こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務の効率化を図るため、グループウェアの導入を検討している保険代理店も多いのではないでしょうか。導入することによって、顧客情報やスケジュールが一元管理できるため、非常に便利なツールといえます。
しかし、さまざまな種類があるため、どのように選べばよいか迷っている方も少なくありません。
そこで今回は、保険代理店のグループウェアの選び方やメリット、タイプやオススメ4選についてご紹介します。
目次
保険代理店のグループウェアの選び方
ここでは、保険代理店におけるグループウェアの選び方を3つご紹介します。
無理のない料金形態で選択
グループウェアを導入するには、一定のコストが発生します。しかし、保険代理店における一人当たりの生産性はあまり高くありません。そのため、導入する際の心理的障壁は高いといえるでしょう。
一方、グループウェアを導入することによって、業務時間が削減できたり、一人当たりの売上がアップしたりという生産性が高まる効果もあるため検討が必要です。グループウェアにはさまざまな種類があり、多くの機能が搭載されているものはコストも高くなる傾向にあります。
機能が多くなるほどコストもかかり、使いこなせない可能性もあるため、無理のない料金形態から選択するとよいでしょう。
不足しているシステム機能を考慮
保険代理店によっては、保険会社から提供されたシステムを使用しているケースもあるでしょう。保険会社のシステムには、カレンダーやスケジュール、契約管理といった便利な機能が含まれている一方で、保険会社が管理していることから代理店にとって必要な機能がそろっているとは限りません。
そのため、導入する際は保険会社が提供しているグループウェアにはなく、日ごろ必要となるシステムを選ぶようにしましょう。
また、保険会社のシステムで満足している企業や、グループウェアにほしい機能がない場合は、実際に必要とする機能や目指すべき業務の整理ができていない可能性も考えられます。
導入をきっかけに業務の見直しをおこなってみましょう。
使いやすさの確認
保険代理店は日中は営業をするため、オフィスではなく外出先で情報を共有するケースも多くあります。そのうえ、勤務型代理店も含めるとご年配の方を抱えている企業も少なくありません。
そのため、誰もが使いやすいシステムを導入しなければ、現場には浸透しない可能性も考えられます。トライアルやデモの設定がされているシステムでは、期間中にタブレットやスマートフォンでの使い心地も確認しておきましょう。
保険代理店がグループウェアを導入するメリット
保険代理店がグループウェアを導入する際のメリットは以下のとおりです。
- 顧客対応の高品質化
- 情報共有のインフラ構築
- 顧客情報の統一化
- 業務時間の削減
ここでは、それぞれの具体的な内容についてご紹介します。
顧客対応の高品質化
グループウェアを導入することで、顧客との電話のやり取りや商談の対応履歴などが残せるようになります。
そのため、よりスピーディーで質の高い顧客対応が可能です。このように、細かな対応をおこなうことによって顧客のリピート率も向上し、長期的な利益が得られるようになるでしょう。
情報共有のインフラ構築
情報共有ができるインフラを構築することによって、顧客情報や知識の共有ができるようになります。
紙ベースで管理している場合は、書類を探したりデータ検索に時間がかかってしまいますが、パソコン管理にすることで一括検索ができるため、必要な情報もすぐに入手できます。
また、デスクに散在した書類を電子化することによって、整理しやすくペーパーレスにつながり、コストが削減できる点もメリットのひとつです。
顧客情報の統一化
顧客情報を電子化し整理することによって、組織的にも一貫性のあるアプローチができるようになります。なかでも小規模な保険代理店では、統一した営業ができていないケースも少なくありません。
その点、グループウェアを導入することで、顧客情報が最適化かつ一元化でき、組織的にも統一した営業がしやすくなるでしょう。
業務時間の削減
電子化することによって、データ入力や書類申請などの手間がかかる業務も簡略化できるようになります。特に、多くのグループウェアにはワークフロー機能が搭載されいているため、回覧などの煩雑な承認作業が簡略化でき、外出先からも承認が可能です。
これらの作業にかかっていた時間を、生産性の高い仕事に割り振ることによって、売上アップも期待できるでしょう。
保険代理店のグループウェアタイプ
保険代理店のグループウェアタイプは、以下の3つのタイプに分けられます。
- 幅広い業務に対応可能なタイプ
- 顧客管理に優れたタイプ
- グループウェア機能に優れたタイプ
ここでは、それぞれのタイプの特徴や強みについてご紹介します。
幅広い業務に対応可能なタイプ
保険募集人から管理部門までの幅広い業務を、効率的に対応できる多機能タイプです。
たとえば、顧客情報や契約管理、意向確認や商談記録などの営業支援、個人からチームのスケジュール管理まで代理店業務における必要な機能が取り揃えられています。
なかには、勤怠管理や教育コンテンツの提供に対応したシステムもあります。そのため、規模拡大に伴い業務全体の効率化を検討している企業にオススメです。
顧客管理に優れたタイプ
案件管理や顧客管理、保険募集人向けの機能に優れたタイプです。
顧客管理だけでも、名寄せ・進捗管理・意向の把握などの機能が充実しているため、ヒューマンエラーの防止や営業の効率化にも役立つでしょう。
なかでも、意向に応じた商品が推奨されたり絞り込みができたりするシステムでは、募集人スキルに関係なく、適切な商品提案ができるようになります。そのため、募集人の接客品質や生産性の向上を目指している企業にオススメです。
グループウェア機能に優れたタイプ
活動予定が記載されたスケジュールやファイルフォルダを使用した資料共有、日報管理などの情報共有に役立つ機能がそろったタイプです。
顧客との面談機能や保険の更新期限が一元管理できるスケジュール機能、提案から成約までの進捗管理機能など、通常のグループウェアと比較すると代理店業務に特化しているのが大きな特徴となります。
なかには、特定業界向けの商品を提供しているグループウェアもあり、まずは車内でのコミュニケーションを円滑にしたいと考えている場合は、検討してみるのもよいでしょう。
保険代理店にオススメのグループウェア
ここでは、保険代理店にオススメのグループウェアを4つご紹介します。
desknet's NEO
まずご紹介するのは、desknet's NEOです。
- 471万人以上の利用ユーザー
- 日本人向けの使いやすい機能
- アプリ作成のAppSuiteと連携
利用ユーザー数は471万人以上ともいわれており、日本においても導入実績が多いグループウェアの一つです。なかでも、日本企業にマッチした機能や業界を問わずに使いやすい汎用性が特徴となります。
口コミ評価においても、星4.06と高評価です。実際に利用している方の口コミをご紹介します。
- ミドルやシニアでも使いやすく無くてはならない存在
- 媒体制限なく受信可サイボウズ Office評価・口コミ能なWebメーラーが便利
- チームメンバー同士のスケジュール把握ができストレス軽減
このように、使いやすくて便利といったいい口コミが多い印象です。
サイボウズ Office
続いてご紹介するのは、サイボウズ Officeです。
- 中小企業向け
- 日本の商習慣に対応
- ユーザー単位で機能表示の変更が可能
主に中小企業の利用に適したグループウェアで、日本企業にも使いやすいさまざまな機能を搭載しているうえ、保険代理店向けの専用パックもあります。代理店特有の業務を効率化してくれるだけでなく、改正保険業法にも対応してくれるのが特徴です。
口コミ評価においても、星4.11と高評価を得ています。なかでも、星4以上を付けている方が大半です。
実際に利用している方の口コミをご紹介します。
- スマートフォンからの操作もできる連絡機能や情報管理が便利
- 職員同士のスケジュール確認が容易
- 複数人での打ち合わせや電話中の日程調整に重宝
このように、スケジュール管理や日程調整がしやすくなると時間の削減も可能です。
保険VOS
ここでご紹介するのは、保険VOSです。
- 代理店に特化
- 顧客情報の統一化を実現
- 利用者のニーズに合わせた柔軟な対応
保険代理店の業務を最大限サポートしてくれたり、顧客対応のコンプライアンスの強化を図ってくれたりするグループウェアです。日々の商談履歴はもちろん、案件管理においては、保険代理店ならではの失効管理・事故対応にも特化しているため、顧客満足度も高いのが特徴となります。
WiseOffice2
最後にご紹介するのは、WiseOffice2です。
- 保険代理店業務に特化したシステム
- 契約・顧客情報の自動更新
- 低コスト・簡単導入
保険代理店に特化したシステムを導入しているのが特徴です。必要な機能が網羅され、生命保険や損害保険といった商品分野を問わずに管理ができます。また、クラウド型で契約や顧客情報が常に自動更新されることから、利用者の負担をかけることなく最新状況が確認できます。
新規・苦情・解約などの記録がプロセスごとに管理でき、戦略的なアプローチをするための憲章や分析に役立つでしょう。
保険代理店がグループウェアを導入する際のまとめ
今回は、保険代理店のグループウェアの選び方やメリット、タイプやオススメの会社4選についてご紹介しました。
グループウェアを選ぶ際は、無理のない料金形態で不足しているシステムを考慮し、使いやすさのチェックも忘れないようにしましょう。導入することによって、顧客情報の統一化やインフラの構築が図れるため、業務時間の削減につながります。
また、それぞれの会社によって特徴や強みが異なるため、使いやすいものを選びましょう。
＜参考記事＞
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