あなたが店長や経営者としてマネジメントしていく場合、どうしても普段の業務でいくつか問題が発生してしまうでしょう。ここでは、実際に店舗運営をしていくとなった際に、どのような問題が発生する可能性があるのかについて解説していきます。
目次
店舗運営で抱えやすい問題は？
社員とのコミュニケーション連携
まず1つ目は、「社員とのコミュニケーション連携がうまく取れない」ことです。
とくに規模の大きい企業の場合、上層部からスタッフまでに他店の販売情報や今後の業務方針などが迅速に伝わらない、もしくは正しく伝わっているのかがわからないといった問題が発生する可能性があります。
たとえばパート・アルバイト社員の場合、本部からの情報伝達を伝えようとしてもシフトの関係で相手との情報共有に時間を要したり、連絡を失念するといった事例も発生しかねません。これらが常態化すれば、社員との信頼関係の低下にもつながる恐れがあります。
また、現場で発生している問題に対しての改善要求や顧客からのフィードバックがあったとしても、店長が忙しいと上層部への報告に時間がかかります。そうなれば、「現場の声」を上層部が正しく把握できないことにつながってしまいます。
業務量の多用化および複雑化
2つ目は、「業務量が非常に多いかつ複雑化してしまう」ことです。
実際に店舗を運営するとなれば、「商品を販売する」だけが仕事ではありません。「商品の売上管理」や「在庫管理」、「シフト調整」といったマネジメント業務、「日報作成」や「報告書作成」といった書類作業もこなしていく必要があります。
扱う商品の種類や数量が多くなれば比例して業務量も多くなるため、本来取り組むべき「マネジメント業務」に充てる時間を確保することが難しくなります。このような仕事の多様化が社員とのコミュニケーションが枯渇する要因のひとつになっています。
加えて、仕事をしていると顧客からのクレームやトラブルといった計画外の出来事も発生するため、なおさら時間の確保が難しくなります。
これらが常態化していくと、顧客に対して寄り添ったサービスの提供が難しくなり、サービスの質の低下に繋がりかねません。そのため、業務効率化は店舗にとって大変重要な取り組みといえるでしょう。
情報の見える化
3つ目は、「社員の業務状況や売り上げ状況、発生コストなどが見える化されていない」ことです。
より顧客に商品を購入してもらうためには、世の中の流れやニーズに対して最適な販売体制を構築する必要があります。そのためには、売上状況や在庫状況、社員の業務負荷状況などが見える化され、情報を分析することによって改善サイクルを回していくことになります。
たとえば、店舗スタッフに着目してみた際、シフト状況や業務負荷状況が整理されていないと、繁忙期に必要リソースを割り当てることが出来ないといった問題が生じる可能性があります。そうなると1人あたりの業務負荷が増大するため、限られたリソースで業務を回していくことは難しくなります。
とくにマネジメントする立場としては、「組織の目標達成に向けた動き」をしていくことが求められるため、分析に必要なデータ整理といった作業で時間を割くことは非効率的です。そのため、業績を伸ばしていくためには「情報の見える化」は重要です。
グループウェア導入のメリット
上記で述べた問題点を解消するために、グループウェアの導入がおすすめです。ここでは、グループウェアを導入するメリットとその活用方法について解説していきます。
社内間でのコミュニケーションが活発化する
1つ目は、社内間でのコミュニケーションが活発になることです。
グループウェアには社員間同士での連絡チャットやWebメール、社内掲示板などが搭載されています。社内掲示板を通して本部からの連絡をすぐに共有出来るだけでなく、店側の問題やフィードバックをコミュニケーションツールを用いて共有することも出来るため、気軽にやり取りを行うことができます。
定期的にやり取りを行えば自然と信頼関係を構築することになり、社員の満足度向上やモチベーションアップにつなげることが可能です。
また、グループウェアの中には個人のスマホと連携する機能が備わっているため、緊急の連絡でも簡単にスマホでやりとりが可能なのも魅力的です。
無駄な作業が無くなり生産効率が向上する
2つ目は、グループウェアの導入によって作業環境が一新され、生産性が向上することです。
実際に店舗運営していくとなると、「店の開店・閉店業務」「接客業務」「在庫管理業務」「売上管理業務」「人材管理」など多岐にわたる業務が発生します。さまざまな業務を抱えた中でのアナログな運用では、どうしても無駄な業務が発生しがちです。
そこで、グループウェアを導入することで、無駄に時間をかけていた作業を減らし、他の重要な作業に時間を充てることが可能になります。
たとえば「商品の過去の売上げに関する情報」を探そうとした場合、グループウェアを活用することで、キーワード検索で探し求めていた資料を瞬時に見つけ出すことが可能になります。
資料を探す時間が無くなるため、店員とのコミュニケーションなどに時間を充てることが出来るようになるでしょう。
これらの積み重ねにより、店舗全体の生産性が向上していくため、グループウェアを導入するメリットは非常に大きいといえます。
リアルタイムでの情報共有・分析が可能になる
3つ目は、社員の勤怠状況や売上状況などがリアルタイムに共有されることで、分析が容易になることです。
経営者は商品の売上状況や在庫状況、社員の勤怠状況などをもとに、会社の今後の経営方針を決めていくことになります。もしそれらの情報がリアルタイムで共有されていれば、目の前の数字をもとに迅速な判断が可能となります。
もし分析するための情報が揃っていなければデータ整理からはじめないといけないため余計な人件費が発生するだけでなく、誤ったデータを用いて分析するリスクがあります。
店舗経営におすすめのグループウェア
ここまで店舗経営をする時に発生しうる問題点や、それらを解消するためにグループウェアを導入するメリットについて解説してきました。ここからは、実際に店舗経営で導入をオススメするグループウェアを紹介していきます。
各店舗ごとに抱えている問題が異なると思いますので、ぜひそれぞれのニーズに見合ったグループウェアを選定するための参考としてみてください。
クロジカスケジュール管理
まずはじめにご紹介するのは、「クロジカスケジュール管理」です。
こちらのグループウェアはチーム内でのスケジュール管理に特化したモノとなっており、主な機能として日程調整機能や出欠確認機能、タイムカード機能などが備わっています。
また、運用していく中で追加で取り組みたいことがあれば、プレミアムプランにアップグレードすることでワークフロー機能やチャット機能なども追加可能なので、その時の体制状況に合わせて柔軟に対応可能です。
まずは比較的最小限の機能で試してみたいという企業にオススメです。
desknet’s NEO
次にご紹介するのは、「desknet’s NEO」と呼ばれるグループウェアです。
官公庁から民間企業まで幅広いユーザーから支持されているグループウェアとなっています。主な特徴としては、スケジュール機能やインフォメーション機能、タイムカード機能など全部で40種類ほどの機能が備わっていることです。「現場の声」をもとにデザインされているため、誰が見ても「すぐにわかる」仕様になっているのが魅力的です。
店舗運営としては、「インフォメーション機能」や「回覧機能」を用いたスタッフへの情報共有、「備品管理機能」を用いた在庫状況や入出庫履歴の確認などに活用出来るでしょう。また、地震や台風などの自然災害が発生した際の安否確認機能などが備わっているのも魅力的です。
サイボウズOffice
次に紹介するのは、サイボウズ社より開発された「サイボウズOffice」と呼ばれるグループウェアです。
こちらも国内では幅広いユーザーから支持されており、スケジュール機能やWebメール、タイムカードなど必要な機能が一元化されています。
このサイボウズOfficeでは、プレミアムコースにすることでカスタムアプリと呼ばれる機能を駆使してカスタマイズすることが出来ます。たとえば、カスタムアプリには「売上情報」と呼ばれるアプリが備わっています。
このアプリを使うことで、毎日の売上情報を蓄積し、管理・共有していくことが可能です。蓄積した情報をもとに月ごとの売上金額や見込み額を割り出せるので、データ整理などの単純作業の削減に大きく貢献が可能です。
また、このグループウェアは純国産製なので、はじめて導入を検討したい企業にとくにオススメです。
J－MOTTOグループウェア
次に紹介するのは「J－MOTTOグループウェア」になります。こちらはスケジュールやWebメール、タイムカードなどの機能が全部で25種類備わっています。
上記で紹介した「desknet’s NEO」と同等の機能を有しているので、安心して活用出来るほか、導入にあたって1ユーザー当たりの月コストが165円と他のグループウェアと比較しても非常に安価です。
運用費用をとにかく安く抑えたいという企業にはオススメです。
Garoon
最後に紹介するのは、サイボウズ社が開発したGaroonと呼ばれるグループウェアです。
こちらは日本特有の階層構造で組織管理が出来る仕様であることから、比較的規模の大きい会社にオススメ出来るグループウェアとなっています。機能に関してもスケジュール管理や掲示板、Webメール機能などが一通り揃っているため、満足度の高い仕様となっており、機能要求は十分に満たしているといえるでしょう。
アクセス権管理機能や組織管理を細かく設定出来ることもあるため、比較的規模の大きい企業での導入にオススメです。
まとめ｜店舗経営にはグループウェアを導入しよう！
ここまで店舗経営におけるグループウェア導入について説明しました。店舗の運営にあたって、グループウェアを導入した時のメリットなどについて、お分かりいただけましたでしょうか。
今後、グループウェアを導入するにあたり、本記事をグループウェア導入の参考として活用いただけますと幸いです。
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