目次
グループウェアの市場規模はどのくらいか
近年グループウェア市場は、各企業での業務の複雑化やご時勢も相まって成長し続けています。株式会社富士キメラ総研の調査によれば、2021年度時点で約2,679億円となっており、今後5年間の間に約3,475億円規模まで成長する見通しであることが予測されています。
また近年のシェア率に関していえば、「Microsoft 365」や「Garoon」、「desknet’s NEO」などが上位を占めています。選ばれている理由としては、業務効率化に向けた機能が十分備わっていること、セキュリティやサポート体制が充実していることなどもあって、導入における費用対効果が高いことが要因としてあるようです。
さらなる成長に伴い、新たな機能の展開などがあるかもしれないので、今後の動向に注視していくことが求められます。
グループウェアの選び方
ここでは、何を基準にしてグループウェアを選ぶべきなのか説明していきます。必ずしも機能が備わっていれば良いグループウェアとは限らないので、企業側の事情も踏まえつつ、最適なものを選定しましょう。
クラウド型かオンプレミス型か
まず初めに紹介するのは、対象のグループウェアが「クラウド型」にするのか「オンプレミス型」にするのかについてです。
オンプレミス型とは、社内にサーバーや通信回線、システムなどを構築して、社内で運用していくスタイルのことです。企業の事情にも寄りますが、できるだけ導入コストを抑えたい場合は「オンプレミス型」を選定し、開発に充てるコストや運用の負荷を削減したい場合は「クラウド型」を選定した方が賢明です。
必要な機能が備わっているか
次に紹介するのは、今の会社で問題視されている事象を解決可能な機能が備わっているかについてです。
企業ごとに、「社員の業務状況と都合をひと目で把握できるようにしたい」、「報告書などの書類をワークフロー機能で最適化してペーパーレス化させたい」などといった問題があるかと思います。各企業で抱える問題を明確にして、生産性向上に繋げられる機能が備わっているのかどうか、それに伴い根本的な問題を解決出来るのかを把握しておくことは重要です。
安全性に問題ないか
次に紹介するのは、セキュリティやプライバシーの観点でデータ漏洩等の問題が発生するリスクが無いかについてです。
実際に利用する際には、部外者によって機密情報を盗まれたり誤って公開してしまったりすると、企業としての社会的信用を失いかねません。そのため、「外部からのアクセス遮断機能」や「2段階認証」といった多要素認証機能が備わっているのかも確認した方がよいです。
また、データに関してはデータセンターのストレージにバックアップされる仕組みになっていて、万が一大規模なシステム障害が発生したとしても復旧可能な構造になっているかも注目すべきポイントになります。
コストはどのくらいかかるのか
次に紹介するのは、グループウェアの導入コストや運用コストがどのくらいかかるのかについてです。
せっかく導入するのであれば、同じ機能を有していても安い方を選択する方が合理的です。グループウェアにもよりますが、カスタムアプリ機能を用いて、自らの欲する機能にカスタマイズして追加することも可能です。
ただし、ものによっては他のグループウェアと連携する機能が備わっているので、「必要な機能をカバーする」、「開発工数に充てる時間を無くす」という意図があれば、他のグループウェアと連携した活用法も1つの選択です。
使い勝手はいいか
最後に紹介するのは、グループウェア自体の使い勝手がいいかについてです。
グループウェアの主な目的として、社内外でのコミュニケーションを活発化させることですが、操作性が悪ければ快適な情報共有やコミュニケーションが出来ないため、かえって生産性低下につながる恐れがあります。
また、多くの機能を有していたとしても、使い勝手が悪ければ定着ユーザーを獲得することは出来ません。なので、使いやすいシステムであることはグループウェアの選定のうえでとても重要な指標となります。
有名グループウェア5つを徹底比較！
ここからは、本業界において高いシェア率を誇るグループウェアを紹介していきます。導入するにあたって、参考にしてください。
クロジカスケジュール管理
まず初めに紹介するのは、「クロジカスケジュール管理」と呼ばれるグループウェアです。
こちらは「チームのスケジュール共有を素早くかんたんに」をモットーに、これまで1,800社もの企業が活用しています。大きな特長としては、「企業に合った形でサービスの提供が可能であること」と「運用コストが他社と比べて安いこと」です。
例えばベーシックプランで導入した場合、日程調整機能や設備予約機能などが利用可能です。企業規模の拡大や更なる効率化を実現したい場合はプランをバージョンアップすることで対応可能なので、導入してまずは実証効果を確かめたいという企業にオススメです。
Microsoft 365
次に紹介するのは、Microsoft社で提供している「Microsoft 365」についてです。
皆さんは「Microsoft 365」と言われれば、恐らくWordやExcel、Powerpointなどが利用できるOffice機能が真っ先に思いつくかと思います。実はこの「Microsoft 365」に関してはOffice機能と合わせて使用可能なので、新しく導入をせずともグループウェアとして利用することができます。
具体的には、社内外で日程調整や情報共有が可能な「スケジュール調整機能」、Microsoft Teamsを用いた「チャット・Web会議機能」が備わっています。ビジネススタンダードプランの場合、月額料金は1ユーザーあたり1,360円と一見他のグループウェアと比較しても高い値段設定に見えます。ただ、Office機能も含めた場合なので連携体制が整っていることも考えれば、非常に導入ハードルは低いといえます。
さらに、Microsoft 365はセキュリティ対策も十分に行っています。例えば外部や関係者外からの不正アクセス防止として、「2段階認証」の設定が可能です。
Microsoft 365では第一段階としてパスワード入力や暗証番号の入力を行い、その後に顔認証や指紋認証といった生体認証と組み合わせることが可能です。特に生体認証に関してはなりすましが難しいと言われているため、機密性の高い情報を取り扱う企業は導入を検討されます。
Garoon
次に紹介するのは、サイボウズ社が開発したGaroonと呼ばれるグループウェアです。こちらは日本で約6,600社が利用され高い導入実績を誇っています。
機能に関しても社内外で日程調整や情報共有機能、プロジェクトマネジメント機能、決裁や報告書等の回覧・承認機能といった業務上でかかせない機能が十分に備わっています。そのためユーザーからの満足度は高く、機能要求としては十分に満たされています。
数あるグループウェアの多くは中小企業向けの仕様となっているのですが、Garoonに関しては比較的人数規模の大きい会社にとってもオススメのグループウェアとなっています。ユーザーの追加や変更が容易に出来るほか、アクセス権管理や階層構造での組織図作成も直観的に操作可能なのも魅力です。
また、先ほど紹介したMicrosoft 365との併用が可能なのも魅力の1つです。2019年時点での集計によれば、Microsoft 365とGaroonとの併用率は43.1 %となっています。これほど多くの企業が併用という選択肢を取っている理由は、主に「標準搭載されたアプリをそのまま活かせる」、「純国産の製品であるため使い勝手が良い」ということが考えられます。
例えばMicrosoft 365を用いて掲示板や議事録などを共有するとなった場合、「SharePoint」と呼ばれるアプリを用いた開発が必要となります。社内での開発コストと導入コストを比較した場合、必要な機能が標準搭載されたグループウェアの導入・連携をした方がスピード感を持った導入が実現できます。
さらに初心者の方でも分かりやすいサポート体制が整っているので、純国産ということも考えれば、グループウェアを活用する新規ユーザーの拡大にも繋がります。
Google Workspace
次に紹介するのは、「Google Workspace」と呼ばれるグループウェアです。
こちらは、「Gmail」や「Googleカレンダー」、「Googleドライブ」、「Google Meet」などといったアプリケーションが揃っています。クラウド型のグループウェアなので、スマホやPC上に新しくアプリを入れなくてもアカウントにログインすればどこでも確認可能です。加えて、定期的に発生するアップデートに対しても容易に対応出来るので、ITコストが大きく削減できます。
一方でセキュリティ関連ですが、誰もが安心して利用出来るよう定期的に第三者から審査を受けており、世界各国のセキュリティ規格が担保されているのかを確認しています。さらに、2段階認証機能や不正アクセスの検出なども自らカスタマイズ出来るため、十分な安全性を持って利用することができるのは魅力的です。
desknet’s NEO
次にご紹介するのは、「desknet’s NEO」と呼ばれるグループウェアです。
官公庁から民間企業まで幅広いユーザーから支持されているグループウェアとなっています。主な特徴としては、スケジュール機能やインフォメーション機能、チャット機能など全部で40種類ほどの機能が備わっていることです。
また、現場の声をもとに日々改善をつづけた結果、誰が見ても「すぐにわかる」仕様になっているのが魅力的です。例えば、「スケジュール機能」や「回覧機能」なども同じ画面体系で運用出来るため、異なるアプリを利用した場合にも迷うことなく使用可能です。
さらに「AppSuite」と組み合わせることによって、本当に必要としているアプリを自由にカスタマイズすることが可能です。CSSやJavaScriptといった言語を用いることは無く、画面上に必要なパーツを並べていくだけで作成することが出来るため、誰でも容易に作成可能なのは大きな魅力の1つです。
まとめ
ここまで高いシェア率を誇るグループウェアについて説明しました。
本記事を踏まえて今抱えている問題を解決するために、見るべきポイントを抑えた上で最適なグループウェアを選定しましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
