こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
生産性を向上させるためには、まずはセルフマネジメントが重要であるといわれてきました。新型コロナウイルスの影響から、働き方の多様化が加速しています。その現状の中で、ITツールを使ったセルフマネジメントの重要性は、さらに高まっているのです。
しかし、現実的にはセルフマネジメントというだけで苦戦する人が出てきます。コツもいろいろとあるため、まずはどのようなことをするか理解するところからスタートしていきましょう。
目次
ビジネスで問われるセルフマネジメント
セルフマネジメントとは
セルフマネジメントとは、簡単に言えば自分で問題を見つけ解決することです。自己管理能力と呼ばれますが、客観的に問題を見つけ、どんな目標を立てて解決させるかがポイントです。つまり、セルフマネジメントができれば、自分で仕事の判断がつき、時間もコントロールできます。セルフマネジメントは、生産性を向上できる大きな転機になるのは間違いありません。
セルフマネジメントという言葉で考えると、個人レベルのように見えますがこれは誤りです。あくまでも企業全体の生産性を向上させるためのものであり、少なく限られたマンパワーを有効活用する手段になります。
これからの日本の状況は、決していいものではありません。少子高齢化が加速し、社員は限られたマンパワーの中で、これまで以上の成果を求められます。その時に必要なのはセルフマネジメントであり、個々の能力を最大限発揮させ、全体につなげなければいけないのです。
セルフマネジメントと自己成長
ビジネスにおいて仕事の内容は常に変化します。同じようなことはあっても、同じことは永遠とは続きません。物事は時間とともに変化しますし、条件も同じとは限りません。だからこそ、仕事に対し対応力を持たなければいけないのです。これがセルフマネジメントにおける自己成長になります。
自己成長を続ければ、常に主体的な立ち位置で動けるようになるでしょう。大きな変革の波が訪れても、対応力を発揮させるまでの時間は短くて済みます。仮に新たな職場や環境に移っても、短期間で能力を発揮できるのです。自己成長を続けている人は、その時点での最大限の力を発揮できます。
働き方の多様化への対応
新型コロナウイルスの影響により、働き方は一気に多様化が進みました。テレワークはもともとあった働き方のひとつでしたが、現在のような規模で考えられていたわけではありません。曜日などを限定した小規模なもので、ほとんどの所で機能的なリスクまでは計算に入っていませんでした。
テレワークやサテライトオフィスなどの方法は、新型コロナウイルスの影響を最小限に抑えるために有効です。しかし、離れている場所で仕事をするなど、お互いをカバーするマネジメントはできないでしょう。そこで必要となるのが、自分自身をマネジメントするセルフマネジメントなのです。
テレワークなどは、どうしても集中力が落ちやすくパフォーマンスも下がる可能性があります。これまでの日本の企業なら、作業の過程を評価しましたが、テレワークやサテライトオフィスではなかなか実現できません。そこで成果主義に移行する企業も多くなりました。つまり、自分でマネジメントして動かなければ、全体からの評価もされないことを意味しています。働き方だけではなく評価の方法も変化しているのです。
その点でもセルフマネジメントができれば、対応は難しくありません。時間の使い方などもはっきりするからです。
セルフマネジメントを身につけるポイントとITツール
ITツールの発展により、セルフマネジメントも様変わりをしてきました。さまざまな形でセルフマネジメントをサポートできるからです。しかし、セルフマネジメントは常に自分の成長を見つめ、力を最大限に発揮させなければいけません。そのためのポイントを理解しておくことが、ITツールを活用した時に力を発揮させることになるのです。
目標の設定
どんなに優れたITツールを使っても、セルフマネジメントは自分で目標を設定しなければいけません。ITツールがやってくれることではなく自分で設定していくものだからです。セルフマネジメントが自己成長や研鑽ならば、常に目標を明確にして道を作ることが求められます。具体的な目標を掲げることにより、なにをいつどこまでしなければいけないのか、ゴールが分かり道も見えるのです。これは行動指針であり、生産性を高めるためにも必要になります。セルフマネジメントというととても迷いがちではありますが、具体的な目標を掲げられれば道を支えてくるのです。
切り替えと分析
自分を分析し問題があればすぐに切り替えられる姿勢が、セルフマネジメントでは大切です。ITツールを使った場合でも、客観的な判断を下すのは自分でしかいません。常にポジティブな判断をするためにも、切り替えられるメンタル的な姿勢が必要です。
人間はどのようなことをしても、失敗はゼロにはなりません。ITツールを使ったとしても同様です。自分で切り替えられる状態を作る必要があるでしょう。
そのためには分析する力が必要です。分析といっても自分のことなので、感情的な歪みは作らない判断力が求められます。論理性をもち客観的な分析を繰り返し、どこに原因があるのかを見つけ改善の行動をする。自分の中でスパイラルを作ります。大事なことは原因なのであり、失敗した事実ではないことにも気がつかなければいけません。
ポジティブに集中する
自分の出した行動の結果に対し、常にポジティブな判断を下します。失敗したことも、客観的に判断し、ポジティブに集中しなければいけません。
なにか目標を達成できなかったとします。できなかったではなく、そこまでできたことを客観的にポジティブに考えなければいけません。そこから見えてくるのは、目標になぜ届かなかったのかという事実だからです。ネガティブにとらえてしまえば、失敗という事実だけで終わります。出した成果も無に帰することになるでしょう。これではいつまでたっても目標の達成できません。セルフマネジメントでは、出した成果と出せなかった部分を明確にし、集中して臨むことが求められます。
同時にメンタルケアも必要です。ネガティブに結果をみるとメンタルに影響を与えるのは分かりやすいでしょう。客観的にとらえにくいのも、メンタルが影響しているからです。疲れた時にはリフレッシュして一歩下がってみると、見落としていることが見えたりします
ITツールを使ってセルフマネジメントのサポートを
ITツールを使ってのセルフマネジメントは、非常に有効な手段なのは間違いありません。記録した事実から客観的な分析ができるからです。ですが、根本的な部分では、自分の心構えや考え方が左右します。どんなに客観的な情報として分析できても、その結論をポジティブにとらえるのは自分自身だからです。メンタルの部分でも同じことが言えます。
ITツールは、あくまでもセルフマネジメントを効率的に進めるためのものです。自分だけでは処理が追い付かないようなことも、効率的に進められるのがポイントです。スケジュール管理なども同様で、セルフマネジメントの材料のひとつとして利用できます。プロジェクト管理ツールもいいでしょう。
注意しなければいけないのはツールを使うことが目的ではありません。セルフマネジメントをすることが目的なのを忘れず活用していきましょう。
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