こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
日程調整業務の効率化について考えたことはあるでしょうか。データとしては、人事・採用担当者の６割以上が「自動化出来たら便利だと思う」と回答をするほど、日程調整業務は時間と手間がかかるものです。
人数や面接時間、面接者の希望を考慮した上で、日程を調整しなければならないので、思うように組むことが出来ずに時間だけが過ぎてしまうこともあるでしょう。日程調整がスムーズにいかないことで、有能な人材を逃してしまうということも考えられます。
本記事では、人事・採用担当者にの方に向けて、日程調整を効率的に行うポイントやよくある悩みについて紹介していきます。
目次
総務の日程調整効率化
総務部の仕事とは？
総務部と聞いて多くの方が、「雑用係」や「何でも屋」といったイメージを持たれているでしょう。ほとんど正解でしょう。言い方を変えると、「他部署の業務に当てはまらないすべての業務を行う部署」です。
総務部は、体を流れる血液のようなもので、総務の業務が効率的でないと、全体に影響を及ぼしてしまいます。全体を把握して、各部署を繋ぐ血液として、業務や日程調整を行います。具体的な業務内容としては、会社の備品の管理・契約書類の管理・従業員の健康管理・地域や官公庁との渉外・会社行事の計画、進行などがあります。
どれも簡単なことではなく、それぞれの業務に合った総合的な能力が必要になる業務です。
総務事務の仕事は？
総務部内の事務職を行う人を総務事務と呼びます。総務事務は、会社で使用される消耗品や業務に使用するモノの管理を行います。社員の業務が滞ってしまわないように、つねに気を配らなければなりません。
他にも定期で行われる株主総会の企画から運営までのサポートも担当します。ここでは、株主への招集通知の作成・発送や、会場の用意、プレゼン資料の作成など運営のサポートをすべて行います。
年間で様々な会社行事（入社式や社員旅行など）があり、その企画・運営も総務事務の仕事になります。社員が会社の理念を理解できるように社員同士のコミュニケーションやスケジュールを円滑にし、活性化させるための企画を行います。
不定期の業務としては、冠婚葬祭やトラブルの対応も行います。社内外の突発的に発生する事柄においても総務事務が対応することが大半です。
総務事務の仕事は？
企業にとって従業員は大切な財産になります。企業の理念に合った、より企業を成長させてくれる人材を見極め、採用までこぎつけるのが人事の大切な役割になります。世間的な印象ですと、採用や退職勧告が強いかと思いますが、人事の業務で多くの割合を占めるのが、人材の育成でしょう。
個々の能力を見極め、伸ばしていきつつ、企業の成長につながる人材にしなければなりません。もちろんそのためのモチベーションづくりや正当な評価といった「見る」が必要でしょう。どの部署も最終的には、企業とそこで働く社員の成長につなげることを目標に日々、業務を行っています。
総務事務の仕事においても従業員ひとりひとりの日程調整を行うことで、より企業がもとめる人材を育成することにつながります。
面接の日程調整効率化
採用担当者の日程調整を効率化
採用担当者は、人材を募集し、面接のセッティング、採用の可否、入社後のサポートなどの業務を幅広く行います。そのため、就職を希望している学生へのアプローチが中々できず、選考を断念してしまうことも考えられます。この問題を解決するためには、日程調整業務の効率化が必須であり、これを支援するツールがグループウェアです。
グループウェアを活用することで、日程調整業務の効率化につながり、就活生へのフォローに時間を割くことが出来、より多くの人材を確保できます。
面接日程の円滑化
グループウェアでは、作成したグループ内ですべての情報を共有することが出来ます。そのため、面接希望者と面接官の日程調整をスムーズに行うことが出来るだけでなく、面接内容や評価、採用の有無まで、すべて一括で管理することが出来ます。特徴として以下の３点があります。
・学生との面接日程調整
グループウェアのスケジュール機能では個人用グループ用のスケジュールを同時に管理することが出来ます。面接担当者は学生に面接可能な日程をURLで一斉に送信し、各学生が各々希望日程を選択します。選択された日程はグループウェア上で反映され、自動でスケジュールを組むことが出来ます。
・面接日程の変更・キャンセルへの対応
反映されたスケジュールを各学生は確認することが出来ます。もしも、希望した面接日程がほかの学生と被ってしまっていた場合、ダブルブッキングしないようにはじかれてしまうので、別の候補日から選びなおしましょう。再度送られてきたURLにアクセスし、メール送信するだけなので、手間はかかりません。
・面接後の評価入フローの把握
面接実施後、面接官は面接時のチェックリストに従って学生の評価をグループウェア上に入力していきます。学生の現在の面接状況や人数などが一目で確認できるので、入力漏れなどを防ぐことが出来ます。
日程調整を効率化するための3つの方法
業務効率化の重要性
面接において、その事前準備はとても大切なものになります。特に複数の面接希望者や面接担当者の日程調整は相当な労力です。人数や条件によって、日程がなかなか決まらず、企業の対応の遅さに不満を持つ就職希望者も出てくるでしょう。
スケジュールを共有、効率よく面接日を決定・面接・採用までをスムーズにすることで、企業側、求職者側双方がストレスなくコミュニケーションを取ることが重要です。また、日付を決めることに固執しすぎるのは危険です。希望の日程を募る際、内容にも留意しましょう。
メールのやりとりを工夫
メールでの日程調整をする場合の工夫の仕方を紹介します。大切なのは、短いやり取りの中で、必要な情報を相手が分かるように伝えることです。メールだと、相手に送信した場合、その返答にどうしても時間がかかってしまいます。
また、日付を指定し、確認した場合、その日付がすべてダメですと、再度送り直しになってしまいます。このやりとりの多さが応募者にとって煩わしいものになってしまい、マイナスイメージ、もっといくと辞退という結果を生んでしまうかもしれません。
そのため、一度のメールに複数の日程候補を入れる、返答が簡潔で済むような文面を考え、配慮することで、円滑にコミュニケーションを取っていきましょう。
日程調整ツールの導入
上記のように手間や時間がかかってしまう作業を日程調整ツールの導入で、緩和し面接に関わるほとんどの業務を一括管理してしまうことで、時間の無駄を省き、すべての業務をスムーズに進めることが出来るので、ダブルブッキングや面接漏れなどのマイナスイメージを持ってしまう事態を回避しましょう。
日程調整を外注先に依頼
また、日程調整業務を外注してしまうという方法もあります。採用代行会社や人材紹介会社など、普段から日程調整を行い、得意としている企業に依頼することで日程調整の効率化につなげることが出来ます。
基本的なことはすべてお任せし、各連絡や最終調整を行うのは総務事務という方法もありでしょう。
総務・人事の仕事の効率化
ここまで総務部と人事部の業務内容と業務の効率化について紹介しました。どちらの部署も多くの人との関わりがある部署であり、会議や面接などの日程調整がとても大事なものになります。
他の業務の時間を確保するためにもとても大事なことですので、日程調整にお悩みならばグループウェアを活用しましょう。また、面接の進捗状況や顧客の状況などがすぐに共有でき、日程を決める際にも参考になるので、効率化ツールはとても便利です。
常に日程、業務全体を把握し、時間も手間もかけずに効率よく行い、更なる企業の発展のためにも情報の一括共有化、日程調整効率化ツールをご活用ください。
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