グループウェアに搭載されている機能
グループウェアは情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理などの機能を搭載しています。個人だけではなくグループ（社員、チーム・プロジェクトメンバー）とのやり取りをスムーズに行うことができるツールです。
グループウェアを使用することで、正しいデータをすぐに共有・参照することができるため、営業や事務などの社内業務効率化に繋がります。
下記、グループウェアに搭載されている機能の一例です。
メール、伝言機能
ビジネス用のメールの送受信や伝言を対象の方に送る機能です。
1社のクライアントを対象としたメールであれば通常のメールアプリでも問題ありません。メルマガや送信予約だけではなく、メールに添付したURLの開封率といった設定を行うためには、グループウェアの機能を使う必要があります。
また、伝言についても複数人に伝えたり、ファイルを添付したりする際にもグループウェアに搭載されている伝言機能が使われることもあります。
掲示板
社内掲示板には、社内のお知らせや告知、売り上げ状況などが記載されているもので、リアルタイムに情報を更新することができます。
利用者、閲覧者共にメールよりも気軽に使えることから、重要な情報を社員全体にしっかりと伝えたい場合は掲示板機能が付いているグループウェアの導入を検討してみてください。
メモ
パソコンに搭載されているメモ機能のなかには、オフラインで作成されるものもあります。オフラインで作成されるメモは別の端末で見ることができず、更新も出来ないことから、リアルタイムの情報を反映することができません。
グループウェアはオンライン上で情報を更新・保管するため、外出先で異なるデバイスを使用しても問題無くメモを取ることができます。
また、そのメモが社員やチームに共有されている場合、リアルタイムに情報が更新されるため、コミュニケーションのタイムロスを減らすこともできます。
在籍状況
出勤・退勤や、会議による離席など、勤務時間内ではさまざまな状況に変化します。特に多忙な方の場合、数時間オフィスから離れて、直帰するということもあるでしょう。
そのような時にクライアントから電話を受けたとしても、担当者の状況が分からない場合、返事に困ってしまうでしょう。グループウェアで従業員の状況を管理することで社員全体の「見える化」を測ることができます。
そのため、クライアントからの電話を受けても「〇〇は〇〇時まで外出ですので、折り返すようにお伝えしましょうか。」といった対応を取ることができます。
ファイル共有
オフィスでは提案書や企画書など、さまざまなファイルを使用します。会議前に出力して用意することもありますが、印刷部数を間違えたり、印刷代がもったいなかったりといった問題があります。
打ち合わせの前に、事前にファイルを共有しておくことで、必要な人だけ紙面に印刷をする、打ち合わせ注意大画面に表示するといったことが可能になります。
また、グループウェアを使用することで、閲覧できるユーザーを制限したりすることも容易にできるので、管理の手間を削減することもできます。
このように、グループウェアを使用してファイルを共有することで連絡漏れや経費の削減を実現できる点はメリットと言えるでしょう。
回覧機能
必ず目を通してほしい重要事項をメールで一斉送信した場合、本当に確認したのか分からないことがあります。
また、確認したと言われても、いつ確認したのか、未確認の人は誰なのかが分からない方もいらっしゃることでしょう。グループウェアのなかには回覧機能が設けられているものもあり、確認者や確認状況、コメントなどを目視することができます。
また、ファイルを添付して送ることもできるため、回覧機能にも高い利便性があります。
タスク管理
上長の方は、部下の作業やプロジェクトの進捗状況を管理する必要があります。しかし、業務全体の見える化が出来ていない場合、管理は非常に難しいものとなります。
グループウェアを使用すると作業の進捗状況や担当者の状況が見えるため、管理者は進捗を確認しやすくなります。
進行が遅い社員がいた場合、何が課題なのかといったことを聞くことができるため、作業スピードや効率を改善することができます。
Web会議
Web会議（オンライン会議、ビデオ通信）は昨今のコロナウィルスの影響によって、急激に採用する企業が増えました。これまで現地に足を運んでいた営業員はWeb会議を行うことで、移動時間や交通費を削減することができます。
Web会議機能が搭載されているグループウェアを選ぶ際は、音声のスムーズさや映り方だけではなく、画面の共有や録画の可否などを確認しておきましょう。
営業でグループウェアを導入するメリット
こちらでは、営業でグループウェアを導入するメリットをご紹介します。
社内コミュニケーションの改善
社内コミュニケーションを取る際、忙しいときに声を掛けられて時間を取られてしまったり、一通ずつメールを送信して時間がかかったりといった経験をされた方もいらっしゃることでしょう。
チャットや回覧板といった機能を持つグループウェアを使用することで、相手の時間を取ることなく自分の意見を伝えることができるほか、対象者に一斉にメールを送信するといったことが可能となります。
その結果、社員は自身の作業に集中することができるようになるため、業務効率の改善に繋がります。
ペーパレス化の推進
回覧板や企画書などを印刷する際、用紙代やインク代といった、さまざまな費用が必要です。
グループウェアを導入することによって、資料を容易に共有することができるほか、「必要な人だけ印刷をしてください。」と伝えることで不要な人は印刷をしなくなることからペーパレス化を推進することができます。
また、汚れやすい紙面の資料よりも、外出中スマートフォンやパソコンから視認しやすい状態でいつでもどこでも資料を確認することができるといったメリットがあります。
時間の削減
仕事には、商談時間や移動時間といった、さまざまな時間があります。これらの時間を削減し、生産性を向上させることも管理者や経営者の役目だと言えるでしょう。グループウェアを導入することでWeb会議を行うことができるため、時間を削減することができます。
また、移動が不要となるため、テレワークやリモートワークを採用しやすくなるといった点もメリットだと言えるでしょう。
失敗しないグループウェアの選び方
グループウェアの導入に失敗しないように、選定時は下記のポイントに注意しましょう。
対応している機能
グループウェアによって、搭載されている機能が異なります。A社のグループウェアには〇〇の機能があるが、B社にはないといったことがあるため、対応している機能は必ず確認しましょう。
また、不要な機能が搭載されているものもあるため、事前に必要な機能を網羅しておくことが重要です。
価格
一般的にグループウェアの価格は、使用者１人あたりの単価×人数で決まります。そのため、１人あたりの単価が可能な限り低いものを選ぶというのも選定ポイントのひとつです。
しかし、費用を抑えるために、必要な費用を削らないように注意しましょう。
ほかbのシステムとの連携
グループウェア単体でも業務改善を行うことができますが、既存のシステムと連携することでさらに費用対効果の改善が期待できます。
一例として、人事情報とグループウェアを連携することで社員情報の自動更新を行えたり、日計表とグループウェアを連携することで社内全体に数値を共有したりすることができます。
そのため、グループウェアを選ぶ際、自社に導入している既存システムと連携が可能なのかも確認しておきましょう。
セキュリティ
グループウェアでは、社員の名前や電話番号といったさまざまな個人情報が登録、掲載されることがあります。
そのため、グループウェアには強固なセキュリティ対策が必要になります。
アクセス制限や情報の暗号化が行われているのか、従業員の行動を記録する「監査ログ」は正常に稼働しているのかといったことが行われていると、情報が漏えいしにくくなります。
なお、情報漏えいは誤送信や社外のデバイスからのアクセスといったヒューマンエラーが要因であることが多いため、事前に社員に対してコンプライアンスに関する教育を行っておくことも重要です。
営業支援におすすめのグループウェア
こちらでは、営業支援におすすめのグループウェアをご紹介します。
Microsoft 365
Windowsなどを販売しているMicrosoft社が提供しているグループウェアです。
月額料金は1人当たり650円からであり、アプリ対応やタスク管理機能、会議室・施設予約といったさまざまなサービスが含まれています。
サイボウズ Office
サイボウズ Officeはサイボウズ株式会社が提供するグループウェアで、月額料金は500円からです。対応している言語は日本語のみで、スケジュール管理がしやすいと好評です。
kintone
kintoneはサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。先述したサイボウズOfficeは日本語のみでしたが、こちらは6ヶ国以上の言語に対応しています。
利用者からは顧客管理やファイルの共有がしやすいといった声が挙がっています。
Google Workspace
Google Workspaceは検索エンジンや広告を提供しているGoogle社が展開するサービスのひとつです。月額は680円からで、カレンダーの予定をメールで通知する、ファイル共有を行うといったことが可能となります。
また、GmailやGoogleカレンダーといった、ほとんどのGoogleサービスを使用したり、連携したりすることができます。
desknet's NEO
desknet's NEOは株式会社ネオジャパンが提供しているサービスで、月額400円から利用することができます。メンバー同士でスケジュールを確認・管理がしやすく、UIが目に優しく、使いやすいといった評価が多いグループウェアです。
まとめ
今回は営業支援におすすめのグループウェアと導入するメリットを解説しました。グループウェアはメールや掲示板、Web会議といったさまざまな機能を含むツールで、業務改善を目的としています。
具体的に導入することで得られるメリットには社内コミュニケーションの改善、ペーパレス化の推進、時間の削減といったことが可能になります。
Microsoft 365やサイボウズOfficeといったグループウェアを導入する際、下記のポイントに注意しましょう。
- 対応している機能
- 価格
- ほかのシステムとの連携
- セキュリティ
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
