こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
スケジュールの管理は基本的な業務だが、その重要性は見落とされがちです。管理がうまくいっている間は気づきにくいですが、もしもなにかミスがあった時には、それは重大なトラブルに繋がります。もしも予定の設定にミスがあり、打ち合わせに欠席ししてしまったり、ダブルブッキングを起こしてしまった場合、信頼を失う深刻な事態になってしまいます。
特に弁護士のような士業では、顧客との信頼構築は必須です。顧客に信用に足る人物と思ってもらうためにも、基本であるスケジュール管理をおろそかにしてはいけません。
とはいえ、具体的な対策を講じるのはなかなか難しいかと思います。最初に思いつくのは、ミスがないかなどのチェックを増やすなど、作業量で精度を上げる方法でしょう。しかし、これは他の業務を圧迫しかねません。単純に作業量を増やす方法では、案件の増加に比例して負荷も大きくなるので、いずれ限界がきてしまいます。
そこで、今回はクラウドサービスを利用してスケジュール管理を利用する方法を紹介いたします。これはクラウド上でスケジュールを管理できるもので、効率的に正確に管理が行えるよう設計されたものです。
この記事では、弁護士が直面しているスケジュール管理の現状と、それを解消するスケジュール管理ツールの機能をご説明します。
弁護士が直面しているスケジュール管理の現状
弁護士のスケジュール管理は、他の業種とやや異なっています。はじめに、多くの弁護士が抱えるスケジュール管理の現状を整理することで、問題を明確にしましょう。
複数の案件を並行してこなさなければならい
弁護士は複数の案件を同時並行で行わなければなりません。日弁連が2014年に行ったアンケートによれば、弁護士が同時に抱える案件（手持ち案件）は、30件にもなります。これだけの量の案件をこなすとなると、ただ処理能力が早ければいいというものではありません。個々の案件への処理能力だけでなく、複数の案件を滞りなくこなせる管理能力が必要とされます。
そのためには、案件すべてを把握しなければなりません。しかし、頭の中にすべてを入れることはできないので、記録・整理するための方法を考えなければなりません。
日程調整を並行して行わなければならない
打ち合わせなど、複数の日程調整を平行して行うのも、業務を難しくする一因です。日程調整は単純な作業ですが、作業完了までの時間は意外にかかります。まず、自分の都合のいい日を候補日を挙げます。次に、そこから相手に都合のいい日を選んでもらいます。そして、予定を確定させる、というやり取りが一般的でしょう。電話であれば口頭で済んでしまいますが、メールでは返事待ちで半日待つこともあります。予定が確定するのに数日かかった、という経験はあるかもしれません。
さらに、この候補日というのも厄介です。日程が確定するまで候補日は保留状態になるので、別の予定が入れられなってしまいます。本当に予定が入るかわからないものにスケジュールが圧迫されるため、余裕があるのに身動きが取れないという事態になりかねません。複数の日程調整が同時に起こることを想定し、候補日は少なめに挙げる必要もあります。あまり多く挙げてしまうと、他の人に割ける候補日が少なくなってしまうからです。相手からすれば、これもデメリットといえるでしょう。
密な情報連携を行わなければならない
事務員など、スケジュールを調整している人間が複数になると、ダブルブッキングなどの危険性が高くなります。そうならないために、密な情報連携は必要不可欠です。とはいえ、いつも最新の情報を共有することは難しく、どうしても共有にタイムラグができてしまいます。予定を入れる前にメールなどで確認する方法もありますが、顧客と対面している時など、なかなか確認が難しい状況もあります。
業務をすばやく・正確にするスケジュール管理ツールの長所３点
上記のような問題に対し、従来は作業量を増やすことで対処しようとしてきました。しかし、働き方改革などの影響もあり、残業時間を増やすことが難しくなってきているのが現状です。これからは、人に負荷をかけない方法で問題を改善するべきでしょう。スケジュール管理ツールは、今まで抱えてきた問題を解消し、煩雑な作業をシンプルに進められるように設計されています。
スケジュールを見やすく、詳細に管理できる
スケジュール管理ツールを利用すれば、オンライン上でスケジュールを確認できます。スマートフォンからでも確認できるので、時間・場所を選びません。また、手帳などの紙媒体と異なり、月単位・週単位など、自由に表示形式を変更できるので、スケジュールを俯瞰したい時などに便利です。さらに、自分のスケジュールと他の社員のスケジュールも並べて確認できるので、空いている時間を見ながら打ち合わせを設定するなど、使い方に応用が効きます。
最も特徴的なのが、予定について大量の情報を記録することができるという点です。今までの予定表は、予定を簡易に書き留めるのが精一杯で、詳細は頭の中か別途メモを用意する必要がありました。スケジュール管理ツールでは、文字は無制限に入力できるので、必要な情報をすべて書き留めておくことができます。また、ファイルを添付することもできるので、資料などを丸ごと入れることが可能です。必要な情報を管理ツール一つに保存するので、記録媒体がバラバラになるような事態を防げます。
日程調整を簡易にできる
顧客との日程調整は、日程調整ツールを活用することで簡易化できます。日程調整ツールは、顧客がこちらのスケジュールを確認して、顧客自身がスケジュールを追加できる機能です。
使い方は、おおよそ下記のような手順になります。
- 自身のスケジュールが保存されたサイトurlを顧客に送る。
- インターネット上にあるスケジュールを、顧客が編集する。
- 顧客はスケジュールを確認して、空いている時間帯を選び予定を追加する。
日程調整ツールは、こちらにも顧客にもメリットがあります。こちらは候補日を挙げる手間がなくなります。スケジュールが公開されるので、空いている日を伝える必要がなくなるのです。顧客には、予定を自由に選べるようになるメリットがあります。少ないう候補日からではなく、空いているすべての時間帯から選ぶことができるため、選択肢を広げられるようになります。
また、ダブルブッキングなどのリスクも小さくできます。公開されているスケジュールはリアルタイムで更新されるため、複数の顧客が空き時間を選んでいても、同じ時間に予定を入れることはできません。
リアルタイムなスケジュール更新で、行き違いを防止
スケジュール管理ツールは密な情報連携を実現します。オンライン上のスケジュールはリアルタイムで更新されるようになっているので、予定が変わる度に情報共有のための連絡をする必要がありません。行き違いなどでダブルブッキングを発生させたり、報告漏れで予定が伝わらない、というリスクを最小限にできます。
大量の案件を抱えているなら、スケジュール管理ツールを活用すべし
弁護士のような多くの案件をこなす職種は、案件管理が業務の土台となります。人に依存した業務を続ければ、いくら正確でもヒューマンエラーを引き起こす危険性があります。そのため、できるかぎり管理ツールなどを活用して、人の行う作業を最低限にし、その残った作業に注力すべきです。
スケジュール管理ツールは、弁護士の案件管理をシンプルにし、顧客とのやり取りをスムーズにします。もし、今の業務に改善の余地があると考えているなら、導入を検討してみましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
