こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内で情報共有する時、皆さんはどのような方法で行っていますか？掲示板を利用する、紙に印刷して配布する、メールで一斉送信する…。様々な方法が考えられますが、どれも一長一短で、それぞれが少なからず問題を抱えています。
「掲示板に貼ったはいいけど、ちゃんと周知できているか不安…」
「毎週紙に印刷して配るのが大変…」
多くの担当者がなにかしらの悩みを抱えているのではないでしょうか。グループウェアの”社内掲示板機能”は、そのような従来の連絡手段の問題を解決します。
この記事では、今までの連絡手段の問題点と、それを解決する社内掲示板の機能について解説します。
※社内掲示板も万能ではありません。デメリットについても触れていますので、是非最後までお読みください。
目次
従来の社内連絡手段の問題点
はじめに、一般的な連絡手段について、その特徴を整理してみましょう。併せて、それらの問題点についてもお話しします。
掲示板で掲示する
掲示板は最もシンプルな連絡手段です。オフィス内の目立つ場所にホワイトボードなどを設置し、そこに連絡事項を掲示します。掲示板は情報発信側の負担が一番少ない方法と言えます。
掲示板の問題点は、皆がしっかり確認できるわけではないということです。たとえば、外回りが多く、オフィスにいる時間が少ない人は掲示板を見る暇がないかもしれません。
他社や現場に常駐しているような人も、掲示板を確認できません。そのような人にはメールなどの別の手段が必要になります。
また、連絡対象が限定的な連絡の場合、対象外の人にとってはその掲示物は邪魔になってしまいます。「入社3年以内の人間のみ対象のもの」「男性または女性のみが対象のもの」など、自分にとって不要なもので掲示板がいっぱいになると、読み手にはどれが自分に必要なものなのか探す手間が生まれてしまいます。
内容を確認したくなった時に、掲示板まで行かなければならないのも不便です。いちいち行く必要がないようにメモを取るのも面倒ですし、スマホで撮影することは社則で禁じられている場合もあります。
中には、連絡に気づかない社員もいるでしょう。そのようなことを避けるためにメールなどの別の連絡手段で念押しすることもできますが、それでは二度手間になってしまいます。
このように掲示板は周知目的としては問題があります。多くの会社では、補助的に使っているのが実情です。
連絡事項を印刷して配布する
紙に印刷して、社員に配るという方法もあります。手渡しやデスクの上に置くなどするので、掲示板のようにまったく気づかないということはありません。しかし、この方法にもデメリットがあります。
第一に、この方法では紙を大量に消費してしまいます。社員数に応じてその量は変わりますが、数十人であっても年間に印刷する紙の量は無視できないものになるでしょう。
昨今はペーパレス化を推進している企業も増加しており、印刷物の配布は時代にそぐわないものになりつつあります。
また、紙を配布する労力が意外に大きいことにも注意が必要です。部門・フロアごとに配布する枚数を確認する、資料を印刷する、印刷枚数に間違いがないか確認する、実際に配布する…。1回だけならともかく、定期的にこの作業を行うのは大変です。
さらに、対象者が限定的な場合、誰に配るかを把握しなければなりません。その調査にも時間をかける必要があります。
そして、受け取る側からしても資料の管理が面倒という難点があります。他の資料に埋もれてしまい、読み返す必要があるのに見当たらない、なんていう人は意外と多いです。
このように、紙での配布にもデメリットがあることがわかります。
メールで連絡事項を一斉送信
次に、メールで連絡事項を一斉送信するという方法です。現在では、これが一般的になっている会社も多いのではないでしょうか。掲示板・配布に比べて作業負担が少ない、外出中でも連絡を受け取ることができるなどのメリットがあります。しかし、意外とデメリットも多いので注意が必要です。
まず、社員全員を宛先にするので、異動に応じた宛先のアップデートが必要になります。入れ替えの激しい職場だとその度にメールアドレスリストを更新しなければならないので、保守作業が大変です。
次に、対象が限定的な連絡の場合、送信先の設定も大変です。全員が対象であれば、誰かがメールアドレスリストを作成して、それを皆で利用すれば問題ありません。しかし、年次や性別など特定の条件に合致する人に送る必要があると、対象のメールアドレスを一つ一つコピーして、宛先に貼り付ける必要があります。これはかなり煩雑な作業です。
また、受信側にとってのデメリットもあります。日々大量のメールを受け取る業務を行っていると、連絡メールが大量のメールの中に埋もれてしまうことがあります。逆に、連絡メールが大量に届くせいで、受信トレイがごちゃごちゃになってしまう可能性もあります。受信側からすると、このようなメールは管理が大変で面倒なものです。
社内掲示板のメリット
従来の連絡手段の問題点は、グループウェアに搭載された社内掲示板で解決できます。社内掲示板の特筆すべきメリットを、ここで解説します。
情報を簡単に発信できる
社内掲示板の使い方はシンプルです。担当者が掲示する内容をグループウェア上で入力し、公開ボタンを押すだけです。部門限定、特定のグループ限定など公開設定ができるので、見せたい人にだけ見せることができます。ファイルも添付することができるので、社外からきた案内などをPDF化して公開することもできます。
場所・時間を選ばずに読める
掲示板や紙での配布と違って、ユーザーはオフィスに足を運ばずに、好きな時に社内掲示板にアクセスできます。グループウェア上にデータが保存されているので、紛失の心配もありません。
ストレスなく読めるよう、情報が自動で整頓される
読み手が社内掲示板を開くと、自分が見るべきものが一覧で表示されます。掲示期限が過ぎたもの、自分に必要のないものは表示されないので、一覧がごちゃごちゃすることはありません。
また、未読・既読がわかるようなデザイン設計もされています。未読のものは太字や文字色で強調されているので、感覚的に自分が読むべきかものがすぐにわかります。
このように社内掲示板は読み手が使いやすいように、様々な工夫がされています。
社内掲示板のデメリット
社内掲示板にはメリットも多いのですが、いくつかのデメリットもあります。デメリットについてもしっかり考えなければ、思わぬ問題に直面するかもしれません。
新しいシステムに馴染めない人もいる
社内掲示板は、多くの人にとってあまり馴染みのないシステムです。そのため、紙やメールに慣れている人は、新しいシステムの利用に苦労するかもしれません。
たとえば、社内掲示板に新しい掲示があっても、気づかない可能性があります。グループウェアでは更新通知を表示するなどして、見落とすことがないようになっています。かなり目立つので、それに気づかないということはまずありません。
しかし、まだ使い慣れていない状態だと、よくわからないから無視してしまうという可能性もあります。そのようなことが起こらないように、システム管理者はグループウェアの利用方法を周知する必要があります。たとえば、講習会を開いて利用方法をじっくり教える、マニュアルを配布する、などの方法です。
また、新規の連絡をメールでお知らせする機能もあるので、そちらの利用も検討すべきかもしれません。
その他にも、PC画面だと読んだ気がしないという声が出るかもしれません。デジタル機器を使い慣れてる人からすると、このような声は理解できないかもしれません。
しかし、紙での連絡に慣れすぎて、データとしての情報をそのまま読むのが難しいという人も中にはいるのです。その場合は、紙で印刷する方法などをレクチャーするなどの対応が必要になるでしょう。
コメントでトラブルが起こる可能性がある
一部の社内掲示板にはコメント機能が搭載されています。うまく活用すれば、一方的だった社内連絡を双方向にすることで、コミュニケーションの活性化を図ることができます。
しかし、このコメント機能がトラブルの元になることもあります。掲示内容についての意見や文句が投稿され、そこから口論に発展してしまうということは珍しくありません。対面での話し合いとは違い、コメントは社員全員が閲覧可能なので、社内中にトラブルが波及する危険性もあります。
コミュニケーションの活性化を目的にしたのに、人間関係が悪化してしまうのは避けたいですね。このような事態を回避するためには、明確な利用ルールを定めて、トラブルの火種になりそうな発言を禁止するとよいでしょう。また、システム管理者や経営者が率先してコメントして、模範的な例を見せるという手段も有効です。
ただし、このような対策は労力がかかってしまいます。目的を社内での情報伝達に限定し、コメント欄を閉鎖するというのも一つの方法です。
メリット・デメリットを理解し、社内掲示板を活用しましょう！
社内掲示板は送り手と読み手の双方にメリットがあります。今まで手間だった社内連絡は、スムーズで便利なものに変わります。
ただし、場合によってはデメリットが上回る可能性もあることには注意しましょう。たとえば、小規模のグループ内での情報共有は、従来の方法でも特に問題がないことがあります。この場合、費用や労力に見合ったメリットは得られないかもしれません。
とはいえ、現状の連絡手段に不満を感じているのであれば、社内掲示板はその悩みを解決してくれるでしょう。メリット・デメリットをよく理解し、どれだけの効果を得られるのかを考えた上で、社内掲示板の利用を検討してみましょう。
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