こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
目次
グループウェアとは？
グループウェアとは、組織で働く人同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促進するためのソフトウェアのことをいいます。
複数のメンバーで協力しながら業務を行っていく病院において、コミュニケーションの効率化は重要な課題となります。フロアを越えたり、一人の患者を複数人で協力しながら診る等といったことが病院の業務では発生します。その際、リアルタイムでの情報共有やコミュニケーションが必要となってきます。
そのような状況で役立つのがグループウェアです。グループウェアを用いれば、チャットツールや掲示板、ファイルの共有機能などで同フロアで働いていなくても円滑に情報共有やコミュニケーションを取ることが可能になります。
病院にグループウェアは必要？
グループウェアは、病院での業務において非常に役立つと考えられます。病院をはじめとした医療や福祉業界において一番求められることは、「迅速な対応」です。ちょっとした対応の遅れが、重大な事故につながる可能性があるからです。
そのような迅速な対応をしなくてはいけない医療現場においては、働く人たちの中での円滑な情報共有やコミュニケーションが必要となってきます。それらを幅広くカバーできるのが、グループウェアなのです。
病院におけるグループウェアを導入するメリット
病院にグループウェアを導入する主なメリットとしては、
- 情報インフラをスムーズに構築できる
- 事務処理の業務効率化
- 事務処理ミスの防止
- 個人情報漏洩リスクの減少
- 院内コミュニケーションの円滑化
が挙げられます。一つずつ解説していきます。
情報インフラをスムーズに構築できる
病院にグループウェアを導入することで得られる最大のメリットともいえるでしょう。
例えば、「科をまたいで患者を治療する」「急遽入院が必要となる」などといったシーンは頻繁に起こりえます。このようなシーンでわざわざ紙ベースのやり取りなどを行なっていると手間も時間もかかってしまいます。
病院内のどのベッドが空いているのかを簡単に確認できる環境でなければなりません。そのような場合にグループウェアを導入しておくと、スケジュール管理機能や患者情報の管理、さらには病床の稼働状況などもシステム上でリアルタイムに管理することができるため、患者への対応がよりスムーズにできます。
病院で一番大切な迅速で正確な対応の手助けとなるのです。
事務処理の業務効率化
病院でのレセプト業務や経理業務などの事務処理業務には、これまで人手と労力がかかるものだとされていました。しかし、グループウェアは、医療機器との連携だけではなく、給与管理ソフトやオフィス業務ツール等さまざまな外部機能との連携も可能です。
それらと連携できれば、これまで人手で行っていた業務の効率化を図ることができます。これらの業務の効率化により、人件費と作業時間の削減に加えて、単純ミスが無くなるなどの業務改善に繋がります。
事務処理ミスの防止
膨大な資料を管理する病院では、確認漏れや報告漏れが発生することもあります。
グループウェアの管理システムは、過去のミス処理を検索機能によりすぐに発見することができます。とくに、さまざまな事務処理を必要とする大規模な病院においてグループウェアの効果は顕著に表れます。
個人情報漏洩リスクの減少
医療機関では、個人情報の管理は徹底されていますが、漏洩リスクは潜んでいます。グループウェアは、そのリスクを最小限にする手助けをしてくれます。
グループウェアの機能の中には資料の閲覧履歴などを把握できる機能もあり、個人情報の漏洩を未然に防ぐ効果が期待されます。また、機密情報にはアクセス制限をかけて特定の人しかアクセスできない状態にすることも、漏洩リスクを低くする方法の一つです。
院内コミュニケーションの円滑化
業務が忙しくなかなかスタッフ間のコミュニケーションが取りづらい病院において、グループウェアはコミュニケーションの手助けをしてくれます。
ある病院では院内の情報共有はできていたが、スタッフ間のコミュニケーションがとれておらず、スタッフの入れ替わりの激しい病院でした。そこで病院側は、グループウェアのチャット機能やビデオ会議機能を駆使して、手軽にスタッフ同士が交流できる場を提供しました。
その結果、従業員満足度が上がり、スタッフ間の揉め事などのわだかまりも減少し、離職率を減らすことができました。スタッフの入れ替わりが激しいと、採用や教育に工数や費用を割かなくてはならず、ただでさえ厳しい病院業務をより厳しいものにしてしまいます。
これらの事態を未然に防ぐためにも、スタッフ間のコミュニケーションを活性化させるといいでしょう。
病院で役立つグループウェアの機能
様々な業務効率化機能を備えているグループウェアですが、病院において役立つ機能はどのようなものがあるのでしょうか？
病院において役立つ機能としては、
- 施設内予約機能
- スケジュール管理機能
- 院内情報共有機能
- 資料管理機能
- 掲示板機能
- 医療機器との連携機能
- ビデオ会議機能
などが挙げられます。一つずつ解説していきます。
施設内予約機能
病院内の施設予約や機材予約などを一目で把握できる機能です。予約が重なることを防止したり、スムーズな設備予約を可能とします。
スケジュール管理機能
とくに、病院の規模が大きくなればなるほどスタッフのスケジュール管理には苦労します。グループウェアの管理機能は、スタッフごとのスケジュール管理はもちろん、タスク管理もできます。スケジュールの一元管理により業務の効率化と業務改善が期待できます。
院内情報共有機能
医療の現場では、常にリアルタイムかつ伝達漏れのない確実な情報が必要となります。さらに、スタッフ同士の連携に加えて、スケジュール管理などの事務作業に時間と労力がかかります。
グループウェアは院内の情報を一括管理することで、スムーズな情報共有を可能とします。診療科ごとの円滑なコミュニケーションツールとしても効果を発揮し、事務作業だけでなく業務全体の効率化が期待されます。
資料管理機能
個人情報を扱う病院では、個人情報の漏洩リスクが潜んでいます。グループウェアの資料管理機能は、高いセキュリティに加えて、ファイル等の文書を簡単に登録することができます。
高いセキュリティのもと管理されているため、個人情報漏洩のリスクを軽減させることができます。また、各資料をファイルごとに電子管理できるため、必要な情報を必要な時に素早く確認できるというメリットがあります。
掲示板機能
院内のスタッフに情報を一気に共有することができる機能です。院内全体で共有する事項を掲示板に記載しておくことで、どの時間に出勤するスタッフでも情報を受け取ることができます。24時間の管理体制を強いられている病院においては、スタッフ全員に情報を伝達する手段として有効です。
医療機器との連携機能
グループウェアは電子カルテと連携できることに加えて、さまざまな医療機器と連携することも可能です。患者のカルテ等を集約化することで患者の情報が瞬時に引き出せる効果が期待できます。
グループウェアの選び方
ここからは、実際に病院内にグループウェアの導入を検討されている方向けに、グループウェアの選び方を解説していきます。グループウェアを選ぶ際に一番重要なことは、導入する目的を明確にすることです。
例えば、施設内の情報連携ができておらず、その点を改善したい、スタッフ間のコミュニケーションを増やし、離職率を減らしたい等、まずは「なぜグループウェアが必要なのか？」といった点を検討してみましょう。
それを踏まえた上で、
- 機能
- コスト
- セキュリティ体制
の観点からどのようなサービスを導入するべきかを検討していくといいでしょう。
機能
グループウェアには、チャット機能から施設管理機能に至るまであらゆる機能を備えています。導入する目的をもとに、そのサービスには「どのような機能が備わっているか」「どの機能が内容的に優れているのか」という点をみくらべてみるといいでしょう。
コスト
グループウェアの主なコストとしては、導入費用と運用費用がかかります。一般的に、サーバーなどを自社で用意するオンプレミス型ですと、導入費用が高く、運用費用が安くなります。
反対に作られているサービスをインターネット上で使用するクラウド型ですと導入費用が安く（ゼロの場合もあり）、運用費用が少々かかるといわれています。各サービスの費用をしっかりと試算し、予算に合わせた選定をしましょう。
セキュリティ体制
グループウェア上では、機密情報を用いるため、セキュリティ体制の充実度は非常に重要になってきます。
一般的にはオンプレミス型の方がクラウド型の方がセキュリティ対策はしっかりしているといわれています。しかし、クラウド型においても、アクセス制限機能やデータセンターのセキュリティ対策、多要素認証等、セキュリティ対策がしっかりと施されているものもあります。
導入する際はあらゆる観点からセキュリティ対策の充実度を確認しましょう。特に病院のように個人情報を多く扱う業務の場合、このセキュリティ面は非常に重要になってきます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。最後に、今回の内容を簡単にまとめました。
- グループウェアとは、社内で働く人同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促進するためのソフトウェアのことをいう
- グループウェアは、「迅速な対応」が求めらる医療現場においても非常に役立つ可能性を秘めている
- 病院にグループウェアを導入するメリットとしては、情報インフラをスムーズに構築できる点、事務処理を業務効率化できる点、事務処理ミスを防止できる点、個人情報漏洩リスクを減少できる点、院内コミュニケーションを円滑化できる点が挙げられる
- グループウェアには、施設内予約機能や医療機器との連携機能など、病院内でも役立つ機能が複数ある
- グループウェアを選ぶ際のポイントとしては、グループウェアを導入する目的を明確化したうえで、機能やコスト等をもとに検討していくことが挙げられる
医療機関での業務改善を試みている担当者の方は、この機会に是非グループウェアの導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。
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