こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
登記や訴訟代理など多くの業務を抱える司法書士事務所では、アシスタントの存在が欠かせません。特に、外出の多い司法書士に代わってアシスタントが日程調整するケースは多いですよね。司法書士の業務に大きく影響してくるため、アシスタントの日程調整には正確性やスピード感が求められます。
しかし、実際には日程調整がスムーズにできなかったり、予定が重複して再調整が必要になったりすることもあるでしょう。司法書士事務所のアシスタントが効率的な日程調整を行うためには、現状の課題やその解決策を知っておくことが重要です。
そこでこの記事では、司法書士事務所のアシスタントが日程調整する際に発生しやすい課題や、その解決策についてご紹介します。日程調整に課題を感じている、司法書士事務所にお勤めの方はぜひご一読ください。
目次
司法書士事務所アシスタントの日程調整で発生しやすい3つの課題
登記や訴訟代理などの業務を行う司法書士は、法務局や裁判所などの機関に出向くことも多いですよね。そのためクライアントとの日程調整は、外出の多い司法書士に代わってアシスタントが行うことも少なくありません。
しかし、司法書士やクライアントの都合を考慮しながら正確に日程調整することは難しいでしょう。まずは、司法書士事務所のアシスタントが日程調整する際に発生しやすい3つの課題について解説します。
電話やメールでのやり取りが非効率的
司法書士事務所では、電話やメールでクライアントから依頼を受けることが多いのではないでしょうか。日程調整ではお互いの都合を考慮しなければならない性質上、これらのやり取りが何往復も続くことになりがちです。
電話だと相手がすぐに出られないことも多い上に、メモを取りながら通話することになり時間がかかります。メールも作成や確認に時間がかかるだけでなく、相手が気づかないと日程調整が進まないことも。このように非効率的なやり取りが繰り返し発生すると、他業務の時間も圧迫されてしまいます。
司法書士とスムーズに連携しづらい
アシスタントがクライアントと日程調整するとしても、実際にクライアントと打ち合わせを行うのは司法書士。よって新しい依頼の日程が決まった場合などは、迅速に司法書士と情報共有しなければなりません。
しかし、前述のとおり司法書士は外出が多いため、対面でのコミュニケーションが取れないことも多いですよね。電話やメールのやり取りではすぐに報告できないことも多く、日程調整についてリアルタイムな情報共有が難しい課題があります。
また、外出先で司法書士のスケジュールが急遽変更となる場合もあるでしょう。こうしたケースでは、アシスタントが司法書士の最新スケジュールを把握するのは困難です。結果として予定の重複が発生しやすくなり、クライアントと日程の再調整が必要となることもあり得ます。
自分のスケジュール管理がおろそかになりやすい
司法書士事務所のアシスタントは、日程調整だけでなく書類作成などの様々な業務を抱えていますよね。法的書類は提出期限がシビアであることも多く、手持ちタスクをすべて期限内に終わらせるために、自らのスケジュール管理も欠かせません。
しかし、司法書士の日程調整などに多くの時間を費やしてしまうと、自らのスケジュール管理がおろそかになることも。自分のスケジュールも正確に管理しながら、日程調整を正確に行うのは難しい課題があります。
司法書士事務所アシスタントの日程調整は「グループウェア」で！
司法書士事務所アシスタントの日程調整には、多くの課題が存在することをお伝えしました。これらの課題を解決するためには、「グループウェア」の導入がおすすめです。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するツールで、オンライン利用できる特徴があります。
グループウェアには多くの機能が存在しますが、中でも「日程調整機能」がこれらの課題解決にはぴったりです。そしてオンラインでスケジュールの管理・共有ができる「カレンダー機能」と組み合わせることで、更に効率化できます。これらの機能を導入することで得られる3つのメリットをご紹介します。
最小限のやり取りで日程調整が完了
日程調整機能だと、候補日程や参加者を設定して相手にメールで共有し、日程を選択してもらうだけで日程調整が完了します。電話やメールのやり取りを何往復も行う必要がなく、効率的に日程調整が可能です。
候補日程については手動設定も、システムによる自動設定も可能です。自動設定だと移動時間や所要時間、時間帯などをもとにシステムが判断し、最適な候補日程を最新スケジュールから選んでくれます。そのため複数の日程調整を同時に行う場合でも、予定が重複する心配はありません。
日程調整を司法書士とリアルタイムに共有可能
日程調整機能でクライアントと日程調整する際には、参加者に司法書士を含めることでリアルタイムに情報共有できます。クライアントが日程を選択すると司法書士のパソコンやスマートフォンにも通知されるので、新しい予定について迅速に把握可能です。
また、日程調整機能は前述のカレンダー機能と連携してスケジュール管理できます。日程調整機能で決定した予定は関係者のカレンダーに自動反映され、手動での更新が不要です。しかもスマートフォンでもスケジュール更新できるので、外出中の急な予定変更にも対応できます。
自分のスケジュールも正確に管理
カレンダー機能では、司法書士事務所に所属する全員のスケジュール管理・共有がオンラインで行えます。そのため、グループウェアひとつで司法書士の日程調整から自分のスケジュール管理まで一元的に行えるのがメリットです。
更新した自分のスケジュールはリアルタイムに共有され、全ての所員がパソコンやスマートフォンから確認できます。もちろん司法書士や他アシスタントの最新スケジュールもお互いに把握できるので、チームワーク強化につながるでしょう。
グループウェアの日程調整機能で、司法書士をしっかりサポート！
今回は、司法書士事務所のアシスタントが日程調整する際に発生しやすい課題や、その解決策についてご紹介しました。司法書士の仕事をしっかりサポートする上で、アシスタントの正確かつ迅速な日程調整が欠かせません。
日程調整を効率化することで、司法書士が業務しやすくなるだけでなく、自分が抱える他の業務にも専念できます。司法書士事務所の日程調整に課題を抱えているアシスタントの方は、ぜひグループウェアの日程調整機能やカレンダー機能の導入をご検討ください。
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