こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
手帳でのタスク管理、ホワイトボードでのスケジュール管理など…ビジネスにおけるアナログ業務には、「無駄」が付き物です。このような無駄をそのままにすると、生産性の低下だけでなく社員の負担が増加する要因にもつながります。
業務の無駄をなくして効率化するために、「ITツール」を導入する企業が増えています。ITツールとは、デジタル技術を活用して業務効率化するためのツールの総称です。今では様々なITツールが存在し、ビジネスシーンに応じて複数ツールを使い分けることも珍しくありません。
しかし、いざITツールを導入しても、うまく活用できないケースも多々あります。ITツールによって業務効率化を実現するには、導入前にしっかりとした準備が必要です。そこで本記事では、ITツール導入前に決めるべきことや、おすすめのITツールをご紹介します。
業務改革によってビジネスの無駄をなくしたいとお考えの方は、ぜひご一読ください。
目次
ITツール導入前に決めるべき3つのこと
ITツール導入前に決めるべきことを3つ、順番に解説します。
具体的な導入目的
ITツールは、業務の無駄をなくして効率化することを目的としたツールです。つまりITツールの導入には、必ずターゲットとなる「無駄」が存在します。まずは、「どのビジネスシーンのどんな無駄を解消する」という具体的な導入目的を決めましょう。
導入目的が明確になると、ITツールの選択肢もおのずと絞られます。ITツールによって、提供する機能が変わってくるためです。ひとつのビジネスシーンに特化したものもあれば、多機能で幅広く活用できるものもあります。導入目的を具体化して、目的達成につながるITツールを選びましょう。
なおITツールの活用シーンについては、こちらの記事で詳しく把握できます。
データ管理方法
ITツールは主に「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類あり、それぞれデータ管理方法が異なります。クラウド型ではWeb上のクラウドサーバーを用いるのに対し、オンプレミス型では社内サーバーを用います。どちらのデータ管理方法のITツールを導入するか決めましょう。
クラウド型は、社内サーバーが不要なぶん低コストでスピード導入でき、社外でも利用可能です。一方のオンプレミス型はカスタマイズが比較的しやすいものの、社内サーバーの構築・管理に手間やコストがかかります。最近では、リモートワークにも対応しやすいクラウド型のITツールが主流です。
導入後の業務フロー・運用ルール
ITツールを導入すると、従来の業務フローから大きな変化が生じます。このような変化について検討せずに導入してしまうと、うまく活用できずに混乱が発生することも。ITツールの導入前には、あらかじめ導入後の業務フローや運用ルールを決めておきましょう。
導入するITツールが決まったら、そのツールの使い方をしっかり把握することも大切です。大抵のITツールは、公式サイトで操作画面や使い方などを紹介しています。より詳しい情報を入手したい場合は、資料のダウンロードなどを行うと良いでしょう。
ITツールで業務改革するなら「グループウェア」がおすすめ
ITツールを効果的に導入するうえで最も重要なのは、当然ながら適切なツールを選択することです。ITツールの導入をお考えの方には、「グループウェア」を最もおすすめします。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するITツールで、業種を問わず利用可能です。
グループウェアには、幅広いビジネスシーンに活用できる豊富な機能が備わっています。様々な無駄を解消することで、業務改革の実現につながるでしょう。ここでは、グループウェアのおすすめ機能を3つご紹介します。グループウェアでできることを一通り知りたい方は、次の記事をご覧ください。
スケジュール管理なら「カレンダー機能」
「カレンダー機能」は、社員のスケジュールをオンラインで管理・共有できる機能です。カレンダー形式でチームメイトの最新スケジュールを迅速に把握できるため、スムーズにチーム内で連携できます。スケジュールの登録や変更も、専用インターフェースにより短時間で効率的に行えます。
またパソコンの使えない社外でも、スマートフォンから利用することが可能です。そのため、外出中にスケジュールが急遽変わった場合でも、素早く情報共有できます。もちろん、リモートワークへの対応も容易となります。
タイムカード不要な「勤怠管理機能」
「勤怠管理機能」は、その名のとおり勤怠管理がオンラインで行える機能です。ボタン操作で手軽に打刻でき、タイムカードに比べて日々の勤怠管理が格段に効率化できます。しかも集計作業は自動で行われるため、ミスも防げて余計な手間がかかりません。
また、勤怠実績もオンラインで共有することが可能です。そのため、勤怠表を毎月紙で印刷する必要がなく、コストカットにもつながります。スマートフォンから打刻できるので、リモートワークでも問題ありません。
紙の申請書をゼロにする「ワークフロー」
「ワークフロー」は、社内の申請手続きを全てオンラインで行える機能です。申請・承認・差し戻しといった操作がWebブラウザ上から行え、関係者間で申請書をスピーディーに共有できます。紙の申請書のように手渡しする必要がなく、無駄なやり取りが減りリモートワークにも対応しやすくなります。
また申請書の印刷が不要となることで、人件費に加えて書類の管理コストも削減可能です。申請情報がデータ化され、紙の申請書のように紛失や破損のリスクもありません。申請状況もオンラインで把握できるため、申請が滞っている場合でもすぐに対処できます。
グループウェアを導入して、業務改革を実現しましょう！
今回はITツール導入前に決めるべきことや、おすすめのITツールとしてグループウェアをご紹介しました。
ITツールは大変役に立つものですが、事前準備を怠るとうまく使いこなせないことも。しっかり事前準備することで、ITツールを有効活用しやすくなり業務効率化につながります。
ITツールを導入するなら、幅広いビジネスシーンで使えるグループウェアが最もおすすめです。業務改革を実現して無駄をなくしたい方は、ぜひグループウェアの導入をお考えください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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