こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスICTツールの利用状況は2018年時点では、まったく導入していない、もしくは職場に導入されていてもあまり使っていない企業が大多数でした。
それから2年、リモートや在宅ワークの需要が増えた結果、ビジネスチャットツールについて導入する企業も増えてきました。
しかし便利そうではあるものの、いまいち選び方や基準がわからず導入を躊躇している企業も多いのではないでしょうか？
この記事ではビジネスチャット導入を検討している企業の方へ、選び方の基準やメリット・デメリットなどを含め解説します。ぜひ参考にしてみて下さい。
ビジネスチャットの選び方5つの基準
使う目的
ビジネスチャットには様々な機能があります。
そのため使う目的をハッキリさせて導入をしないと、コストばかりかかり意味のないツールになりかねません。
ビジネスチャットの大きな特徴は非対面のコミュニケーションツールが可能という点ですので、自社として、どのようなコミュニケーションを実現して業務効率化を図りたいのかを明確にする必要があります。
まずは使う目的をはっきりさせる事がツール選びに重要な最初の基準となります。
使う規模
ビジネスチャットをどのくらいの人数で利用するか規模を考えて運用することも重要です。
小規模・大規模それぞれの場合で選ぶ基準は異なります。
例えば小規模であればシンプルな機能で充分ですが、100人を超える大規模な組織の場合、部署やグループ単位で管理がしやすく使いやすいかどうか、同時に大人数がアクセスする場合の負荷に耐えられるツールであるのかどうかなども含め検討が必要です。
もし、導入イメージがわかない場合には、ツールには導入事例が提示されていることが多いので、まずは導入事例をチェックしてみると良いでしょう。
使いやすさ
ツールの使いやすさも重要なポイントです。
なぜなら、いかに機能が充実していても『使う人が使いづらい』と感じたツールは利用されないからです。
そのため、どの使用者がメインで何に使うのか、また、どこまでのメンバーにどれだけの機能を使って欲しいのかなど、充分検討して導入することが大切です。
まずはお試しで使ってみてから導入できるツールもありますので、もし迷うようなら、無料期間が設けられているサービスから始めてみましょう。
価格やコスト
企業でビジネスチャットツールの導入を考える以上、価格やコストがありきで、その値段に見合うツールを検討する事が多いのではないでしょうか。
当然、機能が充実していれば高コストになりますし、逆に必要最低限の機能だけのツールであればコストは安くなります。
そのため使う目的や使用者の使いやすさなどを考え、コストと機能のバランスを考えて選ぶことが大切です。
セキュリティ
ビジネスチャットにおいてセキュリティが強固かどうかは非常に重要な基準となります。
なぜなら、いくら企業努力をして顧客を獲得しても、セキュリティが甘く情報が流出してしまった結果、顧客の信用を失ってしまっては元も子もないからです。
例えば、メッセージやファイルを送る際に暗号化できるかどうか、不正アクセスや情報漏洩についてセキュリティソフトがきちんと備わっていて防御ができるかどうか、様々なデバイス(PC、スマートフォン、タブレットなど)を利用してもセキュリティは強固かどうかなど、検討しているツールが自社のセキュリティ基準をクリアしているかどうか抑えておきましょう。
ビジネスチャットとは
そもそもビジネスチャットとはどういうツールなのでしょうか？
LINEやミクシィなど個人のやり取りするツールとして人気だったチャットツールはビジネスにも広がり、業務効率化を図る目的として業務用に特化したビジネスチャットが発展してきました。
つまりビジネスチャットとは、個人間で使えるレベルの使いやすさを持ちながら、ビジネスで業務効率をあげられる便利なコミュニケーションツールと言えるのです。
ビジネスチャットツールはとても便利なツールですがメリットばかりではありません。
手軽に利用できる以上、デメリットもある程度容認しなければ利用しづらいツールでもあります。
ここではビジネスチャットの導入において、どのようなメリットやデメリットがあるのか、ポイントを紹介していきます。
ビジネスチャットツールのメリット
リアルタイムでやりとりできる
ビジネスチャットの最大のメリットはリアルタイムでやりとりができることです。
以前は電話やメールが主なツールでした。
しかし電話やメールは相手の都合を考えて発信しなければならず、特にビジネスシーンではそれなりに時間をかけてやり取りを行う必要がありました。
しかしビジネスチャットは何事もスピーディーに行う事が可能で、さらに相手に余計なプレッシャーや時間を与えることなく用件をダイレクトにやりとりすることができるため、とても円滑なコミュニケーションをとることができるのです。
部署・グループ内でやりとりできる
ビジネスチャットでは部署やグループなど、あらかじめやり取りをするメンバーでグループを作ることができ、必要な情報を瞬時に共有することが可能です。
例えば、誰がいつどこで何をしているか、スケジュールなども把握することができるので、不要な時間をかけて回答をしたり、やりとりに時間をかけて仕事をすすめる必要もなく、業務効率化が図れます。
必要なデータを即時に共有できる
ビジネスチャットは即時に情報を共有できます。
従来のメールや電話でのやりとりと比べて断然効率がよく、発信元が一元的であるため誤った情報が流れにくいメリットがあります。
また、社内だけでなく社外とのやりとりも即時共有が可能であるため、使用する人全てが迅速で効率のよいコミュニケーションをとることが可能です。
場所は関係なく利用できる
ビジネスチャットはインターネット回線が利用できる場所であればどこにいても利用ができます。特に現在はコロナ禍の影響で様々な働き方が求められています。そのため PCやスマートフォン、タブレットなど、どの端末を使用するかも含めどのような場所でどのツールを使うか選ぶことができるメリットは大きいのです。
例えば、海外、リモート、在宅ワークなど、多様な働き方ができるため、多様で優秀な人材を確保することも可能となっています。
ビジネスチャットツールのデメリット
情報取得は本人次第になる
ビジネスチャットのメリットはデメリットにもなり得ます。
自由度の高いツールである反面、自己でしっかり情報の管理をしておかないと、大事なメッセージを見落としたり、必要な情報を探すことができず手間がかかってしまったりと、便利なツールではなくなってしまうデメリットがあります。
これは検索機能やクリップ機能、またノート機能などを使いこなすことである程度対処ができ、さらにツールをある程度勉強し、慣れておくことで防ぐことができます。
顔がみえないやりとりで細部が伝わりづらい
テキスト文字は目で見てさっと頭に入るので使いやすい反面、文脈から相手の感情など読み解くことは難しいのではないでしょうか。
結果ビジネスチャットを使う場合、急ぎの確認をして欲しいのに、急いでという言葉を入れなかったため後回しになったり、逆に不要な言葉を入れた結果、相手を不快にさせるなど、コミュニケーションが取りづらいデメリットがあります。
そのためビジネスチャットはあくまでコミュニケーションの補足と考え、テキストのコミュニケーションだけに頼りすぎないようにする必要があります。
ビジネスとプライベートの切り分けがしづらい
ビジネスチャットは24時間いつでもやりとりができるツールです。そのため、業務時間外であっても情報が更新されるとつい気になってしまい即時連絡を返してしまいます。これは意識して自分で業務とプライベートの切り分けを行わないと24時間仕事をしているかのような状態になる危険性をはらんでいます。
また、社内で仲の良い人がいれば気軽にメッセージのやり取りができるため、仕事と関係のないプライベートな話題で盛り上がり、他の人が不快に思うデメリットもあります。
ツールに慣れるまで時間がかかる
どんなに便利なツールでも新たに使おうとする場合、ツールの使い方に対して研修や学習が必要で時間がかかります。
スピーディーなやりとりができるビジネスチャットは特に、導入時に機能をつけすぎてしまうとスピードが早い分ついていくことができず、あとで機能を学べばいい、と従来型のやり方で業務をすすめてしまうのではないでしょうか。
結果コストをかけて導入したツールが使われないツールになってしまう恐れがあるため、導入部署や、使って欲しい社員が積極的に利用できるよう、導入研修や勉強会を実施する必要があるでしょう。
ビジネスチャットはツール次第で業務効率化が加速する
ビジネスチャットはビジネス利用に特化した便利なコミュニケーションツールです。
いつでもどこでも24時間利用できる利便性があり業務効率化を図れます。
しかし、メリットもあればデメリットもあります。
そのためビジネスチャットの選び方はとても重要です。
しっかりと導入目的を定めれば、選んだツールで業務効率化が加速するので、自社の生産性向上のために導入を検討して損はないツールの1つと言えるのではないでしょうか。
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