こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
少数精鋭が基本となる中小企業では、個人の役割が大企業よりも大きくなります。業務をいかに効率化するか、その手段を作るためにグループウェアの活用が進んでいます。
目次
中小企業だからこそ支えになるグループウェア
変わるスケジュール管理
中小企業では、社内でスケジュール管理をするのが基本でした。人数が限定されるため、ホワイトボードなどで管理ができるからです。ところが、中小企業でも大企業と同じようにテレワークの導入が進みました。それも少しでも予期していた大企業とは違い、急速に進んだことが対応の遅れにつながったのです。
スケジュール管理はホワイトボードを利用してきたところも多いでしょう。すぐに書き換えられるし、見ればわかるところは便利な方法でした。ところが、会社に集まらないテレワークでは書き込むことも見ることもできなくなったのです。グループウェアにスケジュール管理を組み入れると簡単に管理できます。
全体のスケジュール調整がしやすくなるので、オンライン会議なども簡単です。離れているとなかなかわからないスケジュールが管理できるようになり、仕事の割り当ても簡単にできます。少人数の中小企業だからこそ効率化に欠かせないツールとなるのです。
ワークフローの恩恵
中小企業の強みは社員の数が少なく、それぞれが効率的に活動できるところでした。意思決定も素早くできるところにメリットがあったのです。テレワークとなりこの強みが発揮しにくくなりました。それぞれに接触する時間がほとんどないからです。
グループウェアとしてワークフローシステムを組み込むことで、意思決定の速度が飛躍的に高まりました。書類などは物理的に届ける必要がなくなり、申請や承認に関して時間をかける必要がなくなったからです。これまで承認を受けるためには、意思決定者に書類を渡し決済してもらわなければいけませんでした。もしも意思決定者が目の前にいなかったら、戻ってくるのを待つことになるでしょう。これは中小企業でも大企業でも変わりませんが、人数が少ないからこそ代われる人材もおらず大きなロスが生じました。
ワークフローシステムを組み込むと、相手が目の前にいなくてもすぐに申請が来ている状況がわかります。アクセスできる状況であればどこにいても対応してもらいやすくなるでしょう。意思決定に関してスピードが向上するのです。もちろん業務の効率化には強力に働いてくるため、中小企業の業務改善につながります。大企業では業務を滞らせないために活用されてきたシステムですが、中小企業だからこそ一人ひとりの負担が大きくなりやすいため、このようなスピード感のある決済システムが役立ちます。
情報共有のためのシステム
グループウェアにはさまざまな情報共有のシステムがあります。どこでもアクセスできるように作り上げることで、全員がオフィスに集まっているかのような状態ができ業務の効率を格段にアップにつながるのです。代表的なシステムはファイル共有で、アクセスできる人を限定することで安全性も確保できます。大量のファイルを共有しやすくなり、すぐに引き出せるのが中小企業にとって大きなメリットになるでしょう。
文書の管理も同様に行えます。グループチャットなどで限定する方法もありますし、書庫として利用しつつ、必要なときに共有する方法も取れます。これらの方法はセキュリティを兼ね備えた方法ともなるため、規模の小さい中小企業でも安全に管理できるのがメリットです。アクセスログなども管理しておくと、誰が情報に触れたかも把握しやすくなります。人数が少ない中小企業だからこそ、大企業と同様のシステムで更なる効率化を目指していけるのです。
中小企業が目指すべきグループウェアのポイント
中小企業だからこそグループウェアを利用する際には、大企業とは違ったポイントを押さえておかなければいけません。業務を効率化するために、自分たちの負担は増やしては意味がないからです。少人数だからこそ効率的に運用できるメリットを最大化させなければいけません。
サポート体制の充実
中小企業では社内インフラなどの専門チームを作るのは容易なことではないでしょう。それだけの人材を確保しなければならず、効率化を目指すはずが負担を増大する結果となるからです。グループウェアは必ずといっていいほどサポート体制が存在します。リリースしているメーカーのサポート体制ですが、どの程度の内容を持っているかが重要なポイントです。
例えば問い合わせするのにWebフォームしかない状態であれば、サポート体制は十分とは言えません。メールを送るのと同様の体制となるため、いつ返事が返ってくるかもわからないからです。問題が起きても迅速な解決を目指せないため、これでは機能的にサスペンドする可能性が高まります。
問い合わせにはチャットが使用可能かを重視するといいかと思います。リアルタイムでやりとりが可能ですし、文字として残るため後々確認することもできるからです。
使いやすいことが条件
大企業では人数が多いため、新たなシステムを組んでも対応するためのチームを作れます。教育をしなければいけない状態でも、対応チームが色々な方法を作り出していくのです。中小企業では人数が限定されることからこのようなカバー体制は取れません。そのため必要なのは使いやすさを中心にしたグループウェアの選定です。どんなに高機能なツールを用意しても、使いこなせなければ意味はありません。そのため、分かりやすく作られたツールが必要となるのです。
中小企業ではテストチームを作ることも難しいため、まずは無料版を使い評価するといいでしょう。何人かで使い評価してみると、使いやすさなどの判断もできます。グループウェアでは複数のツールが利用できるため、組み合わせたときにどうなるかも判断しておくと間違いありません。
コストの問題
中小企業では大企業のように大人数で使うことはありません。ここで発生するのが一人当たりいくらかかるかというコストの問題です。人数が増えれば一人当たりのコストは気にならないレベルまで落とせますが、人数が少ないとかなりの負担になるケースも考えられます。
どんなに素晴らしいグループウェアだとしてもコストが高すぎれば、運用の負担が増えてしまい、結果的に業務の足を引っ張ることになりかねません。長く使うこともグループウェアの大事なポイントにつながるため、料金プランは柔軟な対応ができることを条件とすべきです。人数が増えたときにも対応しやすいかも検討材料になるでしょう。
中小企業だからこそグループウェアが必要
社内インフラに関しては自社システムの開発も可能です。しかし開発コストを捻出するのは非常に大変です。だからこそをパッケージ化されたグループウェアは非常に有効な方法となってくれます。問題はどのような機能を必要とするかです。あまりにも複雑なシステムは足を引っ張ることとなるため、シンプルで使いやすく目的を達成できるものを選んでいきましょう。
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