こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
最近ではテレワークや働き方改革に一環として、グループウェアの導入を進める企業が増えています。
グループウェアとは業務効率化を実現するためのツールとして注目されており、社員間のコミュニケーションアップや作業スピードが実現や、本来やっておきたい業務に集中できるのでとても好評です。
ところが、ITスキルのない社員であったり、慣れないシステム操作にはどうしても抵抗感がありなかなか導入が進んでいない企業もあるでしょう。
そこで、グループウェア導入を検討している企業に向けて、簡単な準備方法や進め方のポイントについてご紹介していきます。
働き方改革とは
グループウェアを導入するにあたって働き方改革について、考えていきましょう。
働き方改革とは、2019年に法律として施行され始まった、多様性のある働き方を認めていく考え方です。この法律は次の３つのポイントがあります。確認していきましょう
- 長時間労働の是正
- 正規・非正規のそれぞれの枠を超えた働き方
- 時短勤務やテレワークなどの多様な働き方の実現
以上があります。それぞれの共通のポイントとして一定の枠に収めずにさまざまなスキルや経験に合わせた働き方にしていこうという考えに基づいて法整備されているのです。
さらにこの法律の背景には以下の懸念点やニーズがあると言われています。
- 人口減少により労働力不足
- 育児や介護の両立で働き方のニーズの変化
- 多様多彩な職業への対応
また、2020年の新型コロナウイルス感染症の脅威によってその懸念はさらに深まっているのです。突然の経済活動の停止が起き、突然と変化する働き方に対応しなければなりません。
そのためにもオンラインで作業できる環境づくりはとても大切です。
社員の気持ちに寄り添った働き方とは
働き方改革が始めって以来、社員の働き方の多様性が求められています。
会社の利益は一番であることには変わりありませんが、そればかりを追い求めてしまうと社員は窮屈に感じて働きづらいと思ってしまうかもしれないでしょう。
また、現在は少子高齢化社会である上に労働人口も減っています。そのため、経営者や現場の管理職が考えるべきなのは、全ての人が同じ仕事を行うよりは、社員の能力に合わせて仕事を振り分けていくことで、効率良く業務は進んでいくのです。
社員が望むワークライフに合わせた働き方を選択できれば、お互いが気持ちよくお仕事ができ、生産性向上につながっていきます。
テレワークとは
テレワークとは、場所や時間の制約を受けずにインターネット、すなわちオンラインを活用してお仕事をしていく働き方を指します。最近では新型コロナウィルス感染症対策の一環として、テレワークを導入する企業も増えています。
テレワークのメリットとは、オフィスや職場といった決められた場所以外でも、自宅やカフェ、ホテルなどでお仕事ができる点です。
また、大きく3種類の働き方があり、自宅利用型、モバイルワーク、サテライトオフィスなどの施設利用型といったものがあります。それぞれ場所が異なっても仕事内容に変化することはないでしょう。
グループウェアを導入 従業員のメリットとは
テレワーク導入の際に従業員・スタッフへのメリットは次のとおりです。確認していきましょう。
- 通勤時間がなくなる
- 住居地は左右されない
- 育児や介護と両立ができる
- カフェなどでお仕事ができる
以上の主に4点が挙げられます。特にお子さんがいらっしゃるご家庭においては、育児をしながらお仕事ができるので、家庭と仕事の両立が図れる点は大きいでしょう。
また、通勤時間がなくなり、家賃の高い大都会に住む必要がないので、住居地も自分が住みたいと思う街でお仕事ができることは従業員も嬉しいメリットです。
グループウェアを導入 企業のメリットとは
企業がテレワークを導入する際のメリットとしては主に次の4点が挙げられます。確認していきましょう。
- 交通費の削減ができる。
- オフィス内の電気代や備品代を削減できる。
- ワークスペースの縮小ができ、テナント賃料の削減ができる
- 柔軟な雇用ができ、社会的にもイメージアップが図れる
特に企業においては交通費や備品などの経費削減が図れる点はメリットとして大きいでしょう。また、オフィスのテナント代はとても高価で経費の占める割合は大きいものです。そのため、ワークスペースを削ることで賃料も安くできます。
さらに、子育てや介護向けの雇用も可能になってくるので、社会的にもアピールすることで「従業員に優しい会社」として認知されるでしょう。
グループウェアを導入 情報共有がカギ
従来のオフィス勤務を基本とした働き方では、特に問題がなかったものが、テレワークや新しい働き方によって課題点として浮き彫りになってきます。
そもそも日本は少子高齢化社会で今後は深刻な労働力不足が予測され、いずれも現在のやり方では無理が生じてしまうでしょう。
そこで、他企業より先に新しいシステムを導入することで、円滑な情報共有ができ今までにはなかったアイデアが生まれるかもしれません。
まずはグループウェアを導入して、新しい働き方の時代を体験してみませんか。
グループウェアの選び方のポイントとは
グループウェアを導入する際には、おさえておきたいポイントが５つあります。
- 時間や場所に捉われない働き方
- オンライン上で従業員と会話できる
- 社外からもアクセスできる
- 情報システム管理で低コスト
- 情報セキュリティを徹底することで安心して仕事できる
以上はしっかりおさえていきたいポイントです。
それぞれのポイントについて簡単に解説していきましょう。
1.時間や場所に捉われない働き方
外出先のカフェや出張先のホテルなどで働くことができます。会社側から指定がない限りどこでも働けます。
2.オンライン上で従業員と会話できる
グループウェアではチャット形式で従業員と会話できるので、スムーズなやりとりが可能になります。
3.社外からもアクセスできる
以前は会社にいないと接続できなかった環境が、社外からもアクセスできます。
4.情報システム管理で低コスト
以前は紙などで管理していたこともあって、コピー代などの費用がかかっていましたが、現在ではPDF形式などの管理ができるため余計な印刷代がかかりません。
また、ファイル管理であるため、いつでもどこでも必要な時に資料を確認できます。
5.情報セキュリティを徹底することで安心して仕事できる
情報システムを扱う上で、高いセキュリティを確保していきます。グループウェアを提供している会社には専門スタッフがいるので困った際にはいつでも相談できる環境です。
グループウェアを導入 導入後の変化について 業務効率がアップ
現在では自由で柔軟な働き方が求められています。またコロナによって多くの社員が在宅勤務に切り替わっているのはご承知のとおりです。そこで大活躍しているのはグループウェアの存在であります。導入後には多くの企業で業務効率がアップしたという声が多数寄せられているのです。
その成功のカギは、社員ひとりひとりの協力です。働き方改革に社員が積極的に賛同し会社全体が一丸となって取り組むことで、導入は成功していきます。
現場と適切な連携をとることが大切
グループウェアの導入メリットと働き方改革を実現するグループウェア導入のポイントについて理解は深められたでしょうか。
ここまで、グループウェア導入のコツとして、
- 働き方改革に沿った仕事選択
- 社員の気持ちに寄り添った働き方
- 導入による経費削減
- 社会的なイメージアップ
以上についてご紹介していきました。特に企業としては４のメリットが高いと言えるでしょう。企業活動を行なっていく上で、優秀な人材を確保していきたいものです。そこで社会的にアピールすることで、求めていた人材に近づくチャンスになりますので、ぜひ導入を検討してことをおすすめします。
また、導入の際には、現場の社員にしっかり丁寧に説明をしていきましょう。なぜ導入するのか、そのメリットや目標を共有することによって高いモチベーション維持ができます。そうすることでグループウエア導入が成功していくはずです。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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