こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
グループウェアはスケジュールや業務管理を社内メンバーで共有して、効率的に業務を行えるようにするソフトウェアです。
従来の方法では、各個人がスケジュールや業務管理をしていましたが、共有をして全員が理解することで人材や仕事の割り振りを効率的に行えます。
管理職側からすれば一人ひとりの業務量が一目で把握できるだけでなく、部下に対してのフィードバックにも活かせるでしょう。
他にも、グループウェア上でメッセージのやり取り・施設予約や会議室予約・タスク管理などの機能が搭載されているなどソフトウェアごとにさまざまです。
一般的には誰でも簡単に使用できるように設計されており、上手に活用できれば業務時間も大幅に削減できてライフワークバランスの実現にも貢献します。
近年では積極的にグループウェアを導入する企業も増えていますが、導入前にはグループウェアについての理解が大切です。
目次
グループウェアサーバーは管理方法が2種類ある
グループウェアはグループウェアサーバーによって管理をしており、クラウド型とオンプレミス型の2種類あります。
それぞれでグループウェアサーバーの構築方法やメリットなどが違うため、導入を検討しているなら違いについて把握しておきましょう。
また、企業規模によって適しているグループウェアサーバーの管理方法が違うことに加えて、初期費用やランニングコストも考えなければいけません。
セキュリティ面などさまざまな観点から考えて、自分たちの企業とってクラウド型とオンプレミス型のどちらが適しているか把握しましょう。
クラウド型とオンプレミス型の特徴について理解してから、グループウェアサーバーの管理方法を決定してください。
クラウド型の特徴
クラウド型はインターネット上で提供されているサービスを利用する方法であり、外部で用意されているサーバーを利用するのが特徴です。
インターネット上からアクセスすることから、社内においてあるパソコンだけでなく営業社員は営業先でスマホなどからも気軽にアクセスできます。
インターネット環境が整っていればどこからでもアクセスできるため、営業などで社員が社外で活動することが多いならおすすめです。
使用している企業は従業員数が比較的少ない中小企業が多いですが、大企業にも対応できる柔軟性が魅力の1つとして挙げられます。
注意点としては、インターネット上でグループウェアを利用するため、セキュリティ面では少し不安があるでしょう。
セキュリティ面での問題発生を抑えるためには、従業員が利用方法などについて気を付けて運用することが重要です。
クラウド型のメリット
クラウド型のメリットとしてはインターネット上からサーバーにアクセスするため、初期費用や初期投資がほとんど必要ない点でしょう。
ランニングコストは定額ではなく、使用しているユーザー数やプランに応じて計算され無駄なコストの発生を抑えることが可能です。
そのため、従業員数が比較的少ない中小企業でもグループウェアを活用でき、必要数に応じたランニングコストになるため予算も立てやすいでしょう。
また、グループウェアを契約すればすぐにでも使えるようになり、契約する企業によっては即日から使用できます。
先述したように、インターネット環境が整っていればどこからでもアクセスできるため、営業社員などが外出先からでも気軽に使用できるのも大きなメリットです。
いますぐにでも低コストで導入したいと考えているなら、グループウェアサーバーの管理方法はクラウド型を選びましょう。
クラウド型のデメリット
クラウド型では、インターネット上で契約を行なって活用するため、企業で既に導入している既存システムとの統合はほとんどできません。
場合によっては統合にも対応してもらえますが、足りない部分を補うのが難しいことからニーズを満たせない可能性もあります。
クラウド型ではグループウェアをカスタマイズも難しいため、導入後にニーズを満たしていない場合でも満たすための対応は基本的にできないと考えておきましょう。
また、クラウド型ではユーザー数やプランによって利用料金が変わり、使用する人数が多くなれば多くなるほど利用料金も高くなります。
一般的にはクラウド型は初期費用やランニングコストが低い傾向にありますが、ユーザー数などによっては割高になるケースも珍しくありません。
導入時には最終的に必要になる費用について計算して、本当にクラウド型の方が費用が抑えられるかどうか検討してください。
オンプレミス型の特徴
オンプレミス型ではグループウェアサーバーを社内で構築・運用するため、クラウド型と比較するとセキュリティ面では安全性が高いです。
一方で、オンプレミス型では導入するために時間がかかることから、事前に準備を行なってグループウェアを活用できる環境を整備しなければいけません。
パッケージと呼ばれることもあり、基本的にはパッケージを購入して企業内で構築したサーバーにソフトウェアをインストールします。
パッケージを購入するため初期費用がかかるだけでなく、グループウェアサーバーを社内で構築する前準備も必要です。
サーバーマシンを調達して調整する必要があるため、グループウェア導入を決定してから導入完了するまで数ヶ月かかってしまうケースも珍しくありません。
初期費用がどうしても必要になるのは避けられず、企業内で構築・管理していくことから大企業向けといわれています。
オンプレミス型のメリット
オンプレミス型では、社内でサーバーを構築・運用を行うため、既存システムとの統合が簡単にできるのが特徴です。
そのため、グループウェアを導入する前から数多くのシステムを導入しているなら、オンプレミス型を選択して既存システムとの統合を視野に入れて考えてください。
他にも、カスタマイズ性にも優れているため、自分たちが普段から取り組んでいる業務に対応するようにカスタマイズもできます。
社内業務に合わせてカスタマイズして、自分たちのニーズに合わせて使いやすいようなグループウェアを自分たちで作れるでしょう。
また、費用面に関しても初期費用が高くなるのは避けられませんが、ランニングコストは保守管理のみになります。
クラウド型では、ユーザー数やプランによって月額料金が変動するため、大企業などで働いている人数が多ければ最終的にはオンプレミス型の方が費用が安くなるかもしれません。導入前には必要になる費用について計算してください。
オンプレミス型のデメリット
オンプレミス型のデメリットは初期費用が高くなってしまう点であり、ソフトウェア購入費用・サーバーマシン購入費用などが必要です。
ランニングコストは保守管理費用のみですが、初期費用が高くなってしまうことからある程度資金に余裕がなければ導入自体が難しいといえるでしょう。
導入を決定して準備を始めたとしても、実際にグループウェアサーバーを導入するまでには数カ月程度の期間がかかるケースが多いです。
また、オンプレミス型ではサーバーの老朽化やサポート期間が終了したタイミングで、サーバー切り替え・バージョンアップなどで費用が発生する恐れがあります。
オンプレミス型ではサーバー管理を社内で行うため、社内でサーバー管理できる能力を持った人材が必要です。
導入検討時にサーバー管理できる人材がいなければ新しく雇用したり、導入後のサーバー管理についても考えなければいけません。
グループウェアを導入する注意点
グループウェアを導入する場合には注意点がいくつかあり、注意点を抑えずに導入してしまうと自分たちの会社の方向性と合っていない可能性があります。
導入効果を十分に受けるためにも注意点を理解して、自分たちにとって適しているグループウェアを導入しましょう。グループウェアを導入する際の注意点についても解説するので参考にしてみてください。
自分たちの予算と見合っているか
自分たちの予算とグループウェアの費用が見合っているかどうか考えますが、導入時だけの費用だけでなく導入後の費用についても考えるのが大切です。
例えば、クラウド型では初期費用がほとんどなく、ランニングコストについてもユーザー数やプランによって決められます。
初期費用だけを見て考えてしまって最終的には予算オーバーしてしまう可能性も考えられるでしょう。初期費用だけでなくランニングコストも視野に入れて予算と見合っているか、長期間使用する可能性も視野に入れて考えてください。
将来的に自分たちの予算をオーバーすると、継続してグループウェアを活用するのが難しくなってしまいます。
クラウド型とオンプレミス型の料金形態についても把握して、どちらの方が適しているか判断しなければいけません。
グループウェアの機能が求めているものと合っているか
グループウェアの機能が求めているものと合っているかを考えて、自分たちが考えている使い方とマッチしているかも重要です。
機能についてはグループウェアごとに異なっているため、導入する前にグループウェアが搭載している機能について確認してください。
また、機能が搭載されていない場合でもカスタマイズできるか、既存システムと統合して補えるかも考えなければいけません。
将来的に新しい機能を導入する可能性がある場合や、最初から搭載されている機能が自分たちが満足できるかは導入時の判断基準になります。
どれだけ性能が良くても求めている機能が搭載されていなければ意味がないため、導入前にはしっかりと搭載されている機能については理解しておきましょう。
グループウェアサーバーの管理方法について把握するのが重要
グループウェアサーバーにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、自分たちが求めている特徴とどちらがマッチしているかを考える必要があります。
どちらの管理方法にもメリットとデメリットが存在しているので、メリットとデメリットを比較してより自分たちが求めているグループウェアに近いのはどちらか考えることが大切です。
また、長期的にグループウェアを使用する可能性も視野に入れて、総合的な資金面などについても計算しておきましょう。
一般的には短期的にグループウェアを使用するケースは少なく、会社内でのスケジュールや業務管理を共有して長期的に効率化を図ります。導入する前にさまざまな面から考えて検討するようにしましょう。
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