こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
グループウェアとは企業内従業員同士での迅速な情報共有（ファイル共有・スケジュール・タイムカード・掲示板など）を目的とし業務効率化を進めるためのソフトウェアです。
例えば一つのファイルを複数人で操作してファイルを完成させる、タスクの進捗がリアルタイムで共有されていれば早期に遅れを発見し手を打つ事ができます。更にスケジュールが可視化されていればどのタイミングで打ち合わせを実施するかも容易に判断できます。
このように質の高い仕事を行うには素早く正確な意思疎通が必要なのですが、グループウェアはこの手助けを担う重要な役割を果たします。これからグループウェアを導入しようと検討した際にどのグループウェアを導入するべきか迷ってしまう方に向けて、グループウェア選定前に知っておきたいポイントをお伝えしたいと思います。
目次
グループウェア選定のポイント
どんな事を効率化したいか考える
最初はグループウェアを使って何がしたいか？を考えてみましょう。外回りの営業と密に連絡を取り合うチャットツール、どこにいてもアクセスできるファイル共有ツール、スケジュールや出退勤が一目でわかるツールなどグループウェアを使って現状のどんな不具合を解消し効率化したいかを考え自社に合ったグループウェアを選定しましょう。
クラウド型とオンプレミス型
グループウェアはクラウド型とオンプレミス型に分けられますが、最近はクラウド型が主流になっております。クラウド型はインターネット環境があればどこでも利用でき、費用も安く短期間で導入する事が可能ですが、インターネット経由での使用となる事からセキュリティに不安が残ります。また提供元のフォーマットは変更ができず自社に合わない事があってもカスタマイズする事ができないというデメリットがあります。
オンプレミス型とは自社のサーバーに専用のソフトウェアをインストールして利用するグループウェアです。自社のサーバーで管理されるためクラウド型よりセキュリティが高く、社内システムとの統合などカスタマイズする事が可能ですが、デメリットは導入までに時間と費用が掛かる事が上げられます。このように、クラウド型とオンプレミス型それぞれメリット・デメリットがあるので特徴を理解しておく必要があります。
導入コストについて検討する
コストは導入してから使用している間は継続的に掛かる費用なので安いに越したことはありませんが、低コストばかりを求めて使い難いグループウェアを選定してしまうような事は絶対に避けたいものです。
クラウド型であれば1ユーザー300円～1,000円くらいの費用を想定しておきましょう。オンプレミス型は数百万円掛かる事もありますが企業が求める内容によって大きく変動します。いずれの場合も全社で取り組まなければ意味がありませんので使用人数や保守費用を含めてコスト感を抑えておくことは非常に重要です。
スモールスタートで始めよう
色々検討してみてもやはり実際に使用してみないと自社にとって使いやすいかどうかの判断は難しいものです。操作性が良いもの、それぞれの企業にとって馴染みやすいグループウェアであるか無料トライアルを使って試してみるのも良いかもしれません。
いきなり大掛かりなグループウェアを導入する事に不安を感じる場合は1アカウント当たりで金額設定されているグループウェアを選定して推進役の方々だけで小規模に始めてみるのも一つの方法です。1ヶ月使ってみて自社に馴染まないと判断された場合でも1ヶ月分の利用料だけで済みます。
社内への理解活動
社員全員がITに興味があり得意な訳ではありません。
推進役となる方はグループウェアの導入によって効率化される具体的な事例を繰り返し社内で説明し理解を得る事がグループウェア導入成功のカギとなります。
具体的な事例でオススメなのは「ペーパーレスによって大量の書類が減る」「ファイル共有によって出張先の上司から決裁をもらう事が出来る」など実際に困っている事が解消されるイメージを持たせるとより理解を得やすくなります。
使わなくならないようにするための注意点
せっかく苦労して選定したグループウェアが数か月後に使われなくなった、という声を聞く事があります。どの会社も「定着しない」「使ってくれない」が一番の悩みとなります。
なぜ定着しないのか、使ってくれないのか解決方法を考えてみました。
現場の声を取り入れる
グループウェアが導入されて使われなくなってしまう一番の原因がコレです。
推進役だけで決定し現場の使い勝手を考慮しなかった結果誰も使わなくなってしまうのです。事前の打ち合わせ時からスモールスタート時まで必ず現場のキーマンをメンバーに入れて導入を進める事は必須条件となります。できればITが苦手な方もメンバーに入れておけばどんな事が理解出来なく抵抗を感じるか事前に知ることが出来ます。
ITが苦手な方向けの説明資料も作成する事ができるでしょうし、グループウェアに触れる前からの苦手意識を少しでも緩和する事が出来ます。
グループウェアを使った仕事の仕組みにしてしまう
従来の慣れた仕事から新しいやり方に仕組みを変更する時は多くの方が抵抗を感じるものですがグループウェアで仕事の指示を出し、結果をグループウェアで報告するようにする事で使わざるを得なくなります。
休暇・出張の申請をグループウェアで申請するよう手順の変更をする事も有効です。少し強権発動な感じもしますが、推進役となる方はいかに使いやすくメリットがあるかを事前に周知して感じてもらう事で抵抗感が緩和されるはずです。
社長・役員に協力してもらう
社長・役員が率先して使用する事で周りも使用せざるを得なくなります。特に社長が使用していれば社員には言わずとも強制力が働きますので定着すること間違いなしです。ただし、年齢が高めの社長や役員に理解を得るには社員への理解活動以上の労力を要する場合がありますので注意が必要です。
業務以外の利用も認めてしまう
完全にプライベートという訳ではありませんが、「今日のお客様との会食どこかいい店知らない？」とか「うちの商品、あの店に売っていたよ。」など、こんなやり取りが活発にされている企業は定着していると感じます。部署単位での歓送迎会のお知らせや飲み会の案内を掲示板に載せるのもいいでしょう。
このようなコミュニケーションから皆が楽しく便利だと感じてもらえる事でグループウェアが浸透して手放せなくなっていきます。
自社にあったグループウェアを選定しましょう！
ここまで読んで頂き、グループウェアの選定から導入までにはかなりの労力と時間が掛かる事がお分かり頂けたと思います。グループウェアは今後の働き方を変えるとても大きなプロジェクトとなるはずです。
コロナ禍で推進されているテレワークがこの先落ち着いたとしても、世の中の全ての会社が全て元に戻って全員出社するという事は恐らく無いと思います。そういう意味でもグループウェアの選定は非常に大事なのではないでしょうか。
ぜひ自社に合ったグループウェアを選定していただき、業務の効率化を成功させて下さい。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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