こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ITの進化により、様々な業種でデジタル化が進んでいます。弁護士事務所でも、デジタル化が進められています。今回は、業務効率の改善、収益アップにつながる要因であるデジタルトランスフォーメーションの内容と導入するメリットについて解説を行っていきます。
目次
弁護士事務所のデジタル化の重要性
弁護士事務所のデジタル化とは
デジタルトランスフォーメーションとは、2004年にスウェーデンにあるウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱した概念のことです。デジタルトランスフォーメーションは直訳するとデジタル変換となりますが、「進化したデジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革すること」というビジョンを持っています。
企業が日々変化していくビジネス環境に対応し、データとデジタル技術を用いて、顧客・社会のニーズを踏まえ、製品やサービスを変革するとともに業務や組織企業の背景を変革していくことで競争上の優位性を確立することを、経済産業省は定義と掲げています。
つまり、データやデジタルを活用し、今までになかった製品・サービス・ビジネスモデルを生み出したり、プロセスの再構築と既存ビジネスの生産性向上、コスト削減時間短縮を行う、業務の見直しと働き方改革、企業の在り方の見直しなどビジネス全体の根底から変革していくことがデジタルトランスフォーメーションです。
IT化との違い
デジタルトランスフォーメーションと似た言葉にIT化があります。これらは異なる意味を持っているので、解説します。
デジタルトランスフォーメーションとITの違いは、目的と手段の違いです。デジタルトランスフォーメーションは、企業がデジタル技術を用いて、組織の抱える問題やより良い商品を提供し顧客満足度をあげたり、従業員の働きやすい職場環境を作るのを目的としています。
ITは、デジタル技術全般を指す言葉なので、デジタルトランスフォーメーションという目的があり、これを達成する手段がITの導入という関係性になります。つまり、IT化を積極的に取り組んでいくことで、デジタルトランスフォーメーション化に繋がるという流れになります。
弁護士事務所のデジタル化の重要性
新型コロナウイルス感染症の流行によって、社会の在り方やビジネスの形、消費者のニーズは一変しました。その中の一つにIT化の促進があります。人と人が直接関わらず、インターネットを介してやり取りする機会が増え、何かを依頼する場合もメールでの相談といった手法が増えつつあります。
弁護士事務所にいきなり直接訪問するのではなく、ネットを介してコンタクトを取ってくるため、その後の相談もメールなどでのやり取りが多くなります。その場合、契約情報や報告内容などいちいち紙を見ながらやり取りするよりもデータでやり取りをした方が効率的でしょう。
デジタルトランスフォーメーションの問題としては、IT技術を持つ人材の確保が難しい点でしょう。これをクリアすればおおよその問題はクリアできるのです。
弁護士事務所をデジタル化する課題
デジタルトランスフォーメーション化への問題点を2つに分けて解説していきます。
既存システムから離脱
現在、導入しているシステムよりもランニングコストがかかってしまう場合、予算確保が大きな障害となります。また操作方法も変わるので、マニュアルを作成したり基本的な操作を習得したりするのに時間を要し、ストレスになってしまいます。既存システムから新規システムへのデータ移行も時間がかかってしまうので、システム変更に難色を示す人も多くいます。
社内への浸透
社会でデジタルトランスフォーメーションの導入が強く叫ばれている現在、波に乗り遅れないようにと急いで、システムの導入をしてしまうのは危険です。
いきなりデジタルトランスフォーメーション化を推進しても会社で働く部下たちは戸惑ってしまいます。まずは、目的や手段を明確にするためにも、ビジョンを明確にし提案しましょう。自分のイメージを伝えることがデジタルトランスフォーメーション化への第一歩となります。
弁護士事務所をデジタル化にするメリット
バックオフィス業務の効率化
IT化のメリットは様々ですが、大きな要因は一部業務の効率化でしょう。特に、会計や人事などのバックオフィス業務には単純な作業や決まったルールに乗っ取った作業があり、IT導入により自動化することで時間短縮ができます。
人件費の削減にもなるので、利益率の向上に繋がるでしょう。弁護士は一度に複数の案件を受けたり、タスクをこなさなければなりません。可能な限り業務効率化をしてメインの業務に時間を割くことで、事務所全体の活性化に繋がります。
弁護士向けのITツールとして、グループウェアのクラウド型法律業務管理ツールがあります。これは、顧客管理から案件管理、事件管理、裁判期日などのスケジュール管理、会計処理、コミュニケーションツールなどといった機能が搭載されたシンプルな操作性を実現したITツールです。
これを利用することで、業務効率化の大きな手助けとなってくれることでしょう。
デジタル市場への対応がスムーズ
現在、デジタル技術は日々進化し、生まれています。AIの進化や高速インターネット回線の誕生など市場に大きな影響をもたらせています。これをうまく用いるのもデジタルトランスフォーメーションの達成の手段となりますので、変化には敏感になりましょう。
システムコストの削減
デジタル技術の導入の増加により、古いシステムの維持費はどんどんと高くなっていきます。この維持費によって企業の首を絞めることのないように、新しい技術を積極的に検討し導入しましょう。これは無駄な費用・リスク軽減に繋がります。
情報漏洩・消失リスクの回避
古いシステムを使っていると、急な故障などのトラブルにより、データが消失・流出するといったリスクが存在します。クラウド上にデータを保管するデジタル技術を用いていれば、データがなくなってしまうといったことはほぼなくなるでしょう。
まとめ｜御所に合うデジタル化ツールの導入
弁護士事務所のデジタル化とそれに伴う課題とメリットについての理解は深められたでしょうか。
少しずつですが、多くの企業、業種でIT化が進んでいます。弁護士事務所も積極的にデジタルトランスフォーメーションを進め、ITツールの導入を積極的に行っています。
近い将来、裁判所に出向かなくても出廷できるといったことが起こるかもしれません。既存の古いシステムに頼り切らず、新しい流れを取り入れて業務の効率化と円滑な業務の進行が可能になるように検討していきましょう。
今後のデジタル技術の革新は、想像できないほど進化すると推測されます。同業者との競争に勝ち、顧客のニーズを満たしていくことで売上を上げ、さらなるデジタル技術の導入を行うことで、最先端をいく弁護士事務所を目指すのも悪くはないのではないでしょうか。しかし、まずは自社の現状の見直し、最適なシステムの導入から行っていきましょう。
先ほど紹介したグループウェアは、弁護士業務の多くのサポートをしてくれる専門的なツールです。シンプルな操作性で覚えやすく、画面も見やすいものになっているので、すぐに導入し活用できることでしょう。
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