近年では、業務効率化のためのツールが増え、その種類も多様化してきています。
そういった中、「ビジネスチャットを導入するべきか、グループウェアを導入するべきかで悩んでいる。」「ビジネスチャットとグループウェアの違いがよくわからない。」といった悩みを抱えている企業も少なくないのではないでしょうか。
今回は、そういったお悩みを解決するために、ビジネスチャットとグループウェアそれぞれの概要やその違いについて詳しく解説していきます。
目次
ビジネスチャットについて
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットは、企業や組織でのコミュニケーションツールとして使用されます。通常、テキストチャット、音声通話、ビデオ通話などの機能を持ち、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。
ビジネスチャットは、遠隔地にいるチームメンバーや、複数の部署やプロジェクトグループ間でのコミュニケーションをスムーズにするために使用されます。
また、ビジネスチャットは、タスクのアサインやスケジュールの調整など、作業の調整や管理にも使用されます。
ビジネスチャットの機能
ビジネスチャットには、コミュニケーションに必要な機能が備わっており、次のような機能が備わっています。
- テキストチャット：リアルタイムでのテキストメッセージのやり取りが可能です。
- 音声通話：音声通話をすることができます。
- ビデオ通話：リアルタイムでのビデオ通話をすることができます。
- グループチャット：複数のユーザーが参加するグループチャットを作成できます。
- ファイル共有：ドキュメントや画像などのファイルを共有できます。
- プッシュ通知：特定のイベントやメッセージの通知を受け取ることができます。
- 検索機能：過去のチャットの履歴やファイルを検索できます。
- タスク管理：タスクのアサインやスケジュールの管理ができます。
- チャット履歴の保存：チャットの履歴を保存し、後で参照できます。
- チームの設定：チームのアクセス権限や管理設定を行うことができます。
主に社内で円滑なコミュニケーションを行うために、情報をいかに早く効率的に伝達できるかという点に寄せられた機能開発が行われています。
ビジネスチャットでは、個々のユーザーから見たツールのデザインや使いやすさが非常に重要です。また、近年では社内だけでなく社外の取引先などともやり取りできるチャット機能なども多く見られます。
グループウェアについて
グループウェアとは
グループウェアは、チームやグループでの共同作業や情報共有を行うためのソフトウェアのことです。
グループウェアは、チームの作業効率を向上させるために使用され、遠隔地にいるチームメンバーや複数の部署やプロジェクトグループ間での作業を調整することができます。
また、グループウェアは、会議のスケジューリングや共有の資料の管理など、会議の調整や管理にも使用されます。
グループウェアの機能
グループウェアは、主にタスク管理、プロジェクト管理、文書共有、カレンダー管理などの機能を持ちます。以下に、グループウェアの機能についてまとめました。
- プロジェクト管理：プロジェクトのタスクやスケジュールの管理、進捗の確認ができます。
- タスク管理：タスクのアサインやスケジュールの管理ができます。
- 文書管理：文書やプレゼンテーションの作成や共有ができます。
- ファイル共有：ドキュメントや画像などのファイルを共有できます。
- カレンダー管理：スケジュールや予定の管理ができます。
- メッセージング：チーム間のコミュニケーションを支援する機能を持ちます。
- チームの設定：チームのアクセス権限や管理設定を行うことができます。
- ユーザー管理：ユーザーアカウントの管理や権限設定ができます。
- レポート機能：プロジェクトやタスクの進捗状況などをレポートする機能を持ちます。
- アクセス制御：アクセス権限やセキュリティの設定ができます。
グループウェアでは、社内のグループでプロジェクト全体の進行状況やステータスを把握しやすくするため、タスクやスケジュールを管理するのに必要な多くの機能が備わっています。
また、役職の異なるさまざまなメンバーがグループウェアを使用するため、ユーザーの権限やアクセス権限を管理する機能などが充実しているのも特徴です。
ビジネスチャットとグループウェアの違い
ビジネスチャットとグループウェアは、どちらもチームやグループ間のコミュニケーションや作業を支援するためのツールですが、それぞれの目的・機能に違いがあります。
ビジネスチャットは、コミュニケーションツールとして、個人やグループ間でのテキストや音声、ビデオチャットを行うためのツールです。コミュニケーションに特化していることから、スムーズにコミュニケーションを行えます。
全社員、部署ごと、個人のように、メッセージの公開範囲も自分でコントロールすることが可能です。
チャットがメインのコミュニケーションツールであるため、メッセージを読んだ社員が質問や提案を気軽にコメントしたり、スタンプなどで反応し、コミュニケーションを円滑に進めることが目的です。
一方、グループウェアはチームやグループでの共同作業や情報共有を行うためのソフトウェアで、タスク管理、プロジェクト管理、文書共有などの機能を持ちます。
グループウェアを導入する目的は業務効率を向上させることです。情報を可視化し共有することで、チーム間でスムーズにやり取りすることが可能です。
チーム間でそれぞれ管理しているタスク・文書・スケジュールなどを、ひとつのソフトウェアに集約することで、いつでも確認できるようになるため、業務効率化を図ることができます。
つまり、ビジネスチャットは通信を主に扱っているのに対し、グループウェアは作業を主に扱っていると言えます。
ビジネスチャットが向いている企業
ビジネスチャットは、遠隔地にいるチームメンバーや複数の部署やプロジェクトグループ間でのコミュニケーションを、スムーズに進めることができるため、次のようなタイプの企業に向いていると考えられます。
（1）遠隔地にいるチームメンバーが多い企業
遠隔地にいるチームメンバーが多い場合、ビジネスチャットを使用することで、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にし、作業の調整や管理を行うことができます。
（2）コミュニケーションを重視する企業
コミュニケーションを重視する企業では、ビジネスチャットを使用することで、チームメンバー間のコミュニケーションをスムーズにすることができます。
（3）スマートフォンやタブレットを利用する企業
スマートフォンやタブレットを利用する企業では、ビジネスチャットアプリをインストールすることで、外出先でもコミュニケーションを取ることができます。
（4）複数の部署やプロジェクトグループがある企業
複数の部署やプロジェクトグループがある企業では、ビジネスチャットを使用することで、部署やプロジェクトグループ間のコミュニケーションをスムーズにすることができます。
（5）コスト削減を目指す企業
コスト削減を目指す企業では、ビジネスチャットを使用することで、電話や郵送などのコミュニケーション費用を削減することができます。
メンバー間の個々のコミュニケーションを円滑にするための機能を重視する場合は、ビジネスチャットの導入が最適でしょう。
グループウェアが向いている企業
グループウェアは、遠隔地にいるチームメンバーや複数の部署、プロジェクトグループ間での作業を調整することができることなどから、次のようなタイプの企業に向いていると考えられます。
（1）複数の部署やプロジェクトグループがある企業
複数の部署やプロジェクトグループがある企業では、グループウェアを使用することで、部署やプロジェクトグループ間の作業を調整することができます。
（2）プロジェクト管理を重視する企業
プロジェクト管理を重視する企業では、グループウェアを使用することで、プロジェクトのタスクやスケジュールの管理、進捗の確認を行うことができます。
（3）文書やデータ共有を重視する企業
文書やデータ共有を重視する企業では、グループウェアを使用することで、文書やデータの共有、管理を行うことができます。
（4）カレンダー管理を重視する企業
カレンダー管理を重視する企業では、グループウェアを使用することで、スケジュールや予定の管理を行うことができます。
（5）セキュリティを重視する企業
セキュリティを重視する企業では、グループウェアを使用することで、アクセス権限やセキュリティの設定を行うことができます。
グループ内で複数のプロジェクトを管理している場合や、スケジュールの共有まで行いたい場合、さまざまなデータを共有する必要がある場合などは、グループウェアの導入を検討してみましょう。
まとめ｜プロジェクト管理にはグループウェアがオススメ
いかがでしたか。今回はビジネスチャットとグループウェアの違いについて解説しました。
コミュニケーション機能のみを求める場合はビジネスチャットが、プロジェクト管理に必要な機能を求める場合はグループウェアがオススメです。
ビジネスチャットは、リアルタイムで情報共有を行うことができ、遠隔地にいるチームメンバーや、複数の部署やプロジェクトグループ間でのコミュニケーションをスムーズにすることができます。
グループウェアは、プロジェクト管理に必要な機能を持っており、タスクやスケジュールの管理、進捗の確認、文書やデータの共有、カレンダー管理などができます。また、グループウェアは、複数の部署やプロジェクトグループ間での作業を調整することができるため、プロジェクト管理に最適なツールと言えるでしょう。
今回の記事を読んで、気になった方はぜひ一度、ビジネスチャットやグループウェアの導入を検討してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
