こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
近年では、業務効率アップが期待できるクラウド型製品を導入する企業が増えています。そのひとつに組織内（企業内）の情報共有を目的としたシステムソフトウェアである「グループウェア」が注目されている。
そこで本記事ではグループウェアを導入することでどのような効果が期待できるかを以下の手順で徹底解説いたします。
- グループウェアの導入で得られる③つの効果
- グループウェアを導入するデメリット
- 自社業務とマッチしたグループウェア選びが重要
目次
グループウェアを導入する
①情報の共有が簡潔
グループウェアには、部署ごとに一括送信できるメール機能や会社全体を対象とした共有機能があります。チーム別に分けることや個々でのやりとりもスムーズなため、情報の共有がだれでも簡単にできるようになります。
さらに、アラート機能やタイムライン機能を搭載することで従業員のチェック漏れを最小限に抑える効果もあります。
グループウェアを導入することは、情報共有を円滑にするだけではなく、従業員同士のコミュニケーションツールとしても有効なのです。
②チャット機能でテレワークの導入
昨今では多くの企業が取り入れるようになってきたビジネスチャット。グループウェアの中にはビジネスチャット機能が導入されているものもあります。離れた場所にいても好きな時間に会話のようにやり取りができるため、テレワーク制度を導入する会社にはうれしい機能です。
さらに、ビジネスチャット機能で会議を行うことで経費節約の効果も期待できます。本来の会議では、会議会場に集合しなければならないため、会議場所代や移動代、宿泊費、弁当代など膨大な経費と時間がかかります。
一方ビジネスチャットであれば、時間も経費も無駄にせず有意義なミーティングが実現します。
③ペーパーレスの実現
グループウェアを導入することで得られる3つ目の効果は、ペーパーレス化が実現することです。決済書類や会計書類、申請書類などを紙媒体から電子媒体に変えることで、「場所」「時間」「費用」の削減に繋がります。
ペーパーレス化が実現すれば事業の効率化に加えて承認作業の可視化も実現するため、会社全体を一元管理できるようになります。
グループウェアを導入するデメリット
導入コストがかかる
事業効率を上げるグループウェアを導入するためには当然コストがかかります。システムを使用するユーザー数によってもコストは変動しますが、一般相場は年額20万円～30万円です。
グループウェアによっては年額料金だけではなく、月額料金での契約も可能なので、まずはそういったところで試験的に導入してみるのも良いかもしれません。
コミュニケーションが取りにくい
グループウェアのさまざまなツールは事業の効率化を目的としているため、雑談や接待を目的としたコミュニケーションツールとしては効果を発揮しません。とくに部門別に管理されている会社は、管理者からの許可申請を得なければ他の部門との接点がないに等しいです。
社内コミュニケーションの活性化を目的としている場合は、社内全員が発言を閲覧できる社内SNSツールの導入をおすすめします。
企業内に浸透させるのに時間がかかる
グループウェアを導入する最初の課題として社内全体に浸透させる必要があります。グループウェアを使いこなすまではランニングコストや教育費用などもかかるため、導入前にあきらめてしまうケースもあります。
そもそもパソコンの普及やネット環境が整っていない状態でのグループウェアの導入は、パソコン操作が不慣れなうえに「すぐに返事をしなければいけない」といったストレスを従業員が抱えてしまうケースに発展します。
グループウェアを導入する際は導入することで得られる効果と導入リスク＆コストのバランスがとても重要であることを忘れないようにしましょう。
自社業務とマッチしたグループウェア選びが重要！
今回は、さまざまな会社で導入されている人気のグループウェアを中心に、グループウェアを導入したことで得られる効果をご紹介しました。
本記事の重要な部分をおさらいしておきましょう。
- グループウェアの導入で得られる効果を理解する
- グループウェアの導入で考えられるリスクを理解する
- イニシャルコストとランニングコストを理解する
また、グループウェアを導入しても使わない機能ばかりでは、グループウェア本来の目的である業務効率アップ効果が期待できません。
グループウェアの導入を失敗させないためには、自社ニーズの分析に加えて、使用機能を選択できる「クロジカ請求管理」や「kintone」などの自由度が高いシステムがおすすめです。
導入前にグループウェアについて深く理解して、自社ニーズに合ったグループウェア選びを行いましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
