生産性の向上が期待できます。
kintone
kintoneは、勤怠管理や交通費精算が行えるツールです。あらかじめ指定したワードがLINE WORKSのチャット上に入力されると、出勤退勤などの勤怠情報が自動でkintoneに反映されます。
休憩時間や業務復帰もLINE WORKSから打刻が可能になるので、リモートワークや外回りが多い職種でも正確な業務時間の記録に役立ちます。月200円/ユーザーから利用が可能です。
Senses
Sensesは、営業支援ツールでLINE WORKSと連携すれば、営業活動の情報が入力できます。入力すれば自動的にSensesに反映されるので作業工程も減らせます。タスクの確認もLINE WORKSからできるので、スピーディーな情報共有が可能です。
確認がスピーディーにできることで、入力者以外のメンバーがすぐに次のタスクに入れるので、業務効率化に役立ちます。料金プランは3種類から選べるので、企業規模に合わせて選択できます。
RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは、オフィスへの来訪者がiPadで来客受付をできるツールです。LINE WORKSと連携すれば、担当者に来客情報が通知されるので、受付業務の負担を減らせます。
個人ではなくグループに通知設定することも可能なので、担当者が不在のときほかのメンバーがフォローできます。月額料金は10名までなら無料で、利用人数に合わせて料金が変動するシステムです。
ReTask
ReTaskは、LINE WORKSと連携すれば、タスク依頼やリマインドをトーク上で受け取れるツールです。受信者はトーク画面でタスクの確認や更新ができるので、確認漏れが減らせます。
急ぎの案件でも、LINE WORKSで通知すれば、すぐに確認して対応できます。月360円/ユーザーから利用が可能です。
まとめ
LINE WORKSの特徴や機能、メリットについてご紹介しました。機能やメリットを活かせば、チャットツールとしてだけでなくスケジュール管理まで行えます。リモートワークや働き方改革を推進するためにも、業務効率化が求められます。
LINE WORKSを導入して、円滑に情報共有やコミュニケーションを行いましょう。普段から使い慣れているLINEに操作性が似ているので、ITリテラシーにかかわらず運用できます。アンケート機能なども有効活用して、業務効率化を図ることが効果的です。
LINE WORKSの機能だけでは物足りなくなったら、連携できるツールを導入してさらなる業務効率化を目指していきましょう。
＜参考記事＞
【疑問解決！】カレンダー機能を徹底解説。よくわかるビジネス版LINE「LINE WORKS（ラインワークス）」
LINE WORKSの使い方や導入手順、便利機能をまとめて解説
LINE WORKS(ラインワークス)とは｜機能・使い方・料金を徹底解説！
LINEWORKSを使うメリット/デメリット。LINEとの違いを比較表でまとめ - Business Chat Master（ビジネスチャットマスター）
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