こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ITツールやグループウェアという名前を聞く機会は、コロナ禍で増えたのではないかと思います。業務効率化を目的としたインターネット上のツールで、リモートワークなどには欠かせないものとなっています。
そんな中で、ITツールを導入する企業は増えており、これからの導入を考えている企業もあることでしょう。しかし、やみくもにただ導入するだけでは、時間や労力の無駄に終わってしまうかもしれません。 本記事では、ITツールを社内で初めて導入する場合の注意点や対策についてご紹介していきます。
目次
ITツール導入に苦戦する理由
ITツールを導入しようとしてみたものの、上手くいかない場合の原因はいくつかあります。
従業員の心理的負担
ITツールの導入は企業にとっては非常に有益ですが、社員はITツール導入という変化を受け入れなければいけません。これまでの業務がITツールに置き換わることに対して、少なからず負担を感じている社員が多いと、導入段階でなかなか上手くいかない場合があります。 ITツールによって業務を自動化するため、社員によっては自分の仕事が減ったように感じて不安に駆られるかもしれません。
また、そもそも「何故ITツールを使わなければいけないのか」という目的が社員に伝わっていなければ、ITツールがうまく普及しないのも当然です。このことからも、ITツール導入の有効性や意義が社員にしっかり伝わっていないと、社員側の心理的負担となりITツールの導入が上手く進まない原因となってしまいます。
労力や時間的負担
社員の理解が得られたとしても、ITツール導入には労力や時間などのコストがかかります。ITツールが社内に導入されてから、社員が使いこなせるようになり、実際に機能するまでには最低でも数日はかかるでしょう。
導入が遅れてしまう原因としては、各社員が異なる使い方をしているため、ITツール上でうまく情報共有ができない、一部の部署でしか機能しないといった問題があげられます。
このように多くの問題が発生してしまうと、教育費や導入費などの労力や時間だけが加算されていき、ITツールの導入自体は上手くいかず頓挫してしまう可能性があります。
ルールや運用の負担
ルールや運用の仕方が社員の負担となっている場合があります。ITツール導入の際に、使い方などのルールが定められていないと、社員はどのように活用すればよいかわからず、ITツールの導入に不満を覚えてしまうかもしれません。
逆にあまりにも細かくルールが設けられていても、面倒に感じてしまい、ITツールの活用に消極的になってしまう可能性があります。
ITツールの操作性が複雑すぎる
ITツールの操作性が難しすぎると、導入に苦戦する場合があります。IT能力の高いエンジニア職や、以前から他のITツールを使っていた企業なら別かもしれませんが、初めてITツールを導入する場合は、ITツールの操作性には気をつけた方が良いでしょう。
ITツール導入に失敗する理由
ITツール導入を試みたものの、結局失敗してしまうというケースも起こり得ます。その際の原因や理由についていくつか見ていきましょう。
管理職などの上層部が使いこなせない
ITツールといったデジタルツールは、どちらかといえばITスキルの高い若手の方が得意とする分野だと言えます。もちろんITスキルに年代は関係ないのですが、場合によっては管理職や役員など、特にシニアクラスの社員がITツールを使いこなせなかったり、少なからず抵抗感がある場合があります。
ITツールの導入をする際は、管理職や役員クラスの社員がトップダウン式で通知をおこなうケースが多いでしょうが、「よくわからないけど、とりあえず導入しておこう」といった曖昧な理由でITツールを導入してしまうと、その曖昧さゆえにITツールの利点を活かせず職場にも浸透せず、失敗に終わってしまう可能性があるのです。
使い方が統一されてない
ITツールを導入したことでペーパーレス化までは比較的簡単に実現すると思います。しかしITツールの使い方がしっかり統一されていないと、業務効率化までは達成できない場合があります。
というのも、ITツールは外部との連携が可能なので、社員によってはエクセルで書類を作成してそれをITツールで共有することもできるからです。しかしそれだと業務が2重になっており、ITツールの醍醐味である「自動化による業務効率化」を成し遂げることはできません。
社内にうまくITツールを導入するための対応策
ITツールを上手く取り入れるための対応策について見ていきましょう。
ITツール導入の目的を明確にする
まず最初にやるべきことは、ITツール導入の目的や意義を明確にすることです。冒頭に述べたように、ITツールへの移行に不満を抱える社員がいるかもしれません。その社員が納得するような説得力のある目的が必要となってきます。
「人手不足のわが社では、AIによる自動化が必要」「統計によれば、ITツールの導入で企業の生産性が〇〇％アップする」など、企業の現状や統計を用いて、社員の理解を得られるような目的を設定しましょう。
ITツールにまつわるルールを設定
ITツール導入の際は、ある程度のルールを設けておくことが重要です。このことでITツールの使用に統一性が生まれ、それが社内の生産性や業務効率化につながっていきます。 まずは共有すべき情報を洗い出し、明確にしていきます。
それだけでも、社員はどのような時にITツールを使えばよいかはっきりするので理解が得られやすくなるでしょう。 「顧客情報をまとめた書類は、ファイル機能で共有してください」といった具合に、シンプルかつ明確な指標を作るようにしましょう。
使いやすいITツールを導入
ITツールを初めて導入する場合は、シンプルで直感的に使えるITツールをおすすめします。様々なITツールが販売されていますが、高機能なものは一般的に価格も高くなります。そのうえ、より高度で複雑な機能を備えているため、凡庸性の高い情報共有にはあまり向いていません。
一般的な情報共有だけでも業務効率化の成果は十分期待できますが、その場合はシンプルで使いやすいITツールを選ぶのが最善と言えるでしょう。
マニュアルを作成する
ITツール導入に際し、マニュアルを作成することも対策の一つです。ITツール内にもマニュアルを作成する機能が備わっていると思うので、そこから作成することができるでしょう。
マニュアルに記載すべき内容としては「ITツールの使い方」「情報共有の範囲」「Q&A」などがあります。マニュアル作成によって、わからないことがあってもマニュアルを見ながら誰でも使える状態にしておくことが望ましいでしょう。
ITツールの導入は決して難しくない！
ITツール導入に際して不安な点があれば、サポートに問い合わせるのも一つの手段です。
ITツールを提供している会社の多くはカスタマーセンターやサポートセンターを設けています。自社の問題点や悩みを直接相談することで、自社に必要なITツールや機能をより明確に洗い出すことが可能です。
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