近年は、業務や働き方の多様化に伴ってグループウェアを導入する企業が増えてきており、特に大企業では75%以上が導入済みという調査結果もあります。
一方で、「グループウェアを導入することに対する費用対効果が不透明」であったり、「会社規模が大きいために導入コストが高い」などといった理由で導入に踏み切れていない大企業もあります。
ここでは、大企業が実際にグループウェアを導入が確実に生産性の向上につながる理由について説明していきます。
目次
大企業こそグループウェアを導入すべき理由
業務効率化により無駄な作業を無くすことができる
1つ目は、「グループウェアの導入であらゆる業務が効率化され、無駄な作業を一新できる」ためです。
業務を効率化させるために備わっている機能が数多くあり、「スケジュール機能」による社内外との日程調整や「ワークフロー機能」を用いた承認プロセスの単純化およびデータレス化などがあります。
特に報告書や決裁書に関しては、原紙に直接印鑑をもらうために会社に足を運ぶ手間が発生しがちです。加えて、手続きに慣れていない人にとってはどの部署から署名をもらうべきかを調査する必要があるため、中長期的に見ればワークフロー機能の導入による効果は大きくなるはずです。
すべての社員に対して効率良く情報共有が可能
2つ目は、「ひとつのシステム上で全社員に対して情報共有が可能となる」ためです。
大企業となれば本社だけでなく、複数の国内外の拠点を持つことも少なくありません。そうなれば、経営層から中間管理職、社員に社内方針が伝わるまで時間を要したり、伝言ゲームのように違う形で伝わるリスクがあります。
掲示板機能を用いれば、一斉に社員に向けてメッセージを発信できるため、意図せぬ形で情報が伝わるリスクを軽減することが可能です。
また、PDFファイルなどをシステムで一元管理が可能なので、たとえば打ち合わせ前などに事前に共有しておけば保管場所が明確になり探す手間も無くなり、事前に確認してもらうことも可能になります。
社員間とのコミュニケーションが活発化する
3つ目は、「チャット機能などを通じて社員間とのコミュニケーションが活発化する」ためです。
気軽にチャットを用いて相手に状況を確認できるだけでなく、質問しやすい環境を作り活発な雰囲気に整えることが可能になります。そうすれば結果的に社内での信頼関係が構築されることに加え、ボトルアップ的に若手から意見を述べられるような職場となるきっかけを作り出すことができます。
職場の雰囲気が良くなれば自ずと個々の社員の成果が表れ、グループウェア導入による直接的な業務効率化との相乗効果が顕著に表れてくることでしょう。
以上3つの理由から、大企業であってもグループウェアを導入すべきだと考えます。
大企業向け！オススメのグループウェア
上記では、なぜ大企業でグループウェアを導入すべきかについて解説しました。ここでは、大企業向けにオススメのグループウェアを紹介していきます。ぜひこれから紹介する内容を参考にしてみてください。
Garoon
初めにご紹介するのは、サイボウズ社が開発したGaroonと呼ばれるグループウェアです。こちらは日本全体で約6,600社、300万人と高い導入実績を誇っています。
機能に関しても、
- 社内外の方々との日程調整や情報共有機能
- プロジェクトマネジメント機能
- 決裁や報告書等の回覧、承認機能
といった業務上欠かせない機能が十分に備わっているので、ユーザーからの満足度は高く、機能要求としては十分に満たされています。
数あるグループウェアの多くは中小企業向けの仕様となっていますが、Garoonに関しては比較的人数規模の大きい会社にとってオススメのグループウェアです。ユーザーの追加や変更が容易にできるほか、アクセス権管理や階層構造での組織図作成も直観的に操作可能なところが魅力です。
また、このグループウェアはMicrosoft 365との併用が可能なところも魅力のひとつです。2019年時点での集計によれば、Microsoft 365とGaroonとの併用率が43.1 %となっています。なぜこれほど多くの企業が併用という選択肢を取っているかは、主に
- 標準搭載されたアプリをそのまま活かせる
- 純国産の製品であるため使い勝手が良い
といったことが考えられます。
たとえばMicrosoft 365を用いて掲示板や議事録などを共有する場合、「SharePoint」と呼ばれるアプリを用いた仕組み開発が必要となります。社内での開発コストと導入コストを比較した場合、必要な機能が標準搭載されたグループウェアの導入・連携をした方がスピード感を持った導入が実現できるからです。
さらに初心者の方でも分かりやすいサポート体制が整っているので、純国産ということも考えれば、グループウェアを活用する新規ユーザーの拡大につなげられるでしょう。
desknet’s NEO
次にご紹介するのは、「desknet’s NEO」と呼ばれるグループウェアです。
官公庁から民間企業まで幅広いユーザーから支持されているグループウェアとなっています。主な特徴としては、
- スケジュール機能
- インフォメーション機能
- チャット機能
など、40種類ほどの機能が備わっていることです。
また、現場の声をもとに日々改善を続けた結果、誰が見ても「すぐにわかる」仕様になっているのがポイントです。たとえば、「スケジュール機能」や「回覧機能」なども同じ画面体系で運用できるため、異なるアプリを利用した場合にも迷うことなく使用できます。
さらに「AppSuite」と組み合わせることによって、本当に必要としているアプリを自由にカスタマイズすることが可能です。CSSやJavaScriptといった言語を用いることは無く、画面上に必要なパーツを並べていくだけで作成することができるため、誰でも容易に作成できます。
Google Workspace
次にご紹介するのは、「Google Workspace」と呼ばれるグループウェアです。
こちらは、
- Gmail
- Googleカレンダー
- Googleドライブ
- Google Meet
などといったアプリケーションが揃っています。
クラウド型のグループウェアなので、スマホやPC上に新しくアプリを入れなくてもアカウントにログインすればどこでも確認可能です。加えて、定期的に発生するアップデートに対しても容易に対応できるので、ITコストの削減に大きく貢献できます。
一方でセキュリティ関連は、誰もが安心して利用できるよう定期的に第三者から審査を受けており、世界各国のセキュリティ規格が担保されているのかを確認しています。さらに、2段階認証機能や不正アクセスの検出なども自らカスタマイズできるため、十分な安全性を持って利用できるのは魅力的です。
OfficeForce
次にご紹介するのは、NECで開発された「OfficeForce」と呼ばれるグループウェアです。
こちらはクラウド型のグループウェアとなっており、運用管理者の負荷および運用コストを削減させることが目的で作られています。
特長としては、
- 初期費用をかけずに導入可能であること
- 日本型の組織構成に対応しており、大企業の複雑な人材管理が容易であること
が挙げられます。
Blue版とRed版の2種類のプランが用意されており、メール機能が搭載されていないBlue版の場合は1ユーザーあたり390円での導入が可能です。
また、スケジュール調整などもマウスひとつで直観的に操作可能なので、導入後に誰でも迷いなく利用できます。
クロジカスケジュール管理
最後にご紹介するのは、「クロジカスケジュール管理」と呼ばれるグループウェアです。
こちらは「チームのスケジュール共有を素早くかんたんに」をモットーに、これまで1,800社もの企業が活用しています。
大きな特長としては、
- 企業に合った形でサービスの提供が可能であること
- 運用コストが他社と比べて安いこと
です。
たとえばベーシックプランで導入を進めた場合、日程調整機能や設備予約機能などが利用可能です。また、企業規模の拡大や更なる効率化を実現したい場合はプランをバージョンアップすることで対応できるので、導入してまずは実証効果を確かめたいという企業にオススメします。
グループウェアの活用例
ここからは実際に大企業におけるグループウェアの導入例とその効果について紹介していきます。導入を検討するうえでの検討材料にしてみてください。
まず初めにご紹介するのは、「ピー・シー・エー」での活用事例です。スケジュール機能や会議室などの施設予約機能をうまく活用することで、効率良く日程調整ができるだけでなく、出先でもスマホを介して情報を手軽に確認できるというメリットがあります。
次にご紹介するのは、ケーブルテレビや人材派遣等を展開する会社の事例です。これまで別のグループウェアを利用していましたが、搭載された機能が多かったためトラブルが発生していました。
ただ、上記で紹介したクロジカスケジュール管理のシンプルな機能が社員に受け、コミュニケーションの活発化をもたらすことに成功しています。このように、新たなグループウェアに切り替えた場合でも環境に適用することがあります。
最後にご紹介するのは、大手地方銀行の事例についてです。
元々は明白なペーパーワークで、印刷作業や書類の保管作業、過去に承認した契約文書や報告資料から経緯を辿るなどの作業によって無駄な作業が発生していたといいます。そこで、ペーパーワークを最小限にするべくデジタル化すべき文書の選定を行い、実際にグループウェアの導入に走ったところ、会社全体で3割のペーパー削減に成功することができたのだそうです。
また、各営業所から本社への問い合わせや回答を共有することで、社員間での無駄なやり取りが無くなり，作業工数の削減を達成しています。
以上、ここまで複数の企業における導入事例を紹介しましたが、所属する企業に合ったグループウェアを選定することが求められるので、普段の業務において何を解決したいかを明確にすることが重要です。
まとめ｜生産性を高めるためにグループウェアを活用しよう！
大企業にオススメするグループウェアを紹介してきました。
業務の生産効率を高めるためにも、ぜひグループウェアを活用することを検討してみてください。
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