営業職の業務に役立つビジネスツールとして、グループウェアやSFAツール、CRMツールなど、提供されているものは数多くあります。
営業職の社員は新規案件の獲得や顧客との商談、情報共有など日々の業務に追われています。顧客管理やスケジュール管理、コミュニケーションなど営業の業務に役立つ機能がついているビジネスツールを導入して、営業職の業務効率化を図りましょう。業務効率化を達成することで営業業務に集中して作業を行うことができます。
目次
営業に役立つツール
グループウェア
グループウェアとは、「ネットワークを利用し、社内でのコミュニケーションや業務をより円滑に行うためのツール」です。コロナウイルスの影響や働き方改革、業務効率化のために導入する企業が増えています。
主な機能としては、スケジュールの管理機能やファイル管理機能、チャットや社内SNS、ワークフローといったものになります。社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったりお互いの予定を確認したり、全員で同じファイルを確認、編集したりとさまざまな使い方が可能です。
グループウェアを活用することで業務の効率化をはかり、コミュニケーションにかかる手間や紙の資料などにかかるコストなどを削減することもできます。
SFAツール
SFA（Sales Force Automation）ツールとは、営業支援システムツールのことをいいます。スケジュール管理や売上予測、情報共有など営業職の業務に役立つ機能を使うことが可能です。
次に紹介するCRMツールと連携すると顧客情報と商談の状況が紐付けされるので、成約確度や売上の予測ができます。
CRMツール
CRM（Customer Relationship Management）ツールとは、顧客管理に関するツールのことをいいます。営業に必要な顧客の企業情報や担当者情報、ニーズなどの管理が可能です。
クラウド型のツールも提供されていて、クラウド型の特徴でもあるリアルタイムな情報共有ができます。CRMツールには名刺や紙媒体の資料をスキャンする機能がついていて、手入力よりも手短に入力ができます。
BIツール
BI（Business Intelligence）ツールとは、営業や経営、開発に関するデータをまとめて分析するツールです。部門ごとにデータをまとめられるので経営方針の決定に役立ちます。データをグラフやマップにできるので分析の効率化が可能です。
企業のITビッグデータ活用が拡大していて、経営に役立てる動きが高まっています。BIツールを活用してデータ分析の可視化を行い、迅速な意思決定が可能になります。
Web会議ツール
Web会議ツールとは、インターネット回線を利用してビデオ会議ができるツールです。交通費や移動時間が必要なくなるので業務効率化に役立ちます。グループウェアの中には基本機能としてWeb会議ツールがついているものもあります。
チャットツールと並んで、遠隔地の相手とコミュニケーションをとるときに業務効率化が可能です。最近は商談やイベント、面接に特化したWeb会議ツールが提供されています。
SFAツールの特徴
営業職の業務効率化に役立つSFAツールについて詳しく解説していきます。導入する上で特徴やメリットを把握することは大切です。
SFAツールを導入するメリット
SFAツールを導入することで業務効率化が可能です。営業プロセスが可視化できるので進捗状況の確認や売上予測、データ分析などが一目でわかります。スケジュールや案件管理なども自動入力が可能になります。入力業務の削減と検索機能によって営業活動に集中できる点がメリットです。
営業成績がいい社員の行動分析をすることで部署全体のレベルアップも可能です。事務作業のやり方を参考にしたり、成功の可能性が高い営業スキルを可視化することで、トップセールスパーソンの量産ができます。
SFAツールの導入するデメリット
デメリットもしっかりと把握しておきましょう。SFAツールを導入することで導入コストや運用コストがかかります。SFA導入による業務効率化のコスト削減とランニングコストを比較して、損をしないことが大切です。
ツールの操作が難しいと導入したのに使用されないことがあります。コストをかけて導入したのに使われなかったら意味がないので、見やすさや操作性のいいものを選ぶことが重要です。マニュアルの作成や勉強会の開催などで企業がフォローするとスムーズに導入が可能です。
SFAツールの選び方
SFAツールといってもさまざまなツールが提供されています。企業にあったツールを選ばないと業務効率化が進まないので、SFAツールの選び方を紹介していきます。
既存ツールとの連携
すでに企業に導入しているツールとの連携ができるか確認することは重要です。グループウェアと併用している企業も多いです。どちらも多機能のツールですので重複した機能がないか確認が必要になります。
既存ツールからSFAツールに切り替える機能については、連携がスムーズにできるかが大切です。データの移行などが短時間でできれば社員がどちらを使用するか悩まなくて済みます。
業務効率化
SFAツールを選ぶときは導入した後に業務効率化ができるか確認が必要です。作業工程を減らしたり、連絡や確認作業の時間を短縮したりできるかをイメージして、選定作業に入りましょう。
操作性
SFAツールを使用する社員のITリテラシーにかかわらず、操作できるものを選ぶことも重要です。機能面が優れていても全員が使用できないと情報共有がうまくできません。無料期間があるツールもあるので試用してみて操作性を確認しておきましょう。
グループウェアと連携できるSFA5選
SFAツールの選び方を理解したところで具体的にオススメのものをご紹介します。SFAツールはグループウェアと併用することが多いので、グループウェアと連携できる5つのサービスを解説します。
kintone-サイボウズ株式会社
kintone（キントーン）はサイボウズ株式会社が提供しています。開発知識がなくても自社に合わせてカスタマイズができるビジネスアプリ作成ツールです。カスタマイズ性が高く、顧客管理やレポート機能、プロセス管理カバー機能などさまざまな機能が利用できます。
月額780円でライトプランが利用できます。外部サービスとの連携や拡張機能がつくスタンダードプランは月額1,500円で利用が可能です。最低利用人数は5人で、少ないコストでの運用ができます。
Senses-株式会社マツリカ
Sensesは株式会社マツリカが提供しています。クラウド型のSFAツールで、徹底した現場主義によって幅広い業界の営業革新を行なっています。AIの入力自動化によって営業職の負担減で業務効率化の推進が可能です。
SensesのAIは営業案件のリスク分析も行います。社員が共有できる案件ボード機能も搭載し、リモートワークでの業務にも役立ちます。利用料金は月額5,500円/1ユーザーから契約可能です。
GENIEE SFA/CRM-株式会社ジーニー
GENIEE SFAは株式会社ジーニーが提供しています。国産でITリテラシーにかかわらず利用できるSFAツールとして人気があります。定着率は95％と、高い支持率を得ています。人気の理由はインターフェースです。
操作しやすい画面と注力顧客の可視化により業務効率化を実現しています。グラフやレポートも自動作成してくれるので、営業職のコストや工数を削減します。月額1,480円/1ユーザーから利用可能です。業界にかかわらず多くの企業が導入しています。
Zoho CRM-ゾーホージャパン株式会社
Zoho CRMはゾーホージャパン株式会社が提供しています。クラウド型でCRMとSFA両方の機能が利用でき、25万社が導入しているツールです。営業業務の情報が一元管理できて、可視化や自動化などの営業効率を高める機能も搭載しています。
無料のモバイルアプリを利用すれば、場所を選ばずリアルタイムに情報共有や顧客とのやりとりが可能です。月額1,440円/1ユーザーから利用可能です。無料で利用できるプランもあります。
vtiger CRM-Vtiger社
vtiger CRMはアメリカに本社を置くVtiger社が提供しています。CRMとSFAの機能が利用でき、世界30万社が導入しているツールです。SFAとしての機能は顧客管理や売上予実分析などの機能が搭載されています。
高速UIと統一された顧客ビューなどが特徴です。月額14＄/1ユーザーから利用可能です。業務拡大に合わせてアップデートができます。
まとめ
営業職の部署は日々業務に追われています。グループウェアやSFAを導入することによって、リアルタイムの情報共有や遠方クライアントとの商談などを最適化して、業務効率化を推進しましょう。
高額で多機能なツールを導入すればいいのではなく、自社で活用できる機能を見極めてランニングコストの低いものがオススメです。導入後に業務効率化ができているかを確認することも大切です。
SFAとCRMの目的は異なりますが、両方の機能を利用できるツールも提供されています。グループウェアとの併用も候補に入れながら、各ツールの詳細を確認しましょう。
＜参考記事＞
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