こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
研修は能力の底上げや新たなチャレンジに欠かすことができません。世の中は常に新しいことが渦巻いています。今日の常識は、明日の非常識になるほどの速さを見せるのも、IT化の恩恵といっていいでしょう。それほど多くの情報が渦巻いているからです。
オンライン研修は、時代に合わせて生まれてきた方法です。ITツールをうまく使うことで実現できる方法でもあり、これからの時代は活用しない手はありませんし、必須ともなります。
目次
オンライン研修はITツールで実現する
オンライン研修とは
オンライン研修とは、研修をオンラインで配信し受講できるシステムです。研修をするとなれば、研修所など一定の場所に人を集めなければいけませんでした。またはそこへ出かけることになるでしょう。移動に時間がとられますし、場所の確保も必要です。なによりも、参加者や講師、準備にかかる人材のスケジュールを確保しなければいけません。
実際に研修をするとなっても、集まりが悪くうまくいかないケースも出てきます。教材を集めるだけでも時間と費用が必要です。これらの問題の解決には、オンライン研修が選ばれるようになりました。解決策としても有効ですし、現在の社会事情に合わせても利用価値の高い方法となるからです。
テレワークの影響
テレワークにシフトしてきている現在の状況も重要です。新型コロナウイルスの影響はありますが、働き方としてテレワークなら通勤時間の必要がなくなります。その分の費用負担の軽減になりますし、働く側としても肉体的、時間的な負担軽減につながるのは間違いありません。
テレワークの中で研修の必要も出てきます。これまで以上に研修の必要性が重くなってきているところもあるでしょう。なぜなら経験を積めるのが自宅を中心とした環境となり、他社からの刺激を受けにくいからです。研修は知識を得るだけではなく、普段とは違った経験を積めます。特に新しい事業を展開するときなどは、必ず研修がついてきます。ですが、研修をしたくても、中々集まれない社会状況もあるのが事実です。
オンライン研修の場合、場所はテレワークと同じ自宅でできます。それもやり方次第で実地型と変わらない形にできあがるところが重要です。さまざまなシステムも開発されてきていますが、ITツールとして単独で使うよりも、うまく組み合わせていくと、効果が増大します。
オンライン研修の形
オンライン研修には、ライブ型と録画配信型があります。ライブ型はリアルタイムに映像配信する方法で、双方でコミュニケーションがとれるところが特徴です。実際に撮影している場所から配信するため、講師とコミュニケーションを取りながら進める研修に向いています。同時にITツールのグループチャットなどを活用することで、グループでの受講やグループワークなどにも対応できるのが強みです。
問題はライブ型になるため、通信環境に左右されやすい問題を抱えます。通信自体が途切れる事態が発生すると、オンライン研修自体が成り立たなくなるのが欠点です。遅延が生じるときにも似たような問題が発生すると考えていいでしょう。
録画配信型は、スタジオなどで録画したものを使うので、時間の制約が存在しません。いつでもオンライン研修を受けられます。インターネットというネットワークをうまく使った方法でもあり、ライブ型としても活用できるのがメリットです。
講師が映像を作成するため、基本はリアルタイムの質疑応答ができません。しかし、録画を配信しながら受け付ける方法も出てきました。それだけフレキシブルに対応できる形となってきたのです。全員集まる必要はなく、個別に受講するといった方法もとれるため、時間の制約が強い業務にも適しています。わからないところがあれば、何度も繰り返せるところもメリットになるでしょう。
オンライン研修にはITツール
オンライン研修ではITツールの活用が不可欠です。いろいろなツールがあり、それぞれ使い方が異なります。大事なことはツールの特徴を活かすことで、うまく活用できれば大きな成果をあげられるでしょう。
必要なITツール
オンライン研修に役立つITツールとして重要なのが、チャットツールです。欠かすことができないITツールのひとつで、お互いの意思疎通を行うために欠かせません。現在ではビジネスチャットが主流となり珍しいものではなくなりました。ライブ型のオンライン研修を行うときにも重要なツールとなります。
現在のチャットツールは音声通話などもできるのでグループ間の意思疎通がしやすくなります。音声通話ができれば相互の質問にも活用できますし、グループワークもしやすくなるのがポイントです。オンライン研修では、自社で用意するケースが増えるため、事前に整備しておけばスムーズに進むでしょう。
同様にWeb会議システムなども使えます。実際にビジネスチャットとそこまで大きな違いはありません。資料のダウンロード機能などに関しても、現在のウェブチャットには同様の機能があるからです。中にはホワイトボード機能が付いているものもあるため、こちらは上手く使えるとオンライン研修に役立ちます。
スケジュール管理も必要となる
スケジュールの管理はオンライン研修で重要な意味を持ちます。オンライン研修では、移動などがないぶんだけ時間の管理が大切です。お互いで情報を共有しながら、タイミングを合わせる必要が出ています。スケジュール管理機能はITツールの中でも基本的なものであり、ビジネスでは欠かすことができなくなりました。
大事なことは組み合わせです。ライブ型の場合には集合できる時間を作らなければいけません。全員のスケジュール管理できるツールであれば失敗がなくなるでしょう。場所は用意しなくても本人がいなければいけないからです。
ある程度の予定を掴めれば、録画配信型も利用できます。このよるオンライン研修の根底にある部分を支えてくれるのがスケジュール管理ツールの力です。もちろん単独で使うというよりも他のツールとの組み合わせが重要となります。
オンライン研修とコストの関係
オンライン研修を行う場合は必ずコストがかかります。利用料金もう一体いくらになるのか重要なポイントになるでしょう。
重要なことは、一人当たりいくらになるのかの計算です。主流となっているのは従量課金型で、MAX何名までなど人数が決められています。その他月々でいくらかかるといった形もありますので一人当たり細かに計算してみましょう。
その上でどの程度の結果を導き出せるか予測します。大事なことは成果を出すことでありオンライン研修を受けることではありません。ITツールなどの組み合わせも必要で、事前に準備するものも出てきます。そこにも投資が必要となるためきちんと計算し利用するのがポイントです。
オンライン研修はITツールの活用から
オンライン研修は非常に優れた能力を発揮します。ITツールの組み合わせ次第でいくらでも広がっていくからです。スケジュール管理なども同様にITツールとして役立っていたでしょう。普段の業務の中でも利用できるものであり、オンライン研修はその派生といっても過言ではありません。
大事なことは成果を出すことです。運用のしやすさも考えなければいけません。オンライン研修はITツールを組み合わせれば、自社内のネットワークを使って作り上げることも可能です。外部から利用するだけではなく、グループウェアなども組み合わせていけば機能的には十分な範囲になるでしょう。
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