こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
組織が新しいサービスを創出したり、新しい戦略を取り入れたりする上で、一部の社員だけでは上手く行きません。様々な部署を巻き込み、組織が一丸となって取り組んでいくことで大きな力が生まれ、成功につながるでしょう。
このように、組織を成功に導くためには「推進力」が重要です。そして推進力を高めるために、多くの組織が「グループウェア」を活用しています。グループウェアとは、組織の情報共有やコミュニケーションを促進する、豊富な機能を持つITツールです。
しかし、グループウェアには様々な機能が存在し、どれを使えば推進力の向上につながるのか分からない方も多いですよね。そこで本記事では、組織の推進力を高める上で活用すべきグループウェアの重要性や、おすすめ機能をご紹介します。
組織の推進力に課題を感じる方は、ぜひご覧ください。
目次
グループウェアが組織の推進力を高める3つの理由
組織の推進力を高める上でグループウェアが有効となるのは、3つの理由からです。1つずつ、順番に解説します。
推進活動に注力できる時間が増えるため
何かを推進しようと思ったら、当然ながらそれなりの時間が必要です。しかし、ビジネスでは様々なルーティンワークに時間を取られてしまうことも多いですよね。特に、ホワイトボードのようなアナログ方式の業務だと、多くの時間が奪われます。
その点、グループウェアを活用することで、様々なルーティンワークを効率化できます。グループウェアは各業務シーンに合わせて最適化されたインターフェースのため、無駄が発生しません。結果としてルーティンワークに費やす時間を節約でき、推進活動に注力できる時間が増えるのです。
組織全体の情報共有が活性化するため
組織が一丸となって何かを推進するためには、部署やチームの枠を越えた活発な情報共有が必要不可欠です。しかし、位置的に離れている部署やチームと対面での情報共有を行うことは、容易ではありません。会議を開催するにしても、移動や資料作成などの手間が生じます。
その点グループウェアは、情報共有を効率化するための様々な機能を備えています。あらゆる情報をオンラインで共有できるため、組織全体の連携がスムーズになるのです。また、必要な情報が全体に行き渡ることで、それぞれの部署やチームのパフォーマンスも向上するでしょう。
組織に一体感が生まれるため
異なる部署やチームの社員が1つの目標に向かって進んでいくためには、お互いの信頼関係も欠かせません。グループウェアを使えば、部署やチームをまたいだコミュニケーションが容易となり、信頼関係の構築につながります。
また、オンラインでの情報共有により、組織の理念やビジョンも全ての社員に浸透するでしょう。結果として組織に一体感が生まれ、推進活動で足並みを揃えやすくなります。
組織の推進力向上におすすめのグループウェアの機能4選
グループウェアの機能は様々です。ここでは、組織の推進力向上におすすめのグループウェアの機能を4つご紹介します。
「カレンダー機能」は、スケジュールの管理・共有をオンラインで行える機能です。カレンダー形式で見やすく、組織におけるあらゆる社員の予定を迅速に把握できます。多くのグループウェアには日程調整機能も搭載されており、部署間で推進会議を開催する際にも大変便利です。
また、予定の作成や変更も専用インターフェースによって短時間で行えます。新しいカレンダーが自動で追加されるため、ホワイトボードのように書き直したり、エクセルのようにシートを追加したりする必要がありません。日々欠かせないスケジュール管理の時間を短縮することで、推進活動に注力しやすくなるでしょう。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、オンラインで任意の社員とチャット形式のコミュニケーションが取れる機能です。本文を入力して送信ボタンを押すだけの簡単操作で、離れた部署の社員とも手軽にやり取りできます。組織全体の情報共有が活性化することで、推進力が高まるでしょう。パソコンはもちろんスマートフォンでも利用できるため、テレワークにも対応可能です。
プロジェクト管理機能
「プロジェクト管理機能」は、部署やチームが抱えるタスクの進捗管理や共有をオンラインで行える機能です。ガントチャート形式のため、遅れているタスクが直感的に把握できます。異なる部署やチームのプロジェクト状況も分かるため、推進活動を行う際に連携しやすくなるでしょう。また、工数管理機能も備わっており、プロジェクト完了後のフィードバックも容易となります。
社内SNS
「社内SNS」はその名の通り、社内専用のSNSのような機能です。投稿した内容は組織のあらゆる社員がWebブラウザから閲覧できるため、組織全体への情報発信が手軽に行えます。理念やビジョンも容易に共有できるため、組織の一体感が高まります。また、部署やチームの近況を発信しあうことで、相互理解も深まるでしょう。
グループウェアを導入して、組織の推進力を高めましょう！
今回は、組織の推進力を高める上で活用すべきグループウェアの重要性や、おすすめ機能をご紹介しました。
組織を取り巻く状況は絶えず変化しており、迅速な対応が求められます。新しいサービスや戦略を取り入れる上で、組織の推進力向上は重要課題です。組織の推進力を高めるためには、グループウェアの活用が最も近道でしょう。
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