こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
近年環境問題が取り上げられ、様々な対策が行われていますが、その一つが「社内のペーパーレス化」です。ペーパーレスは、スト改善、業務効率改善などにもつながっていくのはもちろん、地球の環境にも考慮したメリットの大きな対策です。
本記事では、ペーパーレスにはどのようなメリットがあるのか、ペーパーレスにする際に便利なツール「グループウェア」についてわかりやすく解説していきます。
目次
ペーパーレスの本当の目的
ペーパーレスと言えば、書類をデータ化するなどしてできるだけ紙を使わないようにするということです。しかし、紙を使わなければ使わないほどいい、というものではありません。もちろん、紙の削減は大切ですが、ペーパーレスには「データ化できる書類と、紙で保管しなければならない書類をしっかりと整理し、ムダをなくす」という目的があるのです。
ペーパーレスにするメリットとは？
ペーパーレスにすることで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。1つ1つ確認していきましょう。
書類整理が簡単
書類を紙で整理するためには、書類をまとめてあるファイルを探し、そこに入れに行くという作業が必要になります。しかし、書類をデータ化しておけば、１台のパソコンで書類をまとめるファイルを探し、そこに入れるという作業ができるので、移動することなくどこでも簡単に書類整理ができるようになります。また、書類を探す際にも検索すれば出てくるので、楽になるでしょう。
情報漏洩リスクの減少
紙の場合は書類を持ち運ぶことが多くなり、その分置き忘れる、紛失してしまうなどの情報漏洩のリスクがつきまといます。しかし、書類をデータ化して閲覧制限を設けておけば、パソコンをどこかに置き忘れたとしてもデータを見られることはないので、情報漏洩のリスクが減少します。
コスト削減
ペーパーレスにすることの1番わかりやすいメリットが、コスト削減です。紙の書類は、紙代だけでなく、コピー代、保管場所の確保、シュレッダーの使用など、様々なコストにつながっているので、長期的に見れば大幅なコスト削減になるでしょう。
どこでも書類共有
紙の書類は、書類がある決まった場所でしか確認することができず、確認するためにはそこへ移動しなければなりません。しかし、データ化しておけば、ネットワークを通じてどこでも確認することができるので、情報共有が簡単になり、業務効率も上がります。
ペーパーレスをグループウェアで実現するための方法とは
ペーパーレスには様々なメリットがあることがわかりました。では、ここからは実際にペーパーレス化を行う際にファーストチョイスとして多くの企業に導入されている「グループウェア」について、またグループウェアを使用してペーパーレスを実現する方法についてご説明します。
グループウェアとは？
グループウェアとは、従業員の情報の共有や意思疎通を手助けし、業務効率を上げるためのITツールです。グループウェアの代表的なものとしては、スケジュール管理や設備予約、タスク管理、文書管理、Web会議などの機能があります。
書類を「ファイル共有機能」でデータ化する
グループウェアには様々な機能があり、その中に「ファイル共有機能」があります。ファイル共有機能とは、資料や写真などの書類をグループウェア上で共有できる機能のことです。ファイル共有機能を使って書類をデータ化すれば、ペーパーレスの第一歩となります。
グループウェアを選ぶ際には、ファイル共有機能がついていることはもちろんですが、ファイルが探しやすい機能があるか、セキュリティはどうなっているのかなど、ペーパーレスのメリットが享受できるかどうかも確認しておきましょう。
掲示板やチャット機能もついているものを選ぶ
ちょっとした会議やメモなどは、ファイルにまとめなくても掲示板やチャット機能で報告することができます。掲示板やチャット機能なら気軽に確認することができますし、やり取りやデータが残るので、後で確認することもできます。
Web会議をすればペーパーレス化につながる
Web会議とは、インターネット上で会議ができる機能のことで、どこにいても参加できるので移動時間が減るというメリットがあります。他にも、Web会議はチャット機能や議事録機能などと並行して使うことができるので、やりとりが記録され、議事録を作成する必要がなくなります。紙がいらなくなるので、Web会議はペーパーレス化にもつながっているのです。
スケジュール管理をペーパーレス化するには
ペーパーレス化を円滑に進めていくためには、どのようなスケジュールや順番で進めていけばいいのでしょうか。1つ1つ見ていきましょう。
目的・見通しを明確化
今までやってきたやり方を変える際には、なぜ変えるのかという目的や、変えることでどうなるのかという見通しを持つことで、新しいやり方が定着しやすくなります。目的や見通しがはっきりしていないと一時的なものになってしまう恐れがあるので、社内全体で共有し理解できるようにしましょう。
各部署で見つける問題点
社内全体でペーパーレス化の目的や見通しを共有したら、次はそれぞれの部署で問題点を話し合います。同じ社内でも部署によってやり方や考え方が違う場合があるので、それぞれの部署がグループウェアを使いやすいようにするためです。そうすれば、どの部署でも使いやすいようになり、よりペーパーレス化が定着しやすくなります。
ペーパーレス化のスケジュール決定
社内全体での目的や見通しの共有、部署ごとの問題点や改善点などが明確になったら、はじめてペーパーレス化にしていく具体的なスケジュールを決めましょう。前段階をおろそかにしてしまうとスケジュールがうまくいかなくなるので、この順番は守ることをおすすめします。
書類を整理整頓
整理整頓ができていない会社の書類は、約半数が捨てても良い書類だと言われています。そのため、まずは本当に保管しなければならない書類だけに整理しましょう。整理整頓の際、決まった人だけで行わず、全員で行うことがペーパーレス化の実現には欠かせません。
書類の管理方法の決定
今ある書類を整理整頓できたら、いよいよデータ化していきます。その際、誰でも見やすくわかりやすい管理方法にする必要があるので、管理方法を全員で話し合って決めることが大切です。書類整理もデータ化も、全員参加するようにしましょう。
スケジュールの作成や書類整理、データ化の工程は、修正や調整をくりかえしながら改善し、会社にとって一番良い形でペーパーレス化ができるようにする努力が必要となります。
ペーパーレス化を通してより良い会社へつなげよう
ペーパーレス化と聞くと一見簡単そうに聞こえますが、なかなか定着するまでに時間がかかるものです。しかし、定着すれば様々なメリットがありますし、社内全員で協力するという姿勢がより高まっていくきっかけになるかもしれません。ペーパーレス化によってコストやセキュリティ、情報共有の恩恵を受けるだけではなく、社内全体の協力関係を強固にすることで、より良い会社へとつなげていくことができるのではないでしょうか。ぜひ、あなたの会社でも導入を検討してみてくださいね。
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