本当に使いやすいグループウェアとは?失敗しない選び方とオススメのグループウェアをご紹介!

業務効率化に役立つグループウェア

グループウェアとは、「ネットワークを利用し、社内でのコミュニケーションや業務をより円滑に行うためのツール」です。コロナウイルスの影響や働き方改革、業務効率化のために導入する企業が増えています。

主な機能としては、スケジュールの管理機能やファイル管理機能、チャットや社内SNS、ワークフローといったものになります。社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったりお互いの予定を確認したり、全員で同じファイルを確認や編集したりとさまざまな使い方が可能です。

グループウェアを活用することで業務の効率化をはかり、コミュニケーションにかかる手間や紙の資料などにかかるコストなどを削減することもできます。

グループウェアは1990年代に開発されました。しかし、当時はコストが高く大企業しか導入できませんでした。現在ではコストの低いグループウェアがリリースされているので、中小企業を中心に新しく導入する企業が増えています。

使いやすいグループウェアの選び方

グループウェアの選定作業に入る前に確認しておくポイントがあります。現在では提供されているグループウェアの種類も多く、自社にあったものを選ぶことが重要です。

クラウドとオンプレミス

クラウド型は、クラウドサーバー上で他社の提供する基本ソフトを使用します。社内でインフラ整備の必要がないので、初期費用を安く抑えることが可能です。インターネット環境さえあれば、出先や自宅でスマホやタブレットから使用することもできます。

どこからでも連絡や確認できるので迅速なコミュニケーションが可能になります。報告のためだけに帰社する必要もなくなり業務効率化が可能です。リモートワークの推進にもつながります。

しかし他社のソフトを利用することになるので、カスタマイズに限界があります。社内の既存のツールと連携できないこともあります。

オンプレミス型は自社でサーバーやネットワークを調達します。メリットはカスタマイズが可能で、既存のツールと連携がしやすいことです。社内ネットワークとして活用するのでオフラインでも作業することもできます。

ただし、社内で専門的な知識を持った技術者が必要となり、環境やシステムの構築も行わなければなりません。導入するための技術者の作業時間も増え、コストもかかります。

機能と価格のバランス

多機能がメリットのグループウェアですが、企業によって使わない機能や使えない機能もあります。機能が多くついているものを選ぶと運用コストも高くなってしまいます。導入する前に自社に役立つ機能を見極めることが大切です。

現場の意見を汲み取って、時間がかかっている作業や業務改善ができる作業を整理しておきましょう。選定する時にグループウェアを導入した後の業務がイメージしやすくなります。

現在主流のクラウド型のグループウェアは、初期費用がかからずユーザー1人当たり月額400円から800円で導入が可能です。安く感じるかもしれませんが、年額に換算するとユーザーが100人の企業の場合は約50万円以上、300人以上の企業の場合は約150万円以上の料金がかかります。

料金以上の業務効率化やコストダウンができなければ、グループウェアの導入が成功とはいえません。無料プランがあるツールもありますのでトータルコストをふまえて選定することが大切です。

操作性

選定をしっかりと行わずにグループウェアを導入してしまい、企業に合っていない機能のツールを運用しようとしても結局社員が使わなくなってしまいます。検討する時はどの機能が業務効率化につながるか、優先順位をつけてから選定することがオススメです。

導入前に、無料プランやフリープランのグループウェアを使用するのもオススメです。導入してからツールを変更するのは時間とコストの無駄になるので、ツールに実際に触れてみるのが一番の比較になります。

文字が見づらかったり画面の表示や操作の待ち時間が長かったりなど、導入してからわかる不具合もあります。ツールの再選定は非常に効率が悪いので、実際に使用してから導入することがオススメです。

グループウェア導入後はマニュアルの作成や勉強会の開催を行うことで、社員にグループウェア運用が浸透します。ITリテラシーの低い社員は新しいツールに抵抗がありますので、しっかりとサポートすることが大切です。

既存ツールとの連携

グループウェアは、すでに会社に導入しているツールと連携できるとより便利に活用できます。ツールを導入する前に、既存のツールとの親和性が高い物を選ぶとスムーズに導入ができます。

既存ツールとの連携が可能かどうかと合わせて、グループウェアに拡張性があるかも確認しておきましょう。企業が拡大していくと、新しいツールやシステムの導入が必要になります。その時にスムーズに導入できるかも重要です。

グループウェアについている機能で、既存の有料ツールの利用を減らせないかも検討しておきましょう。メール機能やチャット機能、Web会議機能などはグループウェアの基本機能に含まれていることが多いです。

グループウェアで代用できる場合は有料ツールを解約することがオススメです。併用だけでなく代用も検討することでコストダウンにつながります。

オススメのグループウェア6選

ここからはオススメのグループウェアをご紹介します。それぞれを比較して自社にあったグループウェアを探しましょう。気になるものはホームページ検索や資料請求することがオススメです。

クロジカスケジュール管理-TOWN株式会社

クロジカスケジュール管理はTOWN株式会社から提供されています。料金を機能ごとに設定しているので自社に必要な機能だけを設定して運用できます。操作性や見やすさにも定評があり、マニュアルを見なくても使いこなすことが可能です。

サーバー代などもかからず必要な機能の分の月額料金ですむので、できるだけコストを抑えたい企業にオススメです。

kintone(キントーン)-サイボウズ株式会社

kintone(キントーン)はサイボウズ株式会社が提供しています。開発知識がなくても自社に合わせてカスタマイズができるビジネスアプリ作成ツールです。カスタマイズ性が高いのでさまざまな企業で運用が可能です。

利用料金は月額780円でライトプランが利用できます。外部サービスとの連携や拡張機能がつくスタンダードプランは月額1500円で利用できます。

サイボウズOffice-サイボウズ株式会社

サイボウズOfficeはkintoneと同じくサイボウズ株式会社が提供しています。11年連続で国内シェア1位を獲得しているグループウェアです。日本の企業に合った機能を搭載していることが特徴で、10,000件以上の導入実績があります。

オンプレミス型、クラウド型を好きな方から選べて細かなフォローもしてくれます。運用コストも1ユーザーあたり月額500円でリーズナブルに利用が可能です。

GRIDY-ナレッジスイート株式会社

GRIDYはナレッジスイート株式会社から提供されています。役職や部署によってデータ管理の権限が制限されるので安心して運用できます。23種類の基本機能がついている充実したグループウェアです。

料金は1法人あたり月額6,000円になります。セキュリティの高い情報マネジメントを行っている企業などにオススメです。

desknet’s NEO-株式会社ネオジャパン

desknet’s NEOは株式会社ネオジャパンから提供されています。プロジェクト管理や議事録、来訪者管理など機能が多いグループウェアです。官公庁や学校、自治体などでも利用されているので信頼性も高いです。

ITリテラシーに関係なく扱える操作性や安心して利用できるサポート体制もあります。カスタマイズ型業務アプリ作成ツール「AppSuite」の活用で、独自の業務アプリも追加が可能です。

初期費用がかからず、月額400円で利用できます。運用コストが安い点に加えて、5ユーザーから導入できユーザー数の上限なく利用できる拡張性も人気です。

J-MOTTO-リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTOはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社から提供されています。掲示板やスケジュール管理のメジャーな機能に加えて、安否確認などの機能もついています。PCやスマートフォンだけでなく、ガラケーからのアクセスにも対応しているので幅広い年齢層で利用が可能です。

スタンダードプランを申し込むと20ユーザーまでは月額3,000円で加入が可能です。お得な年払いプランもあります。1ユーザーあたり月額150円で、ほかのグループウェアと比較しても安価です。

まとめ

グループウェアの特徴や選び方、オススメのグループウェアを紹介しました。業務効率化や柔軟な働き方に対応するため、グループウェアを導入する企業が増えています。求める機能や導入目的をはっきりさせてから選定に入りましょう。

グループウェアは導入するだけではなく使用されて効果を発揮します。導入後に社内で使用されるようにサポートやフォローすることも大切です。

今回オススメのグループウェアでご紹介できなかった他のグループウェアには無料で運用できるものもありますので予算に合わせて選定しましょう。

<参考記事>

グループウェア比較13選!機能一覧や目的別の選び方

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