こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
工場では品質や納期の安定化、現場の作業員の安全を守るため、素早い情報共有が求められています。近年、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するため、グループウェアを導入する工場が増えてきました。また、導入前の工場では自社にどのようなグループウェアを導入すべきか、悩んでいる担当者もいるでしょう。
この記事では、工場で情報共有が必要とされる場面や、オススメのグループウェアなどをご紹介します。
目次
工場で情報共有が必要になる場面
工場では、書類や文書の管理、勤怠の管理、スケジュールの管理、他の工場への業務連絡などを行うといった場面で情報共有が必要とされます。それぞれについて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
書類や文書の管理
工場では、製品保守マニュアル、検査記録表、製造工程一覧図などさまざまな書類や文書を使用します。多くの工場ではこれらの書類を紙媒体で管理しているため、紛失や火災による焼失といったリスクが少なからずあるでしょう。
このようなリスクを回避するためにも、製造工程一覧図などの書類を電子データで共有するというのも有効な手段のひとつです。電子データで管理すれば、画像や動画を書類に添付したり、管理画面から知りたい情報を検索してすぐに確認できるようになるでしょう。
勤怠の管理
これまで工場では一般的に、紙の出勤簿やタイムカードで勤怠を管理してきました。しかし、紙媒体での勤怠管理は手間がかかり、生産性を低下させる恐れがあります。また、給与計算でミスが発生した、労働時間の集計に時間がかかったといった場面では、速やかな情報共有が求められ、社員にかかる負担も大きいでしょう。
スケジュールの管理
工場では納期に遅れないよう生産スケジュールを組み、製品の製造工程を管理しており、これを工程管理といいます。工程管理は、受注先や製品ごとに複数の担当者が関わるため、担当者ごとに認識のずれがないかの確認が必要です。
工程管理において社員同士が効率的に必要な情報をリアルタイムで共有できれば、工場の進捗状況を細かくチェックできます。そして、万が一生産計画に問題が発生した場合も、速やかに修正対応ができるでしょう。
他の工場への業務連絡
複数の工場を所有し共同作業を行なっている企業の場合、より細かな情報共有の仕組みづくりが必要です。これまで工場では、電話やメールで連絡を行うことが一般的でしたが、近年では情報共有にITツールを活用することで、顔が見えない相手とリアルタイムでのコミュニケーションが可能になっています。これにより、各工場に速やかに指示を出せるようになりました。
グループウェアとは
業務の効率化に向け、企業など組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にしてくれるのがグループウェアです。業務において、情報やスケジュールの共有が求められるなかで、グループウェアを導入する企業が増えています。
グループウェアに似たシステムとして社内SNSがありますが、これはチャットやメールなどのやりとりを重視したシステムで、それに対してグループウェアには、これにプラスして業務の生産性向上に役立つ機能が搭載されています。
- メール
- スケジュール管理
- タスク管理
- 連絡先一覧
- 施設予約
- 掲示板
上記がグループウェアに搭載されている一般的な機能です。グループウェアは社内SNSが進化したものと考えるとよいでしょう。
工場の情報共有にオススメのグループウェア
工場の情報共有にオススメのグループウェアには、Stock、Garoon、desknet's NEOが挙げられます。それぞれご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
Stock
Stockとは株式会社Stockが提供するクラウド型情報共有ツールで、チームの情報を簡単に残せる点がポイントです。なかでも「ノート」機能は、情報を残せる上にリアルタイムでチームに共有できるため、画像やファイル、要件などをまとめたテキスト情報を誰でも簡単に残せます。またノートに紐付けて「タスク」と「メッセージ」を活用すれば、情報を整理して業務を進められ、必要な情報がある場合も、検索して簡単に見つけられるでしょう。
このようにしっかりと情報が残せる一方で、些細なやりとりまでも記録として残ってしまう側面もあります。そのことがデメリットだと感じる人もいるでしょう。
Stockはシンプルなツールなので、誰でも簡単に使える点も特徴的です。感覚的に操作できるため、ITの専門知識がなくても問題なく使用できるでしょう。
Garoon
Garoonはサイボウズ株式会社が提供する、使いやすいインターフェースが魅力のグループウェアです。コミュニケーション機能はもちろん、スケジュール管理機能やファイル管理機能も充実していることから、工場に適しているといえるでしょう。また、シンプルに操作できる点もGaroonの魅力の一つです。
GaroonはMicrosoft 365やkintoneなどさまざまなシステムと連携できるため、すでに保持しているデータも活用できるといったように、より便利に利用できるでしょう。さまざまなシステムと連携が要される工場には、Garoonの導入がオススメです。
しかし、複数のシステムとの連携に慣れるまでに時間がかかる場合があります。それが小さなデメリットともいえるでしょう。
desknet's NEO
desknet's NEO（デスクネッツネオ）は、株式会社ネオジャパンが提供するWeb型のグループウェアです。勤怠管理・情報共有・プロジェクト管理などの豊富な機能が搭載されていて、業務の効率化に貢献してくれます。
またdesknet's NEOは27種類以上のアプリを搭載し、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットからも利用可能です。そのため場所にとらわれず気軽に活用できます。
desknet's NEOは顧客満足度が高い、国産グループウェアです。そのため中小企業から官公庁まで幅広く利用されています。また直感的に感覚で操作できるので、誰でも簡単に使用できるのがポイントです。
desknet's NEOには機能がたくさんありますが、全てを活用しきれない可能性があるというデメリットがあります。最小限の機能だけを使用したい人は、他のグループウェアを探すとよいでしょう。
なお、クロジカスケジュール管理も、予定共有ができるスケジュール管理ツールです。ひとつの画面でチームのメンバーや会議室の予定を確認できるので、空き時間がひと目で分かります。こちらも確認するとよいでしょう。
工場の情報共有で役立つグループウェアの機能
工場での情報共有に役立つグループウェアの機能には、コミュニケーション機能、ドキュメント管理機能、タスク管理機能、文書管理機能などが挙げられます。それぞれ解説しますので、どの機能を取り入れるべきか参考にしてみてください。
コミュニケーション機能
工場の情報共有で役立つグループウェアの機能として、必要不可欠とも言えるのがコミュニケーション機能です。掲示板やアンケートなどさまざまなツールがありますが、いずれも複数人と同時にやりとりができるという共通点があります。コミュニケーション機能を利用すれば、口頭やメールでは手間がかかる連絡事項も効率化し、コミュニケーションが円滑に行えるでしょう。
ドキュメント管理機能
工場では、製造工程一覧図や製品保守マニュアルなど、さまざまなドキュメントを使用します。こうしたドキュメントが紙媒体で管理されていることも往々にしてありますが、電子データで共有すれば紛失の恐れもなくなるためオススメです。また、情報の検索も容易になることから、工場での情報共有にはペーパーレス化が重要視されています。
タスク管理機能
スケジュールやToDoリストの管理などを行えるのが、いわゆるタスク管理機能です。工場では決められた納期に沿って業務を進める必要がありますが、各社員のタスクや全体の進捗状況などを把握していないと、気付かないうちに作業に遅れが生じる恐れがあります。そのため、スケジュールやタスクの管理はグループウェアで管理し、社内全体で情報共有するのがオススメです。管理者が全体の進捗状況を把握していれば、遅れが出ている業務にサポートを充てるなど早急な対応が可能になり、生産性高く業務を推進できるでしょう。
文書管理機能
社内のあらゆる文書や資料を管理したり共有できるのが、文書管理機能です。工場には会社と同じようにさまざまな部門があるため、活用する資料は多岐にわたります。そのため紙媒体で資料を管理していると、必要な書類を見つけ出すのが難しくなるでしょう。
そこですべての社員が必要な書類にすぐアクセスできるように、文書管理機能を使うことがオススメです。文書管理機能を上手に活用することで、情報の一元管理が可能になります。
工場の情報共有にグループウェアを導入するメリット
工場での情報共有にグループウェアを導入するメリットは、どのようなものがあるのでしょうか。メリットを知ることが、グループウェア導入のモチベーションにつながります。
情報共有が円滑になる
グループウェアを導入すると、情報共有が円滑になるというメリットがあります。工場では製品マニュアル、設計仕様書や開発計画書といった多くの書類や文章を使用します。これらを電子化してグループウェアの情報共有機能を利用することで、現場やオフィス、部門間でのやりとりがスムーズになり、電子マニュアルをはじめとした各種資料の共有が容易になるでしょう。
また、製造業は納期遵守が原則のため、作業スケジュールを緻密に練り上げる必要がありグループウェアの機能が有効です。進捗情報やクライアントからの仕様変更などあらゆる情報の共有がインターネット上ですべて完結できるため、効率的な情報共有が実現できるでしょう。
部門間での協力が促進される
グループウェア導入において、部門間での協力が促進されるという点もメリットとして挙げられます。従来の工場では電話やメールでのコミュニケーションを行なっており、電話の場合は相手のスケジュールにあわせなければならない、メールの場合は文章作成やその確認に時間がかかるといったデメリットがありました。
しかし、グループウェアのチャットは堅苦しさがなく、部署や作業場所が違う相手でもスピーディーに情報共有ができます。そのため、グループウェアの導入によって部門間での協力が促進され、社内業務の活性化にもつながるでしょう。
社内で良好な人間関係を築ける
社内で良好な人間関係を築ける点もグループウェア導入のメリットといえます。工場ではクライアントや部門間でのやりとりが非常に多く、円滑なコミュニケーションが重要です。
社内外でのコミュニケーションにおいては、グループウェアのチャット機能が役立ちます。チャットでは気軽にコミュニケーションを取れるため、社内の風通しがよくなる効果もあるでしょう。
情報漏洩のリスクが低くなる
グループウェアを導入することで、情報漏洩のリスクが低くなる点もメリットのひとつです。グループウェアでは、特定の部署のみにアクセスを制限するなどの対策ができるため、社内のセキュリティを強化できます。またグループウェア内で資料やメッセージのやりとりが完結することから、操作の誤りなどで社外への情報漏洩を防いでくれるでしょう。
まとめ｜工場の情報共有をグループウェアで快適に！
工場では部署間で連絡を取り合う機会が多く、現在も電話やメールを使用している現場もあるかもしれません。また、書類などを紙媒体で管理していると、情報共有にタイムロスが生じることもあります。
工場の情報共有には、グループウェア導入がオススメです。グループウェアの導入で、コミュニケーションの活性化や情報共有の円滑化を実現できます。また、グループウェアは納期遵守や従業員の安全を守ることにも役立ちます。
グループウェアを導入し、快適な職場環境をつくりましょう。
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