こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
常に変化していく日本社会の中で、民事事件や刑事事件も多様化しています。このような状況下で、クライアントの権利や主張を守っていく「弁護士」は欠かせない存在です。法律のスペシャリストである弁護士は高い専門性が要求される仕事で、日々多くのクライアントから必要とされているでしょう。
弁護士は複数クライアントからのさまざまな依頼に対して、並行して対応する必要があります。多くの依頼をこなしていく上で、迅速かつ正確な案件管理方法が大切です。案件管理には、エクセルを用いている弁護士の方も多いですよね。しかし、エクセルでの案件管理には不便な点も多く、業務効率を低下させてしまう原因となります。
弁護士の案件管理を効率化するなら、「ITツール」を用いて案件管理をオンライン化するべきです。そこでこの記事では、弁護士がエクセルで案件管理することの問題点や、効率的なおすすめITツールをご紹介します。日々の案件管理にお悩みの弁護士の方は、ぜひご一読ください。
弁護士がエクセルで案件管理することの3つの問題点
エクセルはデータ分析にとても役立つ表計算ソフトですが、弁護士の案件管理にはあまり適していません。ここでは、弁護士がエクセルで案件管理することの3つの問題点について解説します。
更新作業に時間がかかる
弁護士の案件管理では、細かい更新作業が発生しやすいですよね。しかし、エクセルは更新作業に時間がかかりやすく、案件管理に多くの時間を取られてしまいます。まずエクセルの格納場所にアクセスして、ファイルを開かなければなりません。
さらに、変更すべきセルを見つけてカーソルを合わせることで、やっと更新作業が行えます。これら一連の作業が更新のたびに毎回発生するのでは、非効率的です。セルを探す際に検索機能を用いたとしても、データが多いと必要な情報にすぐアクセスできないことも多いでしょう。
案件の進捗管理が難しい
弁護士の案件は基本的に期日厳守となるため、案件の進捗状況を正確に管理することが大切です。しかし案件数が多いと、エクセルでは必要な案件を見つけるのに時間がかかります。また、進捗状況や完了期限をセルに記載するだけでは直感的に分かりづらく、優先的に対応すべき案件が把握しづらいでしょう。
このようにエクセルでは進捗管理が難しいので、手帳やホワイトボードを使って別途進捗管理するケースも考えられます。しかし、これでは二重管理となってしまい、案件管理と進捗管理の整合性が取りづらいのです。結果として、勘違いから大きなトラブルにつながる恐れもあります。
共有ファイルの使い勝手が悪い
多くの案件を確実に対応していくためには、他の弁護士や事務職員などスタッフとの協力体制も欠かせません。複数の弁護士がそれぞれ別の案件を対応する場合、エクセルを共有ファイル化する必要があります。しかし、共有ファイルを同時編集すると処理が重くなったり、競合が発生したりしやすくなるでしょう。
また、社内ネットワーク上に格納された共有ファイルには、事務所内からしかアクセスできません。そのため外出中や在宅ワークの場合には、エクセルに記載された内容の確認は不可能です。他スタッフの案件についても状況が把握できないので、スタッフ間の連携も難しくなります。
弁護士の案件管理にベストなITツールは「グループウェア」
このように、エクセルを用いた弁護士の案件管理には、さまざまな問題点が存在します。これらの問題をすべて解決できる、弁護士に最もおすすめの案件管理方法は「グループウェア」です。グループウェアは組織の情報共有やコミュニケーションを促進するITツールで、オンラインで利用できます。
グループウェアは様々な機能を持ちますが、中でも「プロジェクト管理機能」が弁護士の案件管理に最適です。ここでは、弁護士の案件管理でプロジェクト管理機能を活用する3つのメリットをご紹介します。
進捗管理もまとめて行える
プロジェクト管理機能を使うと、全スタッフのあらゆる案件を進捗状況も含めて管理できます。それぞれの案件には概要や担当者、優先度など多くの情報を登録することが可能です。完了期限や進捗率はガントチャート形式で可視化され、遅れている案件や優先すべき案件の判断が容易となります。
エクセルで進捗管理まで行うよりも、はるかに効率的です。また、進捗管理のためにホワイトボードなどを使う必要もなくなります。案件に関する情報を一元管理できるため、シンプルになり管理ミスも発生しにくくなるでしょう。
確認・更新が短時間で可能
プロジェクト管理機能には、Webブラウザから手軽にアクセスできます。エクセルを開いたり細かいセル操作を行ったりする必要がなく、短時間で案件の情報を確認可能です。しかも、前述のとおり見やすいガントチャート形式で表示されるので、気になる案件をすぐに見つけられます。
また操作性の高いインターフェースで、案件の情報を更新する際にも余計な手間がかかりません。エクセルの共有ファイルのように競合が発生する心配もなく、処理負荷を気にせず快適に利用できます。複雑な操作は必要ないため、パソコンが苦手な方でもすぐに使い方を覚えられます。
スタッフ間の連携がしやすくなる
プロジェクト管理機能では、他スタッフの案件もすべてWebブラウザから確認できます。案件に関する情報共有が手軽に行えるので、スタッフ間で連携しやすくなるのも大きなメリットです。案件には担当者も設定できるため、状況に応じてアサインを変えることでスタッフがフォローしやすいでしょう。
また、プロジェクト管理機能に限らずグループウェアは、パソコンに加えてスマートフォンでも利用可能です。そのため、外出中に案件の状況が変わるようなケースでも、スピーディに情報共有できます。もちろん自宅でも利用できるため、在宅ワークでも全く問題ありません。
グループウェアで、弁護士の案件管理をより効率的にしましょう！
今回は弁護士がエクセルで案件管理することの問題点や、おすすめのITツールとしてグループウェアをご紹介しました。
弁護士は多くの案件を抱えることになるので、迅速かつ正確な案件管理方法を選ぶことが重要です。案件管理を効率化することで、よりスムーズに業務をこなせるようになり、クライアントからの信頼獲得にもつながります。
弁護士の案件管理をITツールで効率化するなら、グループウェアが最もおすすめです。日々の案件管理方法を見直して業務効率化したい弁護士の方は、ぜひグループウェアのプロジェクト管理機能を使ってみてください。
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