こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
どの企業にとっても、「経費削減」は重要なテーマのひとつです。業務には多くの無駄が潜んでおり、経費削減するためにはそれらを解消しなければなりません。
経費削減を実現する上で効果的なものが、「ITツール」です。しかし、ITツールをどのようなシーンで活用すれば経費削減できるのか、知らない方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、ITツールで経費削減すべきビジネスシーン4選や、おすすめITツールをご紹介します。日々の業務に無駄を感じている方は、ぜひご一読ください。
目次
経費削減の鍵を握る「ITツール」とは？
「ITツール」は、業務効率化をパソコン上で実現するために使われるソフトウェアやサービスです。ただしITツールによってその用途は様々で、販売管理や勤怠管理、オンライン会議など多岐にわたります。共通しているのは、「従来のやり方では非効率的だった何らかの業務を効率化する」という点です。
ITツールでは、基本的にサーバーを用いてデータ管理を行います。自社サーバーを使う「オンプレミス型」、クラウドサーバーを使う「クラウド型」の2種類が代表的です。最近では、自社サーバーの設置や管理が不要でコストを抑えやすい「クラウド型」のITツールが主流となっています。
ITツールを活用することで様々なビジネスシーンに潜んだ無駄を解消できるので、経費削減を実現するうえで重要な存在といえるでしょう。実際にITツールが活用されているシーンについて知りたい方は、以下の記事もお読みください。
ITツールで経費削減すべきビジネスシーン4選
では、具体的にどのようなビジネスシーンでITツールを使えば経費削減につながるのでしょうか。ここでは、ビジネスシーンで無駄な経費が発生しやすい4つのビジネスシーンについて解説します。
電話でのやり取り
離れた部署や拠点の社員とやり取りする際、電話を使っている方も多いですよね。電話だとメモを取りながらのやり取りとなることが多く、どうしても時間がかかりやすいのです。
また、声が通りづらい状況だと何度も聞き返しが発生して、スムーズに意思疎通ができないこともあるでしょう。契約プランにもよりますが、このように非効率的な電話のやり取りが長時間続くと通話料金もかさんでしまいます。
別拠点への移動
定例会議などで、別の拠点へ移動するシーンも少なくないでしょう。拠点が離れていると、交通費だけでなく移動にかかる人件費もかなり大きな金額になってしまいます。参加する社員が多ければ多いほど、経費もかさみます。
最近はオンライン会議に移行する職場も増えていますが、「昔からの慣例だから」と対面での定例会議を続けている場合も。定期的に開催されるイベントだと継続的に経費が発生するため、見直すべき部分です。
紙の書類作成
会議資料や申請書類など、紙で印刷した書類を利用するシーンも多いのではないでしょうか。紙の書類に依存している職場だと大量の紙やインクを消費することとなり、軽視できないコストとなります。
また、会議資料などは1度使用したらそれ以降は使わなくなる場合が多いでしょう。シュレッダーにかけるための電気代も発生しますし、その場限りの利用のために印刷するのは勿体ないことですよね。
タイムカードでの勤怠管理
勤怠管理する際に、紙のタイムカードを用いている職場もまだまだ多いようです。紙のタイムカードは定期的に新しいものを用意しなければならず、社員数が多いと毎月かなりのコストになるでしょう。
しかも、タイムカードは集計を手作業で行わなければならず、勤怠管理に時間がかかるのです。集計ミスも発生しやすく、社員本人だけでなく給与計算などを行う社員の人件費もかさんでしまいます。
ITツールで経費削減するなら「グループウェア」がおすすめ
このように、ビジネスでは無駄な経費が発生するシーンが多く存在します。これらの無駄をまとめて経費削減するなら、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアはITツールの一種で、社内の情報共有やコミュニケーションを促進する役割を担います。
グループウェアには、ビジネスでの経費削減につながる様々な機能が存在します。ここでは、経費削減に役立つグループウェアの機能を3つピックアップしてご紹介しましょう。
電話や移動の時間を減らす「ビジネスチャット機能」
「ビジネスチャット機能」を使うと、オンラインで任意の相手とメッセージでのやり取りができます。文字として残るので電話よりも確実なコミュニケーションが取れる上に、メールのように多くの入力項目を埋める必要がなく手軽です。
また、1対1のやり取りだけでなくグループでのやり取りもできます。そのため拠点間でのオンライン会議にも利用でき、無駄な移動の削減につながるでしょう。以下の記事ではビジネスチャットの導入事例を紹介していますので、併せてご覧ください。
ビジネスチャットをどう活用する？業界・業種・業務別に事例をご紹介
ペーパーレスを促進する「ワークフロー機能」
「ワークフロー機能」を使うと、あらゆる申請手続きをすべてオンラインで行えます。申請や承認、差し戻しといった操作をすべてWeb上で行えるため、紙の申請書類を印刷する必要がありません。
申請手続きがオンラインで完結するため紙を直接手渡しする必要もなく、リモートワークにも対応できます。さらに、電子データとして管理できるので紙のように破損や紛失のリスクがなく、管理コスト削減にもつながるでしょう。ワークフロー機能についてより詳しく知りたい方には、以下の記事がおすすめです。
コロナ禍での新しい申請スタイル！在宅で使えるワークフローとは
タイムカードが不要な「勤怠管理機能」
「勤怠管理機能」を使うと、すべての社員がオンラインで勤怠管理できます。当然ながら、タイムカードを毎月用意する必要がありません。勤怠実績の共有もWeb上で行えるので、締め日に紙で印刷することも不要です。
打刻はICカードやワンクリックで手軽にできるため、日々の勤怠管理に余計な時間がかかりません。しかも、集計作業は自動で行ってくれるので集計ミスの心配もなく、社員本人はもちろん給与計算などを行う社員の人件費も削減可能です。勤怠管理機能についてより理解を深めたい方は、以下の記事も読むと良いでしょう。
勤怠管理はグループウェアで！メリットや選び方、活用事例を解説
グループウェアを活用して、経費削減しましょう！
今回は、ITツールで経費削減すべきビジネスシーン4選や、おすすめITツールであるグループウェアの便利な機能をご紹介しました。
ビジネスの利益を拡大する上で、経費削減はどの企業にも欠かせません。日々の業務を振り返ると、多くの無駄な経費が発生していることでしょう。このような無駄を解消し経費削減したいとお考えの方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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