こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業種に関わらず、社内ルールはなくてはならないものです。社内ルールを明確にして全社的に共有することで、様々なメリットが得られます。しかし実際には、社内ルールがあいまいだったり、中々社員に浸透しなかったりすることも多いのではないでしょうか。
社内ルールを作成・共有する際には、ポイントを押さえることが大切です。そこで本記事では、社内ルールを共有するメリットや、作り方のポイントをご紹介します。社内ルールの必要性を感じている管理職の方は、ぜひご覧ください。
目次
社内ルールを作成・共有する3つのメリット
まずは、社内ルールを作成・共有する3つのメリットについて、順番に解説します。
業務の品質が向上する
社内ルールの中でも重要なものの1つが、業務マニュアルです。業務のやり方をマニュアル化して共有すれば、経験の少ない社員でも一定の品質で業務を遂行できます。社員ごとの品質のばらつきが減り、全社的な業務品質の向上につながるのがメリットです。
人材育成・マネジメントの負担が減る
社内ルールが明文化されていれば、経験の少ない社員に直接教える手間が省けます。また、社内ルールへの理解が深まれば、規律を乱す社員も少なくなるでしょう。結果として、先輩社員や管理職の人材育成・マネジメントの負担が減るのも大きなメリットです。こうした負担が減れば本来の業務に専念しやすくなり、生産性の向上も期待できます。
企業文化の醸成につながる
社内ルールが全体に周知されることで、自社を色付けする企業文化が醸成され、様々な効果が得られます。同じ価値観を共有できることで一体感が生まれ、チームワーク向上や離職率低下が期待できます。また、経営者の意思決定が社員に反映されやすくなるでしょう。
社内ルールの作り方における4ポイント
社内ルールを全社的に共有する上で、作り方のポイントを押さえることが大切です。ここでは社内ルールを作る際の4ポイントをご紹介します。
まずは方針を明確にする
社内ルールに一貫性がないと社員は混乱し、結局は浸透しません。業務内容に応じたマニュアルを作成する前に、企業理念やビジョンを明文化し、方針を固めることが大切です。固まった方針をベースにして、業務ごとのマニュアルを作成しましょう。そうすることで社内ルールがぶれなくなり、社員が徹底しやすくなります。
「例外」を作らない
社内ルールは、基本的に全社員が遵守すべきものです。管理職や経営者なら社内ルールを無視してもよい、といった例外は作らないようにしましょう。例外が散見されると、当然ながら社内ルールを守らない社員が増えてしまいます。もちろん業務内容や役職に応じた区別が必要な場合はあるものの、特定の社員にだけ都合の良い社内ルールではいけません。
現場の意見も取り入れる
経営者の独断だけで社内ルールを作成すると、現場には受け入れられず不満が生じることもあります。実際に、経営者が代わって社内ルールも大きく変わったことで、離職率が上がってしまうケースも少なくありません。社内ルールを作成する際には、経営者だけでなく現場の意見も取り入れるようにしましょう。全社員が納得できるような社内ルール作りが、浸透させるためのポイントです。
グループウェアを活用する
どんなに良い社内ルールを作成できたとしても、全社員に共有されなければ意味がありません。社内ルールを明文化して全社共有するなら、「グループウェア」の活用が鍵となります。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを促進するITツールです。
パソコンやスマートフォンで利用できるため、紙のマニュアルよりも効率的に社内ルールを作成・共有できます。具体的なグループウェアのおすすめ機能については、次章でご紹介します。なお、グループウェアについて詳しく知りたい方は、次の記事をお読みください。
グループウェアとは？人気ツールや基礎知識・できることを紹介！
社内ルールの作成・共有に役立つグループウェアのおすすめ機能
社内ルールを浸透させるためには、グループウェアの活用が欠かせません。しかしグループウェアの機能は多く、どれを使えばよいか分からない方も多いでしょう。ここでは、社内ルールの作成・共有に役立つグループウェアのおすすめ機能を2つご紹介します。
カレンダー機能
所属部署や担当業務に限らず、スケジュール管理は生産性を大きく左右する大切な要素です。「カレンダー機能」を使えば、全社員のスケジュールをオンラインで管理・共有できます。スケジュール管理に特化したインターフェースのため、効率的にスケジュールの更新や確認が行えます。スケジュール管理方法が統一されることで、社内ルールも浸透させやすくなるでしょう。
社内Wiki
「社内Wiki」を使えば、企業理念や業務マニュアルなどをオンラインで作成・共有できます。Webブラウザさえあれば全ての社員がアクセスできるため、社内ルールを紙で印刷する必要がありません。表や画像の挿入、フォント調整などの様々な機能が用意されており、社内ルールを分かりやすく整理することが可能です。
グループウェアを導入して、社内ルールを浸透させましょう！
今回は、社内ルールを共有するメリットや作り方のポイント、グループウェアのおすすめ機能をご紹介しました。社内ルールを作成・共有することで、業務の品質向上や人材育成・マネジメントの負担軽減といったメリットが得られます。また、企業文化の醸成にもつながり、離職率の低下やチームワーク向上が期待できます。
社内ルールの作成・共有を効率化するなら、グループウェア「クロジカスケジュール管理」の導入がおすすめです。今回ご紹介したおすすめ機能を全て搭載しており、シンプルなインターフェースで使いやすい魅力があります。初期費用が不要で、低コストな月額料金でスピード導入が可能です。社内ルールを浸透させたい方は、ぜひクロジカスケジュール管理の導入をご検討ください。
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