こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
かつて提出する側も受け取って集計する側も多大な労力と時間を割いていた「経費清算」。例えば、営業マンが出張に行けば、領収書を確認しながら手書きで経費清算専用の書類に記入していたのではないでしょうか。
書類を受け取った経理担当は、書き損じや記入ミスがないか逐一チェックして、領収書と照らし合わせて、月末には集計作業。必要不可欠な業務ではありますが、時間も労力もかかってしまう厄介なものですよね。
計算間違いがあったり、量が多すぎて営業担当の雑務負担となっていたり、経理課にとっても計算ミスが許されず確認や集計に時間がかかる業務です。
しかし、最近はグループウェアを導入する企業が増加。経費清算機能を活用して業務負担と人件費削減、作業効率化に成功するケースも増えています。
今回は、そんな経費精算の魅力をデメリットもふまえてご紹介します。
正直、デメリットは少ないです。少ないけれども対策は必要なのでチェックしておくことをオススメします。
目次
グループウェアの経費精算ツールメリット
まずグループウェアとは
- 社内の情報共有機能
- スケジュール管理機能
- 社内チャット
といった、作業効率化とスムーズなコミュニケーションなどビジネスパフォーマンスを向上させるための機能をセットにしたシステムのこと。利便性が高く働き方改革や健全な企業運営、効率的な業務や職場環境を整える効果が期待できます。
そんなグループウェアに経費精算ツールが含まれており、これまで時間と手間がかかって入力ミスや提出期限で営業課と経理課でモメた…なんてリスクが大きかった経費精算が簡単スムーズに行えるようになりました。
経費精算の提出とチェックが飛躍的に簡素化
グループウェア内の経費精算システムでは、経費精算を申請する側はカメラ機能を使って提出したり、スマホに入っているシステムですぐに入力可能。帰社して経費精算書類にいちいち書き込まなくとも、移動中などスキマ時間に申請できる仕組みとなっています。
領収書は手渡しですが、内容をスマホやPCで簡単にできるのは便利ですよね。
経費精算の書類やエクセルデータを紛失するリスクも回避、提出済みとそうでないものもクラウド上で確認できます。
経費精算を受け取る側は、申請が届いたことをメッセージで通知してもらえて迅速に処理できるメリットがあります。書類を整理しまとめる手間も省けて、作業や管理の効率化が図れるのです。経費精算書類に記入されている字が汚くてイライラする…なんてリスクも回避可能、申請する側と受け取る側の衝突や不満の蓄積という人間関係でのメリットも含まれます。
集計がシステム上で完結
これは主に経費精算を受け取った側に嬉しいメリットです。経費精算書類を受け取ってエクセルに入力していた頃なら、仕訳の面倒さや入力ミス、計算ミスというリスクにも神経を尖らせて作業していた人が多いでしょう。
しかし、経費精算システムなら正確な集計をシステム側で行ってもらえるので、入力ミスや計算ミスは大幅に軽減されます。仕分けも申請側で入力する箇所が決められているので、自動仕訳。これらの作業をシステムが代行するだけでも、経理課にとって大きな作業効率化になるはずです。
入力ルールが決まっているので入力ミスが減少する可能性
経費申請を出すときには、交通費・出張の宿泊費・仮払いや立替などハッキリと分けて明記しなければなりません。それぞれ入力ルールを覚えて慣れてしまえば、入力ミスが減り経理課からの指摘も減るでしょう。
経費精算システムの多くは
- 交通費精算なのか出張費用精算なのか
- 仮払い申請なのか経費精算なのか
と申請経路を明確にした構造なので、申請する側も入力が簡単、受け取る側は自動仕訳で面倒な作業を削減でき、会社全体の効率化に繋がります。
ペーパーレス化
これまで経費精算書類を記入して提出していたなら、経費精算システムへのシフトでペーパーレス化というメリットも生まれます。書類を用意して記入して経理課まで持っていくという一連の作業を大幅に短縮＆削減。
経理課では書類を受け取って1枚1枚確認しながら入力して計算…という手間がいらず、書類をファイルにまとめて丁重に保管という手順も省けます。書類紛失のリスクも回避され、経費精算の認証するのに書類をいちいち回さなくてもOK。経費精算書類を印刷して用意し補充するという手間もなくなります。経費精算業務に割いていた人件費と労力を削減しつつ便利に管理。これこそ作業効率化の真髄なのではないでしょうか。
グループウェアのデメリットを確認して検討
営業課と経理課の業務を大幅削減できる経費精算システムですが、導入前にデメリットへの対策案も出しておきましょう。
定着化まで時間と労力がかかる可能性
新しいシステムやモノを導入するときには、すべての社員へ使いかたを教え定着化させるまで時間と労力がかかります。すぐ使えるようになる社員もいれば、慣れずに入力ミスしたり時間がかかる社員も。
すべての社員がスムーズに使いこなして初めて効果が出てくるものなので、経費精算システムのユーザビリティ・使いやすさにも着目しましょう。
コスパと機能性のバランス
コスパにばかり気を取られて機能性の低いシステムを選んでしまうと、機能が不十分で対費用効果が生まれにくい可能性もあるので注意が必要です。作業効率化のため何が必要なのか？最低限必要な機能はどれか？現場の声も掬いあげながらまとめておくのがベストです。
経費精算という細かな業務が大幅効率化
細かく面倒な業務が多数含まれている経費精算。
では実際に導入した例でイメージを膨らませてみましょう。
例えばグループウェア「クロジカスケジュール管理」の場合だとネット上で申請や承認、差し戻しや却下の操作が行えます。
- 経費精算のためだけに帰社する必要がない
- 上司の戻りを待って承認してもらう
- 提出のために経理課へ
- 差し戻しのため営業課へ
上記のような時間を短縮もしくは削減、申請から承認まで非常にスムーズ。
時間を削減できれば別の業務に取りかかれるので、作業効率化が実現することになりますね。
また、クロジカスケジュール管理では検索機能もついているので、申請者名や日付など履歴から必要な情報をすぐにピックアップ可能です。経費精算の内容を再確認するためでも、書類を探す手間が大幅削減されます。
営業で出張や経費精算が多く発生する場合、書類の紛失や「どの経費まで精算したのか分からなくなった」なんて場面もありますが、検索機能で提出したものをすぐに確認でき、余計な時間や労力が発生しないのです。
経費精算業務は申請する側も受け取る側も、承認する管理職にとっても細かな作業が多く面倒だと感じない人の方が少ないでしょう。
そんな経費精算もシステムを使って社内全体で定着化させれば、大幅な作業・時間短縮に繋がります。営業課VS経理課なんて面倒なトラブルのリスク回避にも繋がり、何より社員の負担が減るのは会社にとっても喜ばしいことです。
グループウェアの経費精算で最低限の必須機能をピックアップし、会社にとってベストなシステムを導入して作業環境を整えていきましょう。
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