こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
コロナ禍によってテレワークも始まり、勤務形態も変わってきました。その中で手書きの勤怠管理を行っていると、どうしても時間や手間がかかってしまいます。
そのため、自治体でも効率的に業務を行うために、システム導入が欠かせなくなってきました。システム化により多くの利点もあります。
この記事では、自治体における手書きの勤怠管理の課題、システム導入のメリットや注意点についてご紹介します。オススメの勤怠管理システムもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
手書きの勤怠管理の課題
手書きの勤怠管理には、いくつかの重要な課題が存在します。まず、手書きによる勤怠管理では、従業員が毎日自身の出勤・退勤時刻や休憩時間、残業時間を手動で記入・計算する必要があります。この手間がかさむため、時間の浪費となり、生産性の低下を招く可能性があるのです。
また、手書きデータの入力過程ではヒューマンエラーが発生しやすく、記入ミスや計算ミスが生じる可能性もあります。これによって勤怠データの正確性が損なわれ、給与計算や労働時間管理に誤りが生じる恐れもあるでしょう。
手書きの勤怠記録は紙媒体で保管されるため、データのバックアップができず、書類整理が煩雑です。必要な情報の迅速な取得が難しく、情報の共有や管理に課題が生じます。さらに、用紙の大量消費によって環境への負荷が高まり、資源の浪費や廃棄物の増加が懸念されます。
手書きデータはデジタル形式ではないため、効率的なデータ分析や傾向の把握が難しいです。勤務パターンや労働時間の最適化が難しく、業務改善の機会が制限される可能性があります。
こうした課題を克服するためには、ペーパーレスな勤怠管理システムの導入が有益です。デジタル化によってデータの正確性が向上し、効率的なデータ管理と分析が可能となります。従業員の負担が軽減され、組織全体の業務効率向上に貢献し、自治体の勤怠管理が効果的に改善されるでしょう。
勤怠管理にシステムを導入するメリット
勤怠管理のシステム化には、さまざまなメリットがあります。第一に、システム導入により時間とコストを大幅に削減できます。従来の紙ベースの勤怠管理は、申請や承認、記録などの手続きが煩雑で時間がかかりますが、システムを用いることでこれらのプロセスが自動化されるのです。その結果、従業員と管理者の負担が軽減され、申請や承認の手続きにかかる時間が大幅に短縮されるため、生産性が向上します。
第二に、システムを活用した勤怠管理により、正確なデータ管理が可能です。従業員の勤務時間や休暇などの情報が正確に記録され、報告書作成や給与計算などの業務が効率的に行えます。人為的なミスや記入漏れが減少するため、誤った情報によるトラブルを防げるでしょう。
第三に、システムを通じた勤怠管理は透明性と監査の容易化をもたらします。データの透明性が高まり、承認履歴や変更履歴を追跡できるため、監査が簡単に行えます。組織内での透明性が確保されることで、情報開示やコンプライアンスの強化が実現し、信頼性の向上も可能です。
さらに、システムを用いた勤怠管理はモビリティと柔軟性を提供します。従業員はオンラインで勤務時間の申請や休暇の予定確認ができるため、リモートワーク環境下でも効率的に業務を進められます。
最後に、システム導入によるペーパーレス化は環境負荷の軽減が可能です。紙の使用を削減し、デジタルプラットフォームを活用することで、資源消費量を減少させ環境保護に貢献します。
勤怠管理システムの導入は、自治体の業務効率化と従業員の満足度向上に向けた重要な一歩です。時間とコストの削減や正確なデータ管理、透明性の向上など、これらのメリットを通じて、より効果的で持続可能な業務運営を実現できます。
システム導入する際の注意点
勤怠管理のシステム導入時に注意すべきポイントをご紹介します。第一に、システム導入の前に現行の業務プロセスを詳細に分析することが重要です。業務の流れや関わる人々を把握し、システムがどのように適用されるかを明確にすることで、後々のトラブルを回避できます。
第二に、システムの選定段階では、ユーザーのニーズに合った使いやすいインターフェースを持つソリューションを選ぶことが大切です。職員がシステムを快適に操作できなければ、業務効率化は十分に達成されない可能性があります。
また、システム導入に伴うトレーニングやサポート体制も考慮すべきです。システムの操作方法やトラブルシューティング手順を職員に適切に伝えることで、円滑な導入と運用が実現できます。
セキュリティ面も見逃せません。機密情報が含まれる勤怠データを適切に保護するため、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。データ漏洩や不正アクセスへの備えを万全にしましょう。
最後に、導入後の評価と改善サイクルを設けることが成功への鍵です。システムの効果を定期的に評価し、不具合や改善点を洗い出して適宜修正することで、長期的な効率化を図れます。
勤怠管理システムの選び方は？
まずは自治体における業務ニーズの明確な把握がスタート地点です。従業員の人数や業務内容に合わせた機能を検討しましょう。稟議書のペーパーレス化だけでなく、出退勤の記録や休暇申請、労働時間の集計なども注視することが重要です。
システムの使いやすさも重要なポイントです。直感的なインターフェースがあれば、従業員がスムーズに操作できるため、導入効果が高まります。デモやトライアルを活用して、システムの使い勝手を確認しましょう。
また、クラウドベースのシステムを選択することで、データの共有やバックアップが簡単に行えます。これにより、リモートワークの環境下でもシステムを利用し、柔軟な業務運営が可能です。
業務データのセキュリティも決して疎かにはできません。システムが適切なセキュリティ対策を備えているか確認し、個人情報の漏洩などを防ぐようにしましょう。
さらに、導入後のトラブルに迅速に対応してくれるカスタマーサポートがあるかどうかも確認しましょう。安心してシステムを利用するためには、万一の際に適切なサポートが受けられるかも必要となります。
最後に、予算内での導入を検討しましょう。初期導入費用や運用コスト、メンテナンス費用などを詳細に比較し、コスト効率の高い選択をすることが重要です。これらのポイントを総合的に考慮しながら、自治体の業務ニーズに適した勤怠管理システムを選びましょう。
クラウド型のシステムがオススメ
多くの勤怠管理システムがあり、その中でもクラウド型のシステムがオススメです。まず、利用者は専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、ウェブブラウザを通じてアクセス可能です。これにより、導入が簡単であり、従業員全員が効率的に利用できる環境を整えられます。
また、クラウド型のシステムは柔軟性に富んでいます。リモートワークの普及や、業務の多様化に対応する上で、場所や時間に縛られずに勤怠管理を行える環境が求められるでしょう。勤怠情報や申請書類は安全にクラウド上に保存され、適切なアクセス権限を設定することで、セキュリティも確保されます。
さらに、クラウド型のシステムはスケーラビリティに優れています。自治体の成長や変化に対応しやすく、必要に応じて機能を追加・拡張することが可能です。これにより、長期的な視点での運用が見込まれるでしょう。
最後に、経済的な観点からみても利点があります。クラウド型システムの導入コストは従来のオンプレミスシステムと比べて削減できることが多く、導入後の運用コストも抑えられます。
【自治体向け】オススメ勤怠管理システム2選
ここでは、自治体にオススメの勤怠管理システムを2つご紹介します。システム導入を検討している自治体の方は、ぜひ参考にしてみてください。
CLOUZA
「CLOUZA」の最大の特長は自社以外でも勤怠情報を管理できることです。データはクラウドで管理され、ネットがあればどこでも勤怠の管理が可能です。従業員はパソコンやスマホで在宅や外出先からも打刻でき、管理者もリアルタイムで勤怠状況を把握できます。
このシステムは自社以外でも活用可能で、顧問先との勤怠管理をシームレスに行えるのです。シンプルな画面で勤怠データが一目で確認でき、指定日の一覧表示で出勤や不在理由を把握し、変更箇所も色で判別できるため、作業中のミスを少なく抑えられます。
シフト作成機能もあり、複数名のシフトをまとめて登録し、本部や各拠点の管理者も協力して作業が可能です。アラート機能やオプション機能も充実していて、長時間勤務の状況をアラートで確認できるほか、年次有給休暇管理や申請承認ワークフローを活用可能です。
ただし、スマホからの勤怠記録は可能ですが、スマホの「CLOUZAアプリ設定」で「位置情報OFF」に設定されている場合、管理者は出退勤の場所がわからないというデメリットがあります。
AMS
AMSはセキュリティに強い、LGWAN-ASPで利用できる勤怠管理システムです。LGWAN-ASPは、高度なセキュリティを備えたネットワーク「LGWAN」を通じて、地方公共団体の職員向けに多様な行政事務サービスを提供しているため、安心して利用できます。
ICカードをかざすだけで簡単に打刻ができ、日々の出勤データも自動で集計できます。休暇や時間外勤務などの各種申請や承認もすべてアプリ内ででき、勤怠データと同様に自動で集計できることはもちろん、登録済メールアドレス宛に通知も可能です。
1ユーザーあたりの月額利用料は、一般的な勤怠管理システムと比較してもそこまで差はありませんが、操作説明会や初期設定などに関するサポート業務には、数百万円の費用がかかります。オプションですので必ずかかる費用ではありませんが、こういったITに苦手意識のある方が多ければ必要となってくるでしょう。
まとめ｜自治体での勤怠管理はシステムを導入して効率化しよう
システム導入による勤怠管理の効率化は、リアルタイムでの情報共有やデータ分析の活用を可能にします。職員の出退勤情報や休暇の申請状況をクラウド上で一元管理でき、必要な情報を瞬時に取得できるため、出勤簿や申請書などを探す手間も削減できます。ぜひ勤怠管理システムを導入して、業務を効率化しましょう。
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