グループウェアはリモートワークに必要?メリットや注意点を解説!

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

コロナウイルス対策や業務効率化を目的として、リモートワークを導入する企業が増えています。リモートワークとは、IT技術を活用して自宅やカフェなど場所を選ばずに働ける方法です。

リモートワークを導入する際の課題の一つがコミュニケーションです。物理的な距離が離れているので、ちょっとした相談でも電話やテレビ会議を利用すると余分な手間がかかってしまいます。

他にも従来のやり方では進捗状況がわからなかったり、スケジュールやプロジェクト管理が難しかったりすることがあります。リモートワークの課題を解決するためにどのような対策をすればいいかご紹介します。

リモートワークとは

企業にとってのリモートワークとは

リモートワークを導入すると会社も適応していくことが必要です。オフィスを利用する人数が減るので、小さなオフィスでも業務が可能になります。出勤頻度を減らしたり完全リモートワークにすれば交通費が削減できたりします。

紙の資料も削減可能です。電子書類による情報共有がメインなのでペーパーレス化が進みます。印刷や用紙、郵送などのコストだけでなく保管スペースの削減や管理コストも減らせます。

リモートワークをうまく取り入れることでコスト削減が可能です。企業にとってコストを下げれば利益の増加につながるので、積極的に導入を検討しましょう。

社員にとってのリモートワークとは

リモートワークの導入は社員にとってもメリットがあります。通勤時間がなくなるので趣味や家族との交流などに時間をあてられます。住居も会社との距離を重要視しなくて良くなるので、好きな地域や場所に住むことが可能です。

柔軟な働き方ができるのでストレスや疲労の軽減にも期待できます。時間や気持ちの余裕ができるので仕事の集中力や業務効率も上がります。趣味や家族との時間が増えることもリモートワークの特徴です。

しかし、プライベートとの切り替えが難しくなったり、業務に集中できなくなったりする可能性もあります。リモートワークのための環境投資や作業スペースの確保が難しいことが問題になります。

リモートワークとテレワークの違い

リモートワークとは、会社に出勤しないで自宅やカフェなどで勤務を行う働き方のことです。リモート(遠隔)で働くという意味で認識されています。

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用して時間や場所にとらわれず柔軟に働くことをいいます。日本政府や自治体は「テレワーク」という言葉を使用しているので補助金の申請などはテレワークを利用した方がいいでしょう。

どちらの言葉も似たような意味で使われていて大きな違いはありません。相手や場面に合わせて使い分けることがオススメです。

グループウェアがリモートワーク推進に役立つ理由

リモートワークでの業務をはじめると、情報共有やコミュニケーションなどで課題が見つかります。グループウェアを活用すればこれらの課題の解決ができ、リモートワークの推進が可能です。

スマホやタブレットから使用できるクラウド型のグループウェアが、リモートワークにオススメです。時間や場所にとらわれずに作業を行うことができます。

情報共有の効率化

グループウェアのファイル共有機能や掲示板機能を使えば、情報共有の効率化ができます。ファイル共有機能はリモートワークでも進捗状況の確認が可能です。作業途中で内容を確認できるので修正案をリアルタイムに伝えられます。

掲示板機能はリモートワークでも各社員のスケジュールやタスクの確認が可能です。掲示板の検索機能や並び替えを利用して確認することで、見落としによるミスなども減らせます。

リアクション機能を使えば相手に確認したことを手短に伝えられます。グループウェアの機能を充分に活用することで情報共有の効率化ができます。

気軽なコミュニケーション

物理的に距離がある時のコミュニケーションは、電話や電子メールが利用されていました。リモートワークでの業務が始まると電話や電子メールのデメリットが目立つようになります。

電話は相手の都合を考慮できず、つながると作業を止めてしまう点がデメリットです。電子メールは定型文を入れる手間や複数人に送る時は宛先追加の手間がかかります。気軽にコミュニケーションをとるには、チャット機能やメッセージ機能が役立ちます。

電話と違い相手も隙間時間で確認するので気軽に連絡や相談が可能です。連絡を取りたい相手が複数いる場合はチャットグループに招待すれば、一度で全員に伝えられます。用件だけを伝えられるので、短文のみでスムーズにコミュニケーションが可能です。

コスト削減

リモートワークを導入すると社員の出勤や出張を減らせるので交通費が削減できます。立地のいい場所にオフィスを設置しなくても問題ありません。出社して業務を行う社員が減るので狭いオフィスに変更して家賃などの固定費を抑えられます。

メール機能や掲示板機能をそれぞれ導入すると運用コストがかかります。グループウェアを活用することで、ツールの一元化による運用コストの削減が可能です。マニュアルの作成や勉強会を開く時間も短縮できます。

ワークフロー(押印)も紙の媒体で行うと、1人が承認できないと全員止まってしまいます。グループウェアの電子媒体ならば時間の空いた人から作業できるので、回覧時間の短縮が可能です。

グループウェアにはテレビ会議機能がついているタイプもあります。テレビ会議にかかっていたコストも削減できます。

リモートワークに最適なグループウェアを選ぶポイント

グループウェアを選ぶには目的にあったものを選ぶことが重要です。実際にリモートワークでの業務を想定しながら確認していきましょう。現在はさまざまな会社から多くのグループウェアが提供されています。

選定前にどのようなものが自社に合っているかシミュレーションしてから選定を行うことがオススメです。

機能性

グループウェアを選定するのに、リモートワークで必要な機能が揃っているかを確認しましょう。テレビ会議機能や情報共有機能、チャット機能はリモートワークを行う上で重要です。

多機能なグループウェアを入れても使用しない機能があると意味がありません。運用コストが高くなることもあるので自社にあったものを選定することが必要です。

操作性

グループウェアの選定には操作性の確認も重要です。使いにくいツールは導入しても社員に浸透せず、利用されなくなる可能性があります。リモートワークでは、マニュアルの共有や勉強会もグループウェアが使えないと時間や手間がかかります。

ITリテラシーの有無にかかわらず使いやすいか、スマホやタブレットからの操作も問題ないか、海外でも利用できるかなども確認しておきましょう。

運用コスト

グループウェアの運用コストも選定する上で大切です。クラウド型のグループウェアは使用するユーザー数によって、月額料金のかかるタイプが多いです。実際に利用する人数なども確認しておくとスムーズに選べます。

業務効率化やコストダウンができてもそれ以上に運用コストがかかれば、グループウェアの導入は成功とは言えません。初期費用が無料でもランニングコストが高いものにも注意が必要です。

クラウドの保存容量が大きく多機能なグループウェアのほうが、運用コストが高くなる傾向にあります。業務拡大に合わせて、途中でプランを変えられるかも確認しておきましょう。

リモートワークにおけるグループウェア活用の注意点

リモートワークにグループウェアを活用する注意点についても解説します。社員全員がネット環境や必要な機材が揃っていればいいのですが、揃っていない時は会社か社員が用意する必要があります。

セキュリティ面でも注意が必要です。社員の持っているパソコンやスマホのウイルス対策が必要になったり、端末の紛失による情報漏洩のリスクもあったりします。自宅以外でのリモートワークでも公開ネットワークの利用には注意が必要です。

オフラインでのやりとりがなくなるのでコミュニケーション不足にもなりやすいです。その結果、業務効率が悪くなることもあります。文面や音声のみのコミュニケーションは普段よりも丁寧なやりとりが大切です。

定期的なテレビ会議を開催して、顔を合わせてのコミュニケーションもとるようにしましょう。会議中に雑談の時間を取り入れるなど社員のモチベーションの向上も考慮することがオススメです。

進捗管理や情報共有も会社に出勤している時とは違う確認の仕方が必要になります。グループウェアの運用にも言えることですが、運用ルールの設定や厳守が大切です。

まとめ

リモートワークにグループウェアを活用するメリットや注意点、選定ポイントについて解説してきました。リモートワークを行う上でグループワークの導入は、業務効率化やコミュニケーションの活性化に役立ちます。

リモートワークを取り入れることで柔軟な働き方が可能になります。少子高齢化による人員不足や、優秀な人材の確保にも対応が可能です。まだグループウェアを導入していない企業は積極的に検討するとよいでしょう。

導入後も業務効率化が進んでいるか確認することも重要です。使い勝手や空き容量などを定期的に確認するとグループウェアのメリットが活かせます。

新しい機能の追加やアップデートも行われています。定期的に見直しや確認を行いましょう。グループウェアの機能を有効に活用することで、リモートワークを効率的に行うことができます。

<参考記事>

テレワークにはグループウェアが必須!その理由とは? | クロジカスケジュール管理

​​​​​​なぜテレワークにグループウェアが必要?代表的な機能、おすすめ10選も紹介

リモートワークとテレワークの違いって何?|似た言葉5つも紹介 | ITエンジニア派遣なら夢テクノロジー

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