こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスでは「強い組織」という言葉が使われることがあります。強い組織とは、具体的にどのような組織でしょうか。たとえ組織の規模が大きかったとしても、強い組織であるとは限りません。
強い組織にも色々ありますが、共通するワードは「情報共有」です。強い組織では、質の高い情報共有が活発に行われます。強い組織づくりを実現するためには、情報共有のポイントを把握することが大切です。
そこで本記事では、情報共有が活発な「強い組織」の特徴や、情報共有のポイントをご紹介します。強い組織づくりを課題に感じている方は、ぜひご覧ください。
目次
情報共有が活発な「強い組織」の特徴3つ
情報共有が活発な「強い組織」が持つ特徴3つについて、具体的に解説します。
状況の変化に対応できる
普段から情報共有が行われていると、状況の変化に対応しやすいのです。たとえば、ある社員が体調不良で長期不在となったとしても、強い組織なら迅速に代理の社員をアサインできるでしょう。
なぜなら、その社員の業務情報が日頃から共有されているか、すぐにアクセスできる状態になっているためです。情報共有が活発に行われていると、お互いにカバーし合える体制を構築できます。また、部署をまたいだ情報共有もさかんに行われるため、社員の異動があった場合でもすぐに対応できるでしょう。
生産性が高い
メンバー間で必要な情報が共有されないと、手戻りや待ち時間が発生して組織の生産性は低下します。一方で強い組織では、メンバー間の情報共有が十分に行われるため、こうした無駄がなく業務をスムーズに遂行できるのです。
また情報共有が活発に行われることで、業務に関する相互理解が深まります。相手の業務に無駄な箇所があれば、より良い方法を伝えることもできるでしょう。有用なノウハウも共有されやすくなることで、組織全体の生産性向上につながります。
ビジネスにおける生産性について詳しくは、こちらの記事をお読みください。
帰属意識が高い
「帰属意識」とは、自分が組織に所属しているという意識のことです。情報共有が活発な強い組織では、理念やビジョンが全社的に浸透します。理念やビジョンへの理解が深まることで、社員の帰属意識も高まるのです。
帰属意識が高まると組織に愛着が湧き、離職率の低下や従業員満足度の向上につながります。また、全ての社員が同じ価値観を共有できることで、一体感のある組織となります。社員間の信頼関係が強まり、さらに情報共有が活発となるでしょう。
強い組織をつくるための情報共有の3ポイント
強い組織づくりには、情報共有の活性化が欠かせません。ここでは、強い組織づくりに向けた情報共有の3ポイントをご紹介します。なお、組織づくりのポイントは次の記事でも紹介していますので、併せて参考にしてください。
組織開発を成功させる2つのポイントとは？おすすめツールもご紹介
ルールの明確化
強い組織をつくる上では、情報共有の「質」も大切な要素です。たとえ情報共有が活発でも、その質が低ければ組織の強化にはつながりません。たとえば、共有すべきでない情報をいたずらに共有しても、かえって情報が錯綜して混乱が生じることも考えられます。
質の高い情報共有を行うために、ルールを明確化しましょう。具体的には、下記のような点を明確にする必要があります。
- どの情報を共有すべきか
- どこまでの範囲に共有すべきか
- 誰から誰に共有すべきか
メンバー間の信頼関係強化
組織のメンバー間に信頼関係がないと、情報共有しづらい雰囲気が生まれてしまいます。メンバー間の信頼関係を強化して、いい意味で緊張感をなくすことが大切です。信頼関係を強化する方法としては、様々なものが考えられます。
イベントを開催して交流を深めることは、ポピュラーながら効果的といえます。また、社内報を発行して相互理解を深めるのも一つの手段です。上司と部下で定期面談を行い、悩みを相談しやすくするのも良いでしょう。
ITツールの活用
ホワイトボードなどを使うことが多いアナログ体質な組織では、効率的な情報共有が行えません。一方で情報共有が活発な強い組織は、ITツールを活用しています。ITツールとは、パソコンやスマートフォンで使える、業務効率化を目的としたツールのことです。
オンラインで手軽に必要な情報にアクセスできるため、情報共有の飛躍的な効率化が期待できます。特に最近では、対面での情報共有が行えないリモートワークも増えています。ITツールの活用によって場所を問わない情報共有を実現でき、組織の強化につながるでしょう。
ITツールについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご一読ください。
ITツールとは？社内導入の際のポイントなど、分かりやすく紹介
ITツールを用いた情報共有で、強い組織づくりを！
今回は情報共有が活発な「強い組織」の特徴や、情報共有のポイントをご紹介しました。
強い組織は生産性や帰属意識が高く、状況の変化にも対応できます。強い組織をつくるためには、情報共有のルールを明確化したり、信頼関係を強化したりすることが大切です。そして、ITツールを活用して情報共有を効率化することも欠かせません。
しかしITツールは種類が多く、ビジネスシーンごとに異なるものを導入するのでは大変です。1つのITツールだけで組織の情報共有を効率化するなら「グループウェア」をおすすめします。グループウェアは、情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を豊富に持つITツールです。
グループウェアを導入することで、スケジュールやプロジェクト、タスクなどの業務情報を簡単に共有できます。グループウェア「クロジカスケジュール管理」なら初期費用が不要で、低コストな月額料金だけでスピード導入が可能です。情報共有を効率化して強い組織をつくりたい方は、ぜひクロジカスケジュール管理の導入をご検討ください。
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